Admin-Leitfaden

Wie Gambit Ihre Jira-Site einrichtet, wer was sieht, wie Rovo eingebunden ist und was Ihnen bleibt, wenn Sie die App deinstallieren.

Die Bereiche von Gambit

Gambit speichert Ihr CRM als gewöhnliche Jira-Vorgänge in drei unternehmensverwalteten Bereichen. So können Sie JQL, Berechtigungen, Automatisierung, Dashboards, die mobile Jira-App, das Atlassian-Backup und Rovo nutzen, ohne eine Integration pflegen zu müssen.

Die Schlüssel wählen Sie im Einrichtungsassistenten. Jeder Bereich erhält ein eigenes Vorgangstypschema, eigene Masken und Workflows. Alle tragen den Namen „Gambit …“, damit Sie sie in den Jira-Einstellungen leicht erkennen. Sie finden sie in den Jira-Einstellungen, indem Sie nach „Gambit“ suchen. Einstellungen › Übersicht prüft sie bei jedem Aufruf und jede Nacht.

Der Vorgang Gambit Archive in RBCRM ist der eigene Datensatz von Gambit: Jede Nacht hängt Gambit ein Archiv der Daten an, die außerhalb von Jira gespeichert werden. So deckt das Atlassian-Backup sie ab, und sie bleiben nach einer Deinstallation bei Ihnen. Nur Mitglieder von rainbook-admins können ihn öffnen.

Schemata und Sicherheitsstufen

Der Assistent erstellt für jeden Bereich ein Berechtigungsschema, ein Sicherheitsschema für Vorgänge und ein Benachrichtigungsschema. E-Mails von Kunden landen in Activity mit dem stillen Benachrichtigungsschema von Gambit, damit erfasste E-Mails keinen Posteingang überfluten.

Jeder Datensatz hat eine Jira-Sicherheitsstufe für Vorgänge. Gambit legt die Stufe für Sie fest und aktualisiert sie. Sie müssen nie selbst eine wählen, es sei denn, Sie möchten es.

Gambit-Administratoren sind die Personen in der Gruppe der Gambit-Administratoren (rainbook-admins). Ihre Jira-Administratoren verwalten die Einstellungs- und Konfigurationsseiten von Gambit. Seiten, die Inhalte von Datensätzen anzeigen oder ändern, bleiben Mitgliedern von rainbook-admins vorbehalten: Importe, Aktivitätsverlauf, Diagnose und fehlgeschlagene Aufträge, Datenschutzanfragen, das nächtliche Archiv, Alle Daten herunterladen und Wiederherstellungen. Private Deals und Threads bleiben nur für die Personen sichtbar, die Jira zulässt: standardmäßig der Inhaber und Mitglieder von rainbook-admins. Jira-Administratorrechte ändern daran nichts: Ein Jira-Administrator außerhalb der Stufe des Datensatzes sieht ihn nicht. Mitglieder von rainbook-admins können die eigenen Daten von Gambit als Backup herunterladen; siehe Backup und Export.

Datensätze richten sich nach den Datensätzen, mit denen sie zusammenhängen. Ein Deal beginnt mit der Stufe seines Accounts. Follow-ups und Verlängerungen folgen ihrem Deal, Kontakte folgen ihren Accounts, und E-Mail-Threads und Meetings folgen den Datensätzen, mit denen sie verknüpft sind.

Einstellungen › Übersicht prüft bei jedem Aufruf und jede Nacht, ob Ihre Bereiche, Felder, Masken, Workflows und Schemata dem entsprechen, was Gambit unter Konfigurationsprüfungen erwartet. Wenn jemand in Jira ein Gambit-Schema bearbeitet oder ein Feld entfernt, meldet die Prüfung dies, und Reparieren zeigt die Korrektur vorab an, bevor sie angewendet wird.

Anfragen in Ihren anderen Bereichen verknüpfen

Gambit verknüpft Supportanfragen und Bugs mit Kunden in Bereichen außerhalb der eigenen. Wenn ein Bereich das Feld Account enthält, ist die Verknüpfung eine normale Bearbeitung des Vorgangs. Die Änderungen durch Verknüpfungen von Gambit können Beobachter benachrichtigen, es sei denn, die Gambit-App hat in diesem Bereich die Berechtigung „Bereiche verwalten“. Einstellungen › Verknüpfung › Bereiche kennzeichnet jeden Bereich, der das Feld enthält, und öffnet die Berechtigungseinstellungen dieses Bereichs, damit Sie die Berechtigung dort erteilen können. Gambit ändert selbst kein Berechtigungsschema, da ein Schema oft von mehreren Bereichen gemeinsam genutzt wird.

Wer Gambit verwendet

Die Einrichtung fragt: Wer verwendet Gambit? Wählen Sie Alle in Jira, damit alle, die den Bereich CRM durchsuchen können, Gambit verwenden dürfen, oder Gambit auf eine Gruppe beschränken, um die Benutzer selbst festzulegen. Jira-Administratoren verwalten die Einstellungen von Gambit. Für Importe, Aktivitätsverlauf, Datenschutzanfragen, Diagnose und Backups ist die Mitgliedschaft in rainbook-admins nötig; die Einrichtung weist sie der Person zu, die sie ausführt.

Jira-Gäste sind keine Gambit-Benutzer, es sei denn, ein Administrator fügt sie zu rainbook-users hinzu.

Um später zu ändern, wer Gambit verwendet, öffnen Sie Einstellungen › Zugriff › Wer Gambit verwendet und wählen Sie alle in Jira oder eine Gruppe. Die Bestätigung nennt, wer Zugriff erhält oder verliert. Verwenden Sie in Jira Free Einrichtung erneut ausführen unter Jira-Einstellungen › Apps › Gambit.

Wer Kunden, Deals und E-Mails sieht

Ihr gesamtes Team sieht jede Kunden-E-Mail im Account und im Deal. Markieren Sie eine Konversation als privat, damit nur Sie und die Personen sie sehen, die Jira zulässt. Standardmäßig sind das der Inhaber und die Mitglieder von rainbook-admins.

Der Einrichtungsassistent stellt eine einzige Frage: „Wer soll Kunden, Deals und deren E-Mails sehen?“ Sie können die Antwort jederzeit ändern: Wählen Sie unter Jira-Einstellungen › Apps › Gambit die Option Einrichtung erneut ausführen.

• Alle in Jira (empfohlen). Entwicklung, Support und Produktteam sehen, welche Kunden von ihrer Arbeit betroffen sind und welcher Umsatz auf dem Spiel steht. Sie können den Account und seine E-Mails öffnen.
• Nur CRM-Benutzer. Nur die Personen, die Gambit verwenden, öffnen Kunden, Deals und E-Mails. Diese Auswahl ist nur verfügbar, wenn Sie Gambit auf eine Gruppe beschränken. Alle anderen sehen bei ihrer eigenen Arbeit weiterhin Kundennamen und Umsatz.

Im Modus „Alle“ ist Nur CRM-Benutzer für die Zielgruppe von Accounts und E-Mails nicht verfügbar: „Alle in Jira verwenden Gambit, daher sind Kunden für alle sichtbar. Um den Kreis einzuschränken, beschränken Sie Gambit auf eine Gruppe.“

Zwei verwandte Regeln:

• E-Mail. „E-Mails folgen dem verknüpften Datensatz (empfohlen)“ oder „Nur CRM-Benutzer“. Konversationen, die mit keinem Datensatz verknüpft sind, und Konversationen aus gemeinsam genutzten Postfächern sind für alle in Gambit sichtbar, bis jemand sie verknüpft.
• Private Deals. Jeder, der einen Deal bearbeiten kann, kann ihn privat machen. Sie müssen dafür nichts aktivieren.

Eine Änderung gilt sofort. Gambit aktualisiert unmittelbar, wer was öffnen kann. Jede Änderung wird im Aktivitätsverlauf aufgezeichnet.

Private Deals und private Konversationen

Private Deals. Wählen Sie im Sichtbarkeitsmenü Alle, die Gambit verwenden, um einen Deal mit Gambit-Benutzern zu teilen. Öffnen Sie bei einem beliebigen Deal Sichtbarkeit und wählen Sie Privat · Personen auswählen. Wählen Sie die Personen aus, die den Deal sehen sollen; der Inhaber bleibt ganz oben. Der Deal-Header zeigt dann „Privat · 3 Personen“. Ein Klick darauf zeigt die Personen und Personen bearbeiten an. E-Mails, Meetings, Follow-ups und Zusagen des Deals übernehmen den privaten Status des Deals.

Ein privater Deal ist durch eine Jira-Sicherheitsstufe geschützt. Die Jira-Suche, die Vorgangsansicht, Dashboards, Rovo und die mobile Jira-App zeigen ihn deshalb nur den Personen, für die er freigegeben ist, seinem Inhaber, den Mitgliedern von rainbook-admins und allen weiteren Personen, die die Stufe einschließt. Jira selbst setzt dies auf jeder Oberfläche durch.

Die Summen bleiben korrekt: Wer nicht zum Deal gehört, sieht die Pipeline-Summe mit dem Hinweis „Ohne 1 Deal, den Sie nicht öffnen können“. Die Personen, die zum Deal gehören, sehen ihn mitgezählt.

Leads, Verlängerungen und Deal-Typen aus Paketen (Angebote und SOWs) können auf dieselbe Weise privat gemacht werden.

Private E-Mail-Konversationen. Der Inhaber der Konversation, jeder CRM-Benutzer, der sie öffnen kann, oder ein Gambit-Administrator kann in Gambit bei der Konversation Privat aktivieren. Die Konversation zeigt dann das Label „Privat“. Jira zeigt sie nur ihrem Inhaber und den Personen, die die Sicherheitsstufe „Private“ zulässt. Sie bleibt auch dann privat, wenn jemand sie mit einem breit geteilten Deal verknüpft. Der Inhaber oder ein Gambit-Administrator, der sie öffnen kann, kann sie wieder sichtbar machen. Kalendertermine, die Sie in Google Calendar als privat markieren, verwenden in Gambit dieselbe Stufe „Private“: standardmäßig der Inhaber und die Mitglieder von rainbook-admins.

Jira Free

Gambit läuft auf Jira Free mit dem gesamten CRM sowie den Paketen SaaS und Professional Services. Jira Free bietet keine Vorgangssicherheit, daher ist das Freigabemodell einfacher:

• Auf Jira Free sieht jeder auf der Site jeden Datensatz. Private Deals und private Konversationen setzen Jira Standard oder höher voraus. Siehe Beschränkung des Jira-Plans.
• Der Einrichtungsassistent weist einmal darauf hin, überspringt den Schritt „Zugriff“ und blendet alle Datenschutzoptionen aus.
• Dateien, die Gambit anhängt, etwa E-Mail-Anhänge und das nächtliche Archiv, zählen zum Dateispeicher von Jira Free (2 GB). Unter Einstellungen › Datenschutz und Daten zeigt Maskierte Nummern und Dateispeicher, wie viel Gambit belegt hat, und warnt Sie bei 80 %. Das Gambit-Archiv behält auf Jira Free nur den neuesten Archivsatz, um Speicherplatz zu sparen.
• Jira Free enthält kein Rovo, daher steht der Gambit-Agent in Rovo dort nicht zur Verfügung.

Wenn Sie auf Jira Standard upgraden, erkennt Gambit das innerhalb eines Tages, bietet an, seine Berechtigungsschemata und Sicherheitsstufen hinzuzufügen, und weist danach jedem vorhandenen Datensatz die passende Stufe zu.

Rovo und Agenten in Rovo Studio

Fragen Sie Rovo nach Ihrer Pipeline. Jede Person sieht genau das, was Jira ihr zu sehen erlaubt.

• Der Gambit-Agent in Rovo beantwortet Fragen zu Accounts, Deals und E-Mails, entwirft Follow-ups und aktualisiert Datensätze im Namen der Person, die gefragt hat. Er ist standardmäßig aktiviert. Sie können ihn unter Einstellungen › KI und Rovo › Gambit-Agent und Tools in Rovo ein- oder ausschalten.
• Agenten in Rovo Studio. Agenten, die Ihr Team in Rovo Studio erstellt, können die Tools von Gambit verwenden. Der Agent jeder Person erhält dieselben Antworten, die der Gambit-Agent dieser Person gibt, und sieht nur die Datensätze, die diese Person öffnen kann.
• E-Mail-Zusammenfassungen in Rovo. Die eigenen E-Mails einer Person gelangen zum Gambit-Agent in Rovo Chat und zu Agenten in Rovo Studio, nachdem die Person unter Einstellungen › KI und Ihre E-Mails zugestimmt hat. Die E-Mail-Zusammenfassungen anderer Personen gelangen für Datensätze, die die jeweilige Person öffnen kann, nur dann zu Rovo, wenn Sie Einstellungen › KI und Rovo › E-Mail-Zusammenfassungen anderer Personen für KI-Clients einbeziehen aktivieren. Das gilt für den Gambit-Agent in Rovo Chat und für Agenten in Rovo Studio, die die Tools von Gambit verwenden. Die Option ist standardmäßig deaktiviert.
• Änderungen erfolgen im Namen der fragenden Person. Eine Änderung an einem Datensatz, den die Person bearbeiten kann, wird sofort übernommen und lässt sich rückgängig machen. Das Abschließen eines Deals, das Übergeben eines Datensatzes an eine andere Person, das Überschreiben von Text oder das Leeren eines Felds kommt mit einer Schaltfläche „Anwenden“ zurück, die Sie mit einem Klick bestätigen. Eine Änderung an einem Datensatz, den die Person nicht bearbeiten kann, wird zu einer Genehmigungsanfrage an die Person, die sie genehmigt. Ist Zweite Genehmigung verlangen aktiviert, werden auch Änderungen durch Rovo und die KI zu Genehmigungsanfragen.

Die KI von Gambit läuft auf Modellen, die von Atlassian gehostet werden. Sie liest, was Sie in Jira sehen können, und nicht mehr. Ihre Daten werden nicht zum Trainieren von Modellen verwendet.

Die eigene KI, die Erfassung und die Hintergrundjobs von Gambit sind in Ihrem Abonnement enthalten und verbrauchen weder Rovo-Credits noch Automatisierungsschritte. Der Gambit-Agent in Rovo, Agenten in Rovo Studio, die die Tools von Gambit verwenden, und Automatisierungsregeln, die aus Vorlagen oder Aktionen von Gambit erstellt wurden, nutzen Ihre Atlassian-Kontingente: Rovo-Credits ab dem 3. Dezember 2026 und Automatisierungsschritte ab Ihrer ersten Verlängerung am oder nach dem 3. Dezember. Sie werden pro Regel auf der Registerkarte „Nutzung“ in Ihrer Administration angezeigt.

Adoption

Einstellungen › Nutzung zeigt, wie Ihr Team Gambit nutzt: aktive Benutzer pro Tag und pro Woche, den letzten aktiven Tag jeder Person und die genutzten Bereiche (Workspace-Bereiche, Jira-Panels, Dashboard-Gadgets, Fragen und Entwürfe), mit Namen aus Jira. So erkennen Sie, wer Unterstützung beim Einstieg braucht und welche Funktionen sich bewähren.

Nur Gambit-Administratoren können die Seite öffnen. Gambit speichert diese täglichen Nutzungsdaten 13 Monate lang.

Aktivitätsverlauf

Einstellungen › Aktivitätsverlauf listet jede Änderung auf, die Gambit und Ihre Mitarbeitenden vorgenommen haben: wann, wer, den Datensatz mit Name und Schlüssel, das Feld sowie den alten und den neuen Wert. Neue und entfernte E-Mail-Nachrichten erscheinen als „Nachricht hinzugefügt“ und „Nachricht entfernt“, nie mit ihrem Text. Filtern Sie nach Datensatz, Person, Feld, Art der Änderung und Datum und exportieren Sie die angezeigten Einträge als CSV. Die Zeitleiste jedes Datensatzes zeigt dieselben Einträge für diesen Datensatz.

Der Aktivitätsverlauf wird in jeder Edition 13 Monate lang aufbewahrt. Mit Advanced legen Sie fest, wie lange Einträge durchsuchbar bleiben: 13 Monate, 2, 3 oder 5 Jahre oder unbegrenzt. Außerdem können Sie den gesamten Verlauf in einer Datei exportieren. Ältere Einträge wandern in monatliche Archivdateien, die Sie herunterladen können. Gambit löscht sie nie.

Auch Sichtbarkeitsänderungen, Datenschutzanfragen und jedes Kopieren oder Weitergeben von Diagnosedaten werden als Einträge im Verlauf erfasst.

Admin-Benachrichtigungen

Gambit-Administratoren und Jira-Site-Administratoren sehen in der Kopfzeile von Gambit eine Glocke mit der Bezeichnung Admin-Benachrichtigungen. Sie listet alles auf, worum sich ein Administrator kümmern muss, in zwei Gruppen: Sofort zu erledigen und Demnächst. Dazu gehören Prüfungen von Einrichtung und Konfiguration, Speicher, KI-Nutzung nahe am Monatslimit, Mail Sync-Verbindungen, Datenschutzanfragen kurz vor Fristablauf und Ihr Abonnement. Jede Benachrichtigung nennt, was passiert ist, warum es wichtig ist, die eine Lösung und seit wann das Problem besteht.

• Fertig markiert eine Benachrichtigung für alle Administratoren als erledigt. Zurückstellen blendet sie für Sie bis morgen oder für eine Woche aus. Beides wird im Aktivitätsverlauf erfasst.
• Eine Benachrichtigung verschwindet von selbst, sobald das Problem behoben ist. Die Liste enthält also immer nur, was noch Ihre Aufmerksamkeit braucht.
• Dieselbe Liste steht unter Einstellungen › Übersicht oben, unter Zu erledigen. Wenn eine Prüfung nicht ausgeführt werden konnte, weist die Anzahl darauf hin, statt zu niedrig auszufallen.

Benachrichtigungen bleiben in Ihrer Site. Gambit sendet sie nirgendwohin.

Neue Pipeline-Phasen

Wenn jemand in Jira einem Workflow einer Lead-, Deal-, Verlängerungs- oder Paket-Pipeline einen Status hinzufügt, erstellt Gambit eine Admin-Benachrichtigung, und Einstellungen › Neue Phasen stellt eine Frage: „Ist das eine offene Phase, ein Gewinn oder ein Verlust, und wo steht sie in der Pipeline?“ Bis ein Administrator antwortet, erscheint die Phase auf Boards als offene Spalte mit der Markierung „Einrichtung erforderlich“, und jede Summe, die die zugehörigen Deals auslässt, weist darauf hin. Sobald die Frage beantwortet ist, berücksichtigen Boards, Prognosen und Summen die Phase.

Umsetzungsvorlagen

Wenn ein Deal gewonnen wird, bietet Gambit an, die Umsetzung aus einer Umsetzungsvorlage zu starten: als Epic in einem Umsetzungsbereich, als Epic in dem Bereich, der beim Start der Umsetzung gewählt wird, oder als neuer Bereich für jeden Deal, jeweils mit den ersten Vorgängen und dem, was der Deal bereits weiß. Die Seite Umsetzungsvorlagen in den Admin-Seiten von Gambit listet Ihre Vorlagen auf: Das SaaS-Paket enthält eine, das Professional-Services-Paket zwei, und Sie können eigene erstellen.

• Mit Bearbeiten ändern Sie die Vorgänge einer Vorlage und legen fest, wo sie angelegt werden. Mit Als Standard festlegen wählen Sie die Vorlage, die gewonnene Deals verwenden.
• Mit Entfernen löschen Sie eine Vorlage, die Sie nicht brauchen. Mit Wiederherstellen setzen Sie die Vorlage eines Pakets auf den Stand der Auslieferung zurück.
• Nur Gambit-Administratoren verwalten Umsetzungsvorlagen.

Wie „Umsetzung starten“ und „Übergabe vorschlagen“ für Ihr Team funktionieren, steht unter Vom Deal zur Umsetzung.

Berichtsverlauf und Prognosekategorien

Ab dem Tag der Installation erfasst Gambit jede Änderung an Betrag, Abschlussdatum, Wahrscheinlichkeit, Inhaber und Prognosekategorie eines Deals, am Datum einer Verlängerung und am ARR eines Accounts. Außerdem speichert es einen Tagesstand jedes offenen Deals und jeder offenen Verlängerung: 35 Tage lang täglich, danach wöchentlich und zu Beginn jedes Quartals für 25 Monate. Beim ersten Lauf werden zudem 13 Wochen Verlauf aus dem Änderungsverlauf von Jira selbst neu aufgebaut. So ist der Verlauf bereits vorhanden, wenn Sie berichten, wie sich Ihre Pipeline verändert hat. Der Verlauf folgt den Berechtigungen von Jira: Jede Person sieht ihn nur für Datensätze, die sie öffnen kann.

Deals und Verlängerungen haben ein Feld Forecast category: Commit, Best Case, Pipeline oder Ausgelassen. Ein Vertriebsmitarbeiter legt es als seine eigene Prognoseeinschätzung fest. Bleibt es leer, richtet es sich nach der Wahrscheinlichkeit der Phase im Vergleich zu den Schwellenwerten, die die Pipeline des jeweiligen Pakets vorgibt (in den Paketen SaaS und Professional services gilt: ab 70 % Commit, ab 40 % Best Case). Eine Phase, die von Prognosen ausgenommen ist, zählt als Ausgelassen.

Deinstallieren und was erhalten bleibt

Deinstallieren Sie die App und behalten Sie Ihr CRM: Deals, Accounts, Kontakte und E-Mails bleiben in Jira.

Ihre Datensätze, erfassten E-Mails und Anhänge sind Jira-Vorgänge. Sie bleiben deshalb nach der Deinstallation von Gambit auf Ihrer Site und sind in Jira les- und durchsuchbar.

Beim Deinstallieren von Gambit wird kein Bereinigungscode ausgeführt: Gambit löscht beim Entfernen nichts. Atlassian bewahrt den entfernten Speicher von Gambit für die übliche Wiederherstellungsfrist auf und kann die App-Daten von Gambit mit einer Neuinstallation neu verknüpfen, die Sie innerhalb von 21 Tagen anfordern.

Vor der Deinstallation

1. Validator für „Approval request“ von Gambit entfernen. Entfernen Sie den Genehmigungs-Validator von Gambit unmittelbar vor der Deinstallation aus dem Workflow „Approval request“, sonst bleibt „Approve“ blockiert. Wenn Sie die App bereits deinstalliert haben, entfernen Sie ihn jetzt.
2. Gewünschten Verlauf sichern. Exportieren Sie den Aktivitätsverlauf unter Einstellungen › Aktivitätsverlauf und laden Sie archivierte Monate herunter, die Sie behalten möchten. Speichern Sie den Verlauf jedes Imports mit Verlauf herunterladen neben dem jeweiligen Import unter Einstellungen › Import.
3. Neuestes Archiv prüfen. Unter Einstellungen › Export und Backups zeigt Nächtliche Kopien, wann die letzte Kopie fertig wurde. Sie können sie auch aus dem Vorgang „Gambit Archive“ herunterladen.

Um später neu zu installieren, installieren Sie Gambit CRM for Jira erneut über den Atlassian Marketplace. Bitten Sie Atlassian innerhalb von 21 Tagen, Ihre Gambit-Daten neu zu verknüpfen. Danach kann Gambit aus dem neuesten Satz im Vorgang „Gambit Archive“ wiederherstellen und seine Felder aus den Werten füllen, die an Ihren Vorgängen erhalten bleiben. Weitere Informationen zum Archiv und zu allen Möglichkeiten, Ihre Daten zu exportieren, finden Sie unter Sicherung und Export.