Guía de administración

Cómo Gambit configura tu sitio de Jira, quién ve qué, cómo encaja Rovo y qué conservas si alguna vez desinstalas la aplicación.

Espacios de Gambit

Gambit guarda tu CRM como actividades de Jira normales en tres espacios gestionados por la empresa. Así, tus clientes disponen de JQL, permisos, Automatización, paneles, la aplicación móvil de Jira, la copia de seguridad de Atlassian y Rovo sin tener que mantener ninguna integración.

Las claves las eliges en el asistente de configuración. Cada espacio recibe su propio esquema de tipos de actividad, sus pantallas y sus flujos de trabajo, todos con el nombre “Gambit …” para que los distingas en la configuración de Jira. Para encontrarlos, busca “Gambit” en la configuración de Jira. Configuración › Resumen los comprueba en cada visita y cada noche.

La actividad Gambit Archive de RBCRM es el registro propio de Gambit: cada noche, Gambit le adjunta un archivo con los datos que guarda fuera de Jira. De este modo, la copia de seguridad de Atlassian los incluye y siguen contigo después de una desinstalación. Solo los miembros de rainbook-admins pueden abrirla.

Esquemas y niveles de seguridad

El asistente crea, para cada espacio, un esquema de permisos, un esquema de seguridad de actividades y un esquema de notificaciones. El correo de los clientes llega a Activity con el esquema de notificaciones silencioso de Gambit, de modo que el correo capturado no inunda la bandeja de entrada de nadie.

Cada registro tiene un nivel de seguridad de Jira. Gambit establece y actualiza el nivel por ti; no tienes que elegir ninguno a mano, salvo que quieras.

Los administradores de Gambit son las personas del grupo de administradores de Gambit (rainbook-admins). Tus administradores de Jira gestionan las páginas de ajustes y configuración de Gambit. Las páginas que muestran o modifican el contenido de los registros quedan reservadas a los miembros de rainbook-admins: importaciones, historial de actividad, diagnóstico y trabajos fallidos, solicitudes de privacidad, el archivo nocturno, Descargar todos los datos y restauraciones. Las oportunidades y los hilos privados solo los ven las personas que Jira permite: por defecto, el propietario y los miembros de rainbook-admins. Los permisos de administrador de Jira no añaden nada aquí: un administrador de Jira que no esté en el nivel del registro no lo ve. Los miembros de rainbook-admins pueden descargar los datos propios de Gambit como copia de seguridad; consulta Copia de seguridad y exportación.

Los registros heredan el nivel de otros registros: una oportunidad parte del nivel de su cuenta, los seguimientos y las renovaciones siguen a su oportunidad, los contactos siguen a sus cuentas, y los hilos de correo y las reuniones siguen a los registros a los que están vinculados.

Configuración › Resumen comprueba tus espacios, campos, pantallas, flujos de trabajo y esquemas con lo que Gambit espera en Comprobaciones de configuración, en cada visita y cada noche. Si alguien edita un esquema de Gambit o elimina un campo en Jira, la comprobación lo señala y Reparar muestra una vista previa de la corrección antes de aplicarla.

Vincular solicitudes en tus otros espacios

Gambit vincula solicitudes de soporte y errores con clientes en espacios que no son suyos. Cuando un espacio tiene el campo Account, el vínculo es una edición normal de la actividad. Las ediciones de vínculo de Gambit pueden notificar a los observadores, salvo que la aplicación Gambit tenga el permiso Administrar espacios en ese espacio. Configuración › Vinculación › Espacios marca cada espacio que tiene el campo y abre la configuración de permisos de ese espacio, para que puedas concederlo allí. Gambit no modifica ningún esquema de permisos por sí mismo, porque un esquema suele compartirse entre varios espacios.

Quién usa Gambit

La configuración inicial pregunta ¿Quién usa Gambit? Elige Todo el mundo en Jira para que todas las personas que pueden ver el espacio CRM usen Gambit, o Limitar Gambit a un grupo para elegir a sus usuarios. Los administradores de Jira gestionan los ajustes de Gambit; las importaciones, el historial de actividad, las solicitudes de privacidad, el diagnóstico y las copias de seguridad requieren ser miembro de rainbook-admins, un grupo en el que la configuración inicial incluye a la persona que la ejecuta.

Los invitados de Jira no son usuarios de Gambit a menos que un administrador los añada a rainbook-users.

Para cambiar más adelante quién usa Gambit, abre Configuración › Acceso › Quién usa Gambit y elige a todos los usuarios de Jira o a un grupo; la confirmación indica quién gana o pierde acceso. En Jira Free, usa Repetir configuración inicial en Configuración de Jira › Aplicaciones › Gambit.

Quién ve los clientes, las oportunidades y el correo

Todo tu equipo ve cada correo de cliente en la cuenta y la oportunidad. Marca un hilo como Privado para que solo lo veas tú y las personas que Jira permita. De forma predeterminada, eso significa el propietario y los miembros de rainbook-admins.

El asistente de configuración hace una sola pregunta, “¿Quién debe ver los clientes, las oportunidades y su correo?”, y puedes cambiar la respuesta en cualquier momento: en Configuración de Jira › Aplicaciones › Gambit, elige Repetir configuración inicial.

• Todos en Jira (recomendado). Ingeniería, soporte y producto ven a qué clientes afecta su trabajo y los ingresos en juego, y pueden abrir la cuenta y su correo.
• Solo usuarios del CRM. Solo las personas que usan Gambit abren los clientes, las oportunidades y el correo. Esta opción solo está disponible cuando limitas Gambit a un grupo: el resto de las personas siguen viendo los nombres de los clientes y los ingresos en su propio trabajo.

En el modo para todos, Solo usuarios del CRM no está disponible para la audiencia de cuentas y correo: “Todos los usuarios de Jira usan Gambit, por lo que los clientes están abiertos a todos. Para restringirlo, limita Gambit a un grupo.”

Dos reglas relacionadas:

• Correo. “El correo sigue al registro al que está vinculado (recomendado)” o “Solo usuarios del CRM”. Los hilos que no están vinculados a ningún registro y los hilos de buzones compartidos los ve todo el mundo en Gambit hasta que alguien los vincula.
• Oportunidades privadas. Cualquier persona que pueda editar una oportunidad puede hacerla privada. No hay nada que activar.

Un cambio se aplica al instante. Gambit actualiza de inmediato quién puede abrir cada cosa. Cada cambio queda registrado en el historial de actividad.

Oportunidades privadas e hilos privados

Oportunidades privadas. Elige Todos los usuarios de Gambit en el menú de visibilidad para compartir una oportunidad con los usuarios de Gambit. En cualquier oportunidad, abre Visibilidad y elige Privada · elegir personas. Selecciona a las personas que deben verla; el propietario se mantiene arriba. A partir de entonces, el encabezado de la oportunidad muestra “Privada · 3 personas” y, al hacer clic en él, se enumeran con Editar personas. Los correos, las reuniones, los seguimientos y las promesas de la oportunidad heredan su privacidad.

Una oportunidad privada está protegida por un nivel de seguridad de actividades de Jira. Por eso, la búsqueda de Jira, la vista de actividad, los paneles, Rovo y la aplicación móvil de Jira solo la muestran a las personas con las que se comparte, a su propietario, a los miembros de rainbook-admins y a cualquier otra persona que incluya el nivel. Jira lo aplica por sí mismo, en todas las superficies.

Los totales siguen siendo fiables: quien no forma parte de la oportunidad ve el total del pipeline con “Sin contar 1 oportunidad que no puedes abrir”, y las personas de la oportunidad la ven incluida en el total.

Los leads, las renovaciones y los tipos de oportunidad de los paquetes (presupuestos y SOW) se pueden hacer privados de la misma forma.

Hilos de correo privados. El propietario del hilo, cualquier usuario del CRM que pueda abrirlo o un administrador de Gambit puede activar Privado en el hilo desde Gambit. El hilo mostrará entonces una insignia Private, Jira lo mostrará solo a su propietario y a las personas que permita el nivel de seguridad Private, y seguirá siendo privado aunque alguien lo vincule a una oportunidad compartida con mucha gente. El propietario, o un administrador de Gambit que pueda abrirlo, puede volver a hacerlo visible. Los eventos de calendario que marques como privados en Google Calendar usan el mismo nivel Private en Gambit: por defecto, el propietario y los miembros de rainbook-admins.

Jira Free

Gambit funciona en Jira Free con todo el CRM y los paquetes SaaS y Servicios profesionales. Jira Free no tiene seguridad de actividades, así que el modelo de uso compartido es más sencillo:

• En Jira Free, todos los usuarios del sitio ven todos los registros; las oportunidades privadas y los hilos privados requieren Jira Standard o superior. Consulta Límite del plan de Jira.
• El asistente de configuración lo indica una sola vez, omite el paso Acceso y oculta todos los controles de privacidad.
• Los archivos que adjunta Gambit, como los archivos adjuntos de los correos y el archivado nocturno, cuentan para los 2 GB de almacenamiento de archivos de Jira Free. Configuración › Privacidad y datos, en Números enmascarados y almacenamiento de archivos, muestra cuánto ha usado Gambit y te avisa al llegar al 80 %. El elemento de archivo de Gambit conserva solo el último conjunto de archivos en Jira Free para ahorrar espacio.
• Jira Free no incluye Rovo, por lo que el agente de Gambit en Rovo no está disponible.

Cuando pases a Jira Standard, Gambit lo detecta en un día, te ofrece añadir sus esquemas de permisos y niveles de seguridad, y después asigna a cada registro existente el nivel correcto.

Agentes de Rovo y de Rovo Studio

Pregunta a Rovo por tu pipeline. Cada persona ve exactamente lo que Jira le permite ver.

• El agente de Gambit en Rovo responde preguntas sobre cuentas, oportunidades y correo, redacta seguimientos y actualiza registros como la persona que ha preguntado. Está activado por defecto; puedes cambiarlo en Configuración › IA y Rovo › Agente y herramientas de Gambit en Rovo.
• Agentes de Rovo Studio. Los agentes que tu equipo crea en Rovo Studio pueden usar las herramientas de Gambit. El agente de cada persona recibe las mismas respuestas que el agente de Gambit da a esa persona, y solo ve los registros que ella puede abrir.
• Resúmenes de correo en Rovo. El correo de cada persona llega al agente de Gambit en el Chat de Rovo y a los agentes de Rovo Studio después de que esa persona lo acepte en Configuración › La IA y tu correo. Los resúmenes del correo de otras personas llegan a Rovo, para los registros que cada persona puede abrir, solo si activas Configuración › IA y Rovo › Incluir resúmenes del correo de otras personas para clientes de IA; esto abarca al agente de Gambit en el Chat de Rovo y a los agentes de Rovo Studio que usan las herramientas de Gambit. Está desactivado por defecto.
• Los cambios se hacen como la persona que ha preguntado. Un cambio en un registro que esa persona puede editar se aplica al instante, con la opción Deshacer. Cerrar una oportunidad, asignar un registro a otra persona, sobrescribir texto o vaciar un campo requiere confirmarlo con un clic en Aplicar. Un cambio en un registro que no puede editar se convierte en una solicitud de aprobación para la persona que aprueba, y, con Exigir un segundo aprobador activado, los cambios que llegan desde Rovo y la IA también se convierten en solicitudes de aprobación.

La IA de Gambit funciona con modelos alojados por Atlassian. Lee lo que tú puedes ver en Jira y nada más. Tus datos no se usan para entrenar modelos.

La IA propia de Gambit, la captura y los trabajos en segundo plano están incluidos en tu suscripción y no consumen créditos de Rovo ni pasos de automatización. El agente de Gambit en Rovo, los agentes de Rovo Studio que usan las herramientas de Gambit y las reglas de automatización creadas a partir de las plantillas o acciones de Gambit consumen tus asignaciones de Atlassian: créditos de Rovo desde el 3 dic 2026 y pasos de automatización desde tu primera renovación a partir del 3 dic, que se muestran por regla en la pestaña Uso de la administración.

Adopción

Configuración › Adopción muestra cómo usa Gambit tu equipo: usuarios activos por día y por semana, el último día activo de cada persona y las áreas que utilizan (áreas del espacio de trabajo, paneles de Jira, gadgets de panel, Preguntar y borradores), con los nombres de Jira. Úsalo para detectar quién necesita ayuda para empezar y qué funciones aportan más valor.

Solo los administradores de Gambit pueden abrir la página. Gambit conserva estas filas de uso diario durante 13 meses.

Historial de actividad

Configuración › Historial de actividad enumera todos los cambios que han hecho Gambit y tus usuarios: cuándo, quién, el registro por nombre y clave, el campo y los valores anterior y nuevo. Los mensajes de correo nuevos y eliminados aparecen como “Mensaje añadido” y “Mensaje eliminado”, nunca con su texto. Filtra por registro, persona, campo, tipo de cambio y fecha, y exporta lo que ves como CSV. El Cronograma de cada registro muestra las mismas entradas de ese registro.

El historial de actividad se conserva durante 13 meses en todas las ediciones. En Advanced eliges durante cuánto tiempo se pueden buscar las entradas: 13 meses, 2, 3 o 5 años, o para siempre, y puedes exportar el historial completo en un solo archivo. Las entradas más antiguas se archivan en ficheros mensuales que puedes descargar; Gambit nunca las elimina.

Los cambios de visibilidad, las solicitudes de privacidad y cada vez que se copia o se comparte el diagnóstico también son entradas del historial.

Notificaciones de administración

Los administradores de Gambit y los administradores del sitio de Jira ven una campana en la cabecera de Gambit, llamada Notificaciones de administración. Enumera todo lo que un administrador debe atender, en dos grupos, Requiere acción ahora y Próximamente: comprobaciones de configuración inicial y de configuración, almacenamiento, uso de IA cerca del límite del mes, conexiones de Mail Sync, solicitudes de privacidad cerca de su fecha límite y tu suscripción. Cada notificación indica qué ha pasado, por qué importa, la solución y cuándo empezó.

• Hecho marca una notificación como atendida para todos los administradores; Posponer la oculta para ti hasta mañana o durante una semana. Ambas acciones quedan registradas en el historial de actividad.
• Una notificación desaparece sola cuando se soluciona el problema, así que la lista solo contiene lo que aún requiere tu atención.
• La misma lista encabeza Configuración › Resumen, en Requiere tu atención. Cuando no se ha podido ejecutar una comprobación, el recuento lo indica en lugar de quedarse corto.

Las notificaciones se quedan en tu sitio; Gambit no las envía a ninguna parte.

Nuevas etapas del pipeline

Cuando alguien añade un estado al flujo de trabajo de un pipeline de clientes potenciales, oportunidades, renovaciones o paquetes en Jira, Gambit genera una notificación de administración y Configuración › Nuevas etapas plantea una pregunta: “¿Es una etapa abierta, una ganada o una perdida, y en qué lugar del pipeline va?”. Hasta que un administrador responda, la etapa aparece en los tableros como una columna abierta marcada como “Requiere configuración”, y todo total que deje fuera sus oportunidades lo indica. Una vez respondida, los tableros, las previsiones y los totales la incluyen.

Plantillas de entrega

Cuando se gana una oportunidad, Gambit ofrece iniciar la entrega a partir de una plantilla de entrega: un epic en un espacio de entrega, un epic en el espacio que se elige al iniciar la entrega, o un espacio nuevo para cada oportunidad, con sus primeras actividades y lo que la oportunidad ya sabe. La página Plantillas de entrega de las páginas de administración de Gambit enumera tus plantillas: el paquete SaaS incluye una y el paquete Servicios profesionales, dos, y puedes crear las tuyas.

• Editar las actividades de una plantilla y dónde las crea, y Hacer predeterminada para elegir la que usan las oportunidades ganadas.
• Quitar una plantilla que no necesites, o Restaurar la plantilla de un paquete tal como la incluye el paquete.
• Solo los administradores de Gambit gestionan las plantillas de entrega.

Cómo funcionan Iniciar entrega y Proponer traspaso en tu equipo se explica en De la oportunidad a la entrega.

Historial de informes y categorías de previsión

Desde el día en que instalas Gambit, la aplicación registra cada cambio en el importe, la fecha de cierre, la probabilidad, el propietario y la categoría de previsión de una oportunidad, en la fecha de una renovación y en el ARR de una cuenta. Además, guarda una instantánea diaria de cada oportunidad y renovación abiertas: diaria durante 35 días y, después, semanal y al inicio de cada trimestre durante 25 meses. La primera ejecución también reconstruye 13 semanas de historial a partir del propio historial de cambios de Jira, así que el historial ya está disponible cuando haces informes sobre cómo ha cambiado tu pipeline. El historial sigue los permisos de Jira: cada persona lo ve solo en los registros que puede abrir.

Las oportunidades y las renovaciones incluyen un campo Forecast category con los valores Commit, Best case, Pipeline u Omitted. Cada representante lo establece como su propia estimación de previsión. Si se deja vacío, sigue la probabilidad de la etapa según los umbrales que fija el pipeline de cada paquete (en los paquetes SaaS y Servicios profesionales, un 70 % o más es Commit y un 40 % o más es Best case). Una etapa excluida de las previsiones cuenta como Omitted.

Desinstalar y qué conservas

Desinstala y conserva tu CRM: las oportunidades, cuentas, contactos y correos se quedan en Jira.

Tus registros, el correo capturado y los archivos adjuntos son actividades de Jira, así que, después de desinstalar Gambit, se quedan en tu sitio y puedes leerlos y buscarlos en Jira.

Al desinstalar Gambit no se ejecuta ningún código de limpieza: Gambit no elimina nada al marcharse. Atlassian conserva el almacenamiento de Gambit que se ha quitado durante su periodo de recuperación estándar y puede volver a vincular los datos de la aplicación Gambit a una reinstalación que solicites en un plazo de 21 días.

Antes de desinstalar

1. Quita el validador Approval request de Gambit. Justo antes de desinstalar, quita el validador de aprobación de Gambit del flujo de trabajo Approval request; si no, la transición Approve seguirá bloqueada. Si ya has desinstalado, quítalo ahora.
2. Conserva el historial que necesites. Exporta el historial de actividad desde Configuración › Historial de actividad y descarga los meses archivados que quieras conservar. Guarda el historial de cada importación con Descargar historial, junto a la importación, en Configuración › Importar.
3. Comprueba el último archivo. En Configuración › Exportación y copias de seguridad, bajo Copias nocturnas, se indica cuándo terminó la última copia. También puedes descargarla desde la actividad Gambit Archive.

Para reinstalar más adelante, vuelve a instalar Gambit CRM for Jira desde Marketplace. En un plazo de 21 días, pide a Atlassian que vuelva a vincular tus datos de Gambit. Pasado ese plazo, Gambit puede restaurar desde el último conjunto de la actividad Gambit Archive y rellenar de nuevo sus campos con los valores conservados en tus actividades. Consulta Copia de seguridad y exportación para ver el archivo y todas las formas de exportar tus datos.