Guia do administrador

Como o Gambit configura seu site do Jira, quem vê o quê, como o Rovo se encaixa e o que você mantém se um dia desinstalar.

Espaços do Gambit

O Gambit mantém seu CRM como tickets comuns do Jira em três espaços gerenciados pela empresa. Assim, seus clientes têm JQL, permissões, automação, painéis, o aplicativo móvel do Jira, o backup da Atlassian e o Rovo, sem nenhuma integração para manter.

Você escolhe as chaves no assistente de configuração. Cada espaço recebe seu próprio esquema de tipo de ticket, suas telas e seus fluxos de trabalho, todos com o nome “Gambit …” para que você os encontre nas configurações do Jira. Encontre-os em Configurações do Jira pesquisando por “Gambit”. Configurações › Visão geral verifica esses itens a cada visita e toda noite.

O ticket Gambit Archive no RBCRM é o registro do próprio Gambit. Toda noite, o Gambit anexa a ele um arquivo com os dados que mantém fora do Jira. Assim, o backup da Atlassian o cobre e ele continua com você depois de uma desinstalação. Somente membros de rainbook-admins podem abri-lo.

Esquemas e níveis de segurança

O assistente cria um esquema de permissão, um esquema de segurança de ticket e um esquema de notificação para cada espaço. Os e-mails de clientes chegam ao Activity com o esquema de notificação silencioso do Gambit, para que os e-mails capturados não inundem a caixa de entrada de ninguém.

Todo registro tem um nível de segurança de ticket do Jira. O Gambit define e atualiza o nível para você. Você nunca precisa escolher um manualmente, a menos que queira.

Os administradores do Gambit são as pessoas do grupo de administradores do Gambit (rainbook-admins). Seus administradores do Jira gerenciam as páginas de configurações do Gambit. As páginas que mostram ou alteram o conteúdo dos registros ficam restritas aos membros de rainbook-admins: importações, histórico de atividades, diagnóstico e trabalhos com falha, solicitações de privacidade, o arquivo noturno, Baixar todos os dados e restaurações. As oportunidades e threads privadas ficam visíveis somente para as pessoas que o Jira permite: por padrão, o proprietário e os membros de rainbook-admins. Os direitos de administrador do Jira não acrescentam nada aqui: um administrador do Jira fora do nível do registro não o vê. Os membros de rainbook-admins podem baixar os dados do próprio Gambit para backup. Consulte Backup e exportação.

Os registros acompanham uns aos outros: uma oportunidade começa no nível da conta dela, os follow-ups e as renovações seguem a oportunidade, os contatos seguem as contas, e as threads de e-mail e as reuniões seguem os registros aos quais estão vinculadas.

Configurações › Visão geral compara seus espaços, campos, telas, fluxos de trabalho e esquemas com o que o Gambit espera em Verificações de configuração, a cada visita e toda noite. Se alguém editar um esquema do Gambit ou remover um campo no Jira, a verificação sinaliza o problema e Reparar mostra uma prévia da correção antes de aplicá-la.

Vincular solicitações em seus outros espaços

O Gambit vincula solicitações de suporte e bugs a clientes em espaços fora dos seus. Quando um espaço tem o campo Account, o vínculo é uma edição normal do ticket. As edições de vínculo do Gambit podem notificar os observadores, a menos que o aplicativo Gambit tenha a permissão Administrar espaços nesse espaço. Configurações › Vinculação › Espaços marca cada espaço que tem o campo e abre as configurações de permissão desse espaço, para que você conceda a permissão lá. O Gambit não altera nenhum esquema de permissão por conta própria, porque um esquema costuma ser compartilhado por vários espaços.

Quem usa o Gambit

A Configuração inicial pergunta Quem usa o Gambit? Escolha Todos no Jira para que todos que podem navegar no espaço do CRM usem o Gambit, ou Limitar o Gambit a um grupo para escolher os usuários. Os administradores do Jira gerenciam as configurações do Gambit. Importações, histórico de atividades, solicitações de privacidade, diagnóstico e backups exigem ser membro de rainbook-admins, grupo ao qual a Configuração inicial adiciona quem a executa.

Os convidados do Jira não são usuários do Gambit, a menos que um administrador os adicione a rainbook-users.

Para alterar depois quem usa o Gambit, abra Configurações › Acesso › Quem usa o Gambit e escolha todos no Jira ou um grupo. A confirmação informa quem ganha ou perde acesso. No Jira Free, use Refazer configuração em Configurações do Jira › Aplicativos › Gambit.

Quem vê clientes, oportunidades e e-mails

Toda a sua equipe vê todos os e-mails de clientes na conta e na oportunidade. Marque uma conversa como Privada para que só você e as pessoas que o Jira permitir a vejam. Por padrão, isso significa o proprietário e os membros de rainbook-admins.

O assistente de configuração faz uma pergunta, “Quem deve ver clientes, oportunidades e e-mails deles?”, e você pode mudar a resposta quando quiser: em Configurações do Jira › Aplicativos › Gambit, escolha Refazer configuração.

• Todos no Jira (recomendado). Engenharia, suporte e produto veem quais clientes são afetados pelo trabalho deles e a receita em jogo, e podem abrir a conta e os e-mails dela.
• Só usuários do CRM. Só as pessoas que usam o Gambit abrem clientes, oportunidades e e-mails. Essa opção só está disponível quando você limita o Gambit a um grupo: todos os outros continuam vendo nomes de clientes e receita no próprio trabalho.

No modo para todos, a opção Só usuários do CRM não está disponível para o público de contas e e-mails: “Todos no Jira usam o Gambit, então os clientes estão abertos a todos. Para restringir, limite o Gambit a um grupo.”

Duas regras relacionadas:

• E-mail. “O e-mail segue o registro ao qual está vinculado (recomendado)” ou “Somente usuários do CRM”. Conversas que não estão vinculadas a nenhum registro e conversas de caixas de correio compartilhadas ficam visíveis para todos no Gambit até que alguém as vincule.
• Oportunidades privadas. Qualquer pessoa que possa editar uma oportunidade pode torná-la privada. Não há nada para ativar.

A alteração é aplicada na hora. O Gambit atualiza imediatamente quem pode abrir o quê. Cada alteração é registrada no histórico de atividades.

Oportunidades privadas e threads privadas

Oportunidades privadas. Escolha Todos que usam Gambit no menu de visibilidade para compartilhar uma oportunidade com os usuários do Gambit. Em qualquer oportunidade, abra Visibilidade e escolha Privado · escolher pessoas. Selecione as pessoas que devem vê-la; o proprietário continua no topo. O cabeçalho da oportunidade passa a exibir “Privada · 3 pessoas”, e, ao clicar nele, a lista de pessoas aparece com Editar pessoas. Os e-mails, as reuniões, os follow-ups e as promessas da oportunidade acompanham a privacidade dela.

Uma oportunidade privada é protegida por um nível de segurança de ticket do Jira. Por isso, a pesquisa do Jira, a visualização do ticket, os painéis, o Rovo e o aplicativo móvel do Jira a mostram apenas às pessoas com quem ela foi compartilhada, ao proprietário, aos membros de rainbook-admins e a qualquer outra pessoa incluída pelo nível. O próprio Jira garante isso, em todas as telas.

Os totais continuam fiéis: quem está fora da oportunidade vê o total do pipeline com “Sem 1 oportunidade que você não pode abrir”, e as pessoas que participam da oportunidade a veem contada.

Leads, renovações e tipos de oportunidade dos pacotes (cotações e SOWs) podem ser tornados privados da mesma forma.

Threads de e-mail privadas. O proprietário da thread, qualquer usuário do CRM que possa abri-la ou um administrador do Gambit pode ativar Privada na thread, no Gambit. A thread passa a exibir um selo Privado, o Jira a mostra apenas ao proprietário e às pessoas que o nível de segurança Private permite, e ela continua privada mesmo quando alguém a vincula a uma oportunidade compartilhada com muitas pessoas. O proprietário, ou um administrador do Gambit que possa abri-la, pode torná-la visível novamente. Os eventos do calendário que você marca como privados no Google Calendar usam o mesmo nível Private no Gambit: por padrão, o proprietário e os membros de rainbook-admins.

Jira Free

O Gambit funciona no Jira Free com todo o CRM e os pacotes SaaS e de serviços profissionais. O Jira Free não tem segurança de ticket, então o modelo de compartilhamento é mais simples:

• No Jira Free, todos os usuários do site veem todos os registros; oportunidades e threads privadas exigem o Jira Standard ou superior. Consulte Limite do plano do Jira.
• O assistente de configuração informa isso uma vez, pula a etapa Acesso e oculta todos os controles de privacidade.
• Os arquivos que o Gambit anexa, como anexos de e-mail e o arquivo noturno, contam para os 2 GB de armazenamento de arquivos do Jira Free. Configurações › Privacidade e dados, em Números mascarados e armazenamento de arquivos, mostra quanto o Gambit já usou e avisa quando você chega a 80%. O ticket Archive do Gambit mantém apenas o conjunto de arquivamento mais recente no Jira Free para economizar espaço.
• O Jira Free não inclui o Rovo, então o agente do Gambit no Rovo não está disponível nele.

Quando você faz upgrade para o Jira Standard, o Gambit percebe em até um dia, oferece adicionar seus esquemas de permissão e níveis de segurança e, em seguida, atribui a cada registro existente o nível correto para você.

Agentes do Rovo e do Rovo Studio

Pergunte ao Rovo sobre seu pipeline. Cada pessoa vê exatamente o que o Jira permite que ela veja.

• O agente do Gambit no Rovo responde a perguntas sobre contas, oportunidades e e-mails, redige follow-ups e atualiza registros como a pessoa que perguntou. Ele vem ativado por padrão; para ativá-lo ou desativá-lo, use Configurações › IA e Rovo › Agente e ferramentas do Gambit no Rovo.
• Agentes do Rovo Studio. Os agentes que sua equipe cria no Rovo Studio podem usar as ferramentas do Gambit. O agente de cada pessoa recebe as mesmas respostas que o agente do Gambit dá a ela e vê apenas os registros que ela pode abrir.
• Resumos de e-mail no Rovo. O e-mail de cada pessoa chega ao agente do Gambit no Rovo Chat e aos agentes do Rovo Studio depois que ela concorda em Configurações › IA e seu e-mail. Os resumos dos e-mails de outras pessoas chegam ao Rovo, para os registros que cada pessoa pode abrir, somente quando você ativa Configurações › IA e Rovo › Incluir resumos de e-mails de outras pessoas para clientes de IA; isso vale para o agente do Gambit no Rovo Chat e para os agentes do Rovo Studio que usam as ferramentas do Gambit. Esse recurso vem desativado por padrão.
• As alterações são feitas como a pessoa que perguntou. Uma alteração em um registro que ela pode editar é aplicada na hora, com Desfazer. Fechar uma oportunidade, passar um registro para outra pessoa, sobrescrever um texto ou limpar um campo volta com um botão Aplicar, que exige um clique. Uma alteração em um registro que ela não pode editar vira uma solicitação de aprovação para a pessoa que aprova, e, com Exigir um segundo aprovador ativado, as alterações feitas pelo Rovo e pela IA também viram solicitações de aprovação.

A IA do Gambit usa modelos hospedados pela Atlassian. Ela lê o que você pode ver no Jira e nada além disso. Seus dados não são usados para treinar modelos.

A IA, a captura e as tarefas em segundo plano do próprio Gambit estão incluídas na sua assinatura e não usam créditos do Rovo nem etapas de automação. O agente do Gambit no Rovo, os agentes do Rovo Studio que usam as ferramentas do Gambit e as regras de automação criadas a partir dos modelos ou das ações do Gambit usam as suas cotas da Atlassian: créditos do Rovo a partir de 3 Dec 2026 e etapas de automação a partir da sua primeira renovação em 3 Dec ou depois, exibidas por regra na guia Uso do administrador.

Adoção

Configurações › Adoção mostra como a sua equipe está usando o Gambit: usuários ativos por dia e por semana, o último dia ativo de cada pessoa e as áreas que ela usa (áreas do espaço de trabalho, painéis do Jira, gadgets de painel, Perguntar e rascunhos), com os nomes vindos do Jira. Use essas informações para identificar quem precisa de ajuda para começar e quais recursos estão trazendo resultado.

Somente administradores do Gambit podem abrir a página. O Gambit mantém essas linhas de uso diário por 13 meses.

Histórico de atividades

Configurações › Histórico de atividades lista todas as alterações feitas pelo Gambit e pela sua equipe: quando, quem, o registro por nome e chave, o campo e os valores antigo e novo. Mensagens de e-mail novas e removidas aparecem como “Mensagem adicionada” e “Mensagem removida”, nunca o texto delas. Filtre por registro, pessoa, campo, tipo de alteração e data, e exporte em CSV o que você está vendo. O Cronograma de cada registro mostra as mesmas entradas para aquele registro.

O histórico de atividades é mantido por 13 meses em todas as edições. Na edição Advanced, você escolhe por quanto tempo as entradas permanecem pesquisáveis: 13 meses, 2, 3 ou 5 anos, ou para sempre, e pode exportar o histórico completo em um único arquivo. As entradas mais antigas passam para arquivos mensais que você pode baixar; o Gambit nunca os exclui.

Alterações de visibilidade, solicitações de privacidade e toda cópia ou compartilhamento de diagnóstico também são entradas do histórico.

Notificações de administrador

Os administradores do Gambit e os administradores do site do Jira veem um sino no cabeçalho do Gambit, chamado Notificações de administração. Ele lista tudo o que um administrador precisa resolver, em dois grupos, Exige ação agora e Em breve: verificações de configuração inicial e de configuração, armazenamento, uso de IA perto do limite do mês, conexões do Mail Sync, solicitações de privacidade perto do prazo e a sua assinatura. Cada notificação informa o que aconteceu, por que isso importa, a única correção necessária e quando começou.

• Concluído marca uma notificação como tratada para todos os administradores; Adiar a oculta para você até amanhã ou por uma semana. As duas ações ficam registradas no histórico de atividades.
• Uma notificação desaparece sozinha quando o problema é corrigido, então a lista contém apenas o que ainda precisa de você.
• A mesma lista aparece no topo de Configurações › Visão geral, em Precisa de você. Quando uma verificação não pôde ser executada, a contagem informa isso em vez de mostrar um número menor do que o real.

As notificações ficam no seu site; o Gambit não as envia a lugar nenhum.

Novas fases do pipeline

Quando alguém adiciona um status a um fluxo de trabalho de pipeline de lead, oportunidade, renovação ou pacote no Jira, o Gambit cria uma notificação de administrador e Configurações › Novas fases faz uma pergunta: “Esta é uma fase aberta, de ganho ou de perda, e em que lugar do pipeline ela fica?” Até que um administrador responda, a fase aparece nos quadros como uma coluna aberta marcada com “Requer configuração”, e todo total que deixa de fora as oportunidades dessa fase informa isso. Depois da resposta, quadros, previsões e totais passam a incluí-la.

Modelos de entrega

Quando uma oportunidade é ganha, o Gambit oferece iniciar a entrega a partir de um modelo de entrega: um epic em um espaço de entrega, um epic no espaço escolhido quando a entrega começa, ou um novo espaço para cada oportunidade, com os primeiros tickets e o que a oportunidade já sabe. A página Modelos de entrega, nas páginas de administração do Gambit, lista os seus modelos: o pacote SaaS inclui um e o pacote de Serviços profissionais inclui dois, e você pode criar os seus.

• Editar os tickets de um modelo e o local onde ele os cria, e Tornar padrão para escolher o modelo que as oportunidades ganhas usam.
• Remover um modelo de que você não precisa, ou Restaurar o modelo de um pacote como o pacote o fornece.
• Somente administradores do Gambit gerenciam modelos de entrega.

Para saber como Iniciar entrega e Propor passagem funcionam para a sua equipe, consulte Da oportunidade à entrega.

Histórico de relatórios e categorias de previsão

Desde o dia da instalação, o Gambit registra cada alteração no valor, na data de fechamento, na probabilidade, no proprietário e na categoria de previsão de uma oportunidade, na data de uma renovação e no ARR de uma conta. Ele também mantém um instantâneo diário de cada oportunidade e renovação em aberto: diário por 35 dias e, depois, semanal e no início de cada trimestre por 25 meses. A primeira execução também reconstrói 13 semanas de histórico a partir do histórico de alterações do próprio Jira. Assim, o histórico já está disponível quando você gera relatórios sobre como o seu pipeline mudou. O histórico segue as permissões do Jira: cada pessoa só vê o histórico dos registros que pode abrir.

Oportunidades e renovações têm um campo Forecast category: Commit, Best case, Pipeline ou Omitted. O vendedor o define como a sua própria avaliação da previsão. Se ficar vazio, o campo segue a probabilidade da fase em relação aos limites definidos pelo pipeline de cada pacote (nos pacotes SaaS e Serviços profissionais, 70% ou mais é Commit e 40% ou mais é Best case). Uma fase excluída das previsões conta como Omitted.

Desinstalar e o que você mantém

Desinstale e mantenha seu CRM: oportunidades, contas, contatos e e-mails continuam no Jira.

Seus registros, e-mails capturados e anexos são tickets do Jira. Por isso, continuam no seu site, legíveis e pesquisáveis no Jira, depois que você desinstalar o Gambit.

A desinstalação do Gambit não executa nenhum código de limpeza: o Gambit não exclui nada ao sair. A Atlassian mantém o armazenamento removido do Gambit pelo período padrão de recuperação e pode vincular novamente os dados do aplicativo Gambit a uma reinstalação que você solicitar em até 21 dias.

Antes de desinstalar

1. Remova o validador do Approval request do Gambit. Pouco antes de desinstalar, remova o validador de aprovação do Gambit do fluxo de trabalho Approval request, ou Approve continuará bloqueado. Se você já desinstalou, remova-o agora.
2. Guarde o histórico que você quiser. Exporte o histórico de atividades em Configurações › Histórico de atividades e baixe os meses arquivados que quiser manter. Salve o histórico de cada importação com Baixar histórico, ao lado da importação, em Configurações › Importar.
3. Confira o arquivo mais recente. Configurações › Exportação e backups, em Cópias noturnas, mostra quando a última cópia foi concluída. Você também pode baixá-la do ticket Gambit Archive.

Para reinstalar depois, instale Gambit CRM for Jira novamente no Marketplace. Em até 21 dias, peça à Atlassian para vincular novamente seus dados do Gambit. Depois disso, o Gambit pode restaurar a partir do conjunto mais recente no ticket Gambit Archive e preencher seus campos novamente a partir dos valores mantidos nos seus tickets. Consulte Backup e exportação para ver o arquivo e todas as formas de exportar seus dados.