Mail Sync

O Mail Sync do Gambit coloca cada e-mail e cada reunião com clientes na conta e na oportunidade certas no Jira, para que toda a sua equipe trabalhe a partir da mesma conversa.

Toda a equipe vê a conversa completa

O Gambit Mail Sync copia para o Jira os e-mails e as reuniões da sua equipe com clientes. Cada thread de e-mail vira um ticket Conversation e cada reunião com cliente vira um ticket Meeting, vinculados à conta, aos contatos e à oportunidade a que pertencem.

Toda a equipe vê todos os e-mails e reuniões com clientes na conta e na oportunidade. Quem assume uma conta lê o histórico completo, quem trabalha no epic de entrega vê o que foi prometido, e o gerente que revisa uma oportunidade vê a resposta mais recente sem precisar pedir um encaminhamento.

Segue o registro. Uma conversa assume a visibilidade dos registros aos quais está vinculada. Um e-mail em uma oportunidade que todos no CRM podem ver fica visível para todos no CRM; um e-mail em uma oportunidade privada fica visível para as pessoas dessa oportunidade.
Threads privados. Ative a alternância Privada em qualquer thread no Gambit, e o Jira o mostrará somente para você e para as pessoas que o nível de segurança Private permitir. Por padrão, isso significa o proprietário e os membros de rainbook-admins. O proprietário do thread, ou um administrador do Gambit que consiga abri-lo, pode torná-lo visível novamente.
Mude com um clique. Qualquer pessoa no CRM que possa abrir um thread pode escolher quem o vê (somente eu, a equipe da oportunidade, todos no CRM ou todos que podem ver a conta), com a opção Desfazer. Automático devolve o thread à regra do registro.
Threads ainda sem registro de cliente aguardam na Caixa de entrada, em Threads sem vínculo, onde você pode vinculá-los a um registro ou descartá-los. Escolha Criar conta e contato, Criar contato em <Account> quando a conta do domínio existir, ou Abrir lead quando a pessoa for um lead em aberto. Normalmente, eles ficam visíveis para todos no CRM.
Um domínio compartilhado por duas contas. Um novo e-mail de um domínio usado por mais de uma conta aguarda na Caixa de entrada para que alguém escolha a conta. Adicionar um domínio que outra conta já usa não move os e-mails que já estão vinculados. Use Alterar vínculo na conversa.

No Jira Free, todos no site veem todos os registros; oportunidades privadas e threads privados exigem o Jira Standard ou superior. Consulte Limite do plano do Jira.

Os e-mails capturados são trabalho comum do Jira: você pode pesquisá-los, vinculá-los, gerar relatórios com eles e mantê-los. O Gambit grava os e-mails capturados em silêncio, então a captura não envia nenhuma notificação do Jira a ninguém.

Antes de começar

O Mail Sync exige uma assinatura ativa do Gambit.

Instale Gambit Mail Sync for Jira pelo Atlassian Marketplace no site em que o Gambit é executado e, em seguida, emparelhe os dois aplicativos:

Abra Configurações do Jira › Aplicativos › Gambit Mail Sync. A página mostra um Código de conexão.
No Gambit, abra Configurações › E-mail e confira se ele mostra o mesmo código.
Clique em Conectar.

Se o Gambit não mostrar um código, clique em Emparelhar o Mail Sync e cole a string de emparelhamento que ele fornecer em Emparelhar com o Gambit, na página do Mail Sync.

As caixas de e-mail pertencem a pessoas que usam o Gambit. Caixas compartilhadas, como sales@ ou support@, também podem ser adicionadas.
No plano gratuito (Standard em sites de 1 a 10 usuários), o Mail Sync não tem custo, mas não faz captura, e resumos e rascunhos não são executados. A captura nesse caso vem com o Gambit no Advanced, comprado ou em período de avaliação, quando o Advanced estiver disponível.
Preços e períodos de avaliação estão em Preços e licenciamento.

A captura do Google Workspace é conectada pelo administrador de TI; a captura do Microsoft 365 chegará em breve; contas pessoais do Gmail não são capturadas; a captura está marcada como beta.

Conectar o Google Workspace

O administrador do Google Workspace escolhe uma entre duas configurações. Ambas funcionam hoje.

A TI conecta todos (delegação em todo o domínio). O administrador copia o ID do cliente e a lista de escopos do Gambit da página de administração do Mail Sync para o Console de administração do Google (Segurança › Acesso e controle de dados › Controles de API › Delegação em todo o domínio), clica em Verificar no Gambit e escolhe as caixas de e-mail a capturar. As pessoas não precisam fazer nada.

Cada representante conecta a própria caixa de e-mail. Depois que o administrador marca o Gambit como um aplicativo confiável no Console de administração do Google (Controles de API › Gerenciar o acesso a apps de terceiros) e adiciona a caixa de e-mail de cada pessoa, cada uma abre o Gambit Mail Sync nas configurações pessoais do Jira, clica em Conectar Google e aprova o acesso à própria caixa de e-mail. A página de administração mostra quem já se conectou.

O Gambit solicita ao Google acesso somente leitura ao Gmail e ao Agenda, e nunca envia, move, etiqueta nem exclui seus e-mails.

Escolher caixas de e-mail e histórico

Os administradores escolhem as caixas de e-mail entre os usuários do CRM, no diretório do Google Workspace ou digitando o endereço de uma caixa de entrada compartilhada. Um site pode capturar até 2.000 caixas de e-mail.

Ao adicionar uma caixa de e-mail, o Gambit importa primeiro o histórico recente: os últimos 90 dias por padrão, ou 7, 30, 180 ou 365 dias, se você preferir. Esse histórico inclui apenas e-mails com clientes conhecidos; as conversas que sua equipe iniciar com alguém novo são capturadas a partir de então. Os e-mails mais recentes chegam primeiro, e a página de administração mostra o progresso de cada caixa de e-mail. Depois disso, o Gambit verifica cada caixa de e-mail a cada poucos minutos, e os novos e-mails de clientes aparecem no registro pouco depois de chegarem.

Se você importou o histórico de e-mails do seu CRM anterior, o Gambit continua de onde a importação parou e adiciona as novas respostas às conversas importadas, em vez de criar cópias. Veja Importação.

O que o Gambit captura

Conversas que sua equipe inicia ou das quais participa. Quando alguém da sua equipe inicia uma thread com uma pessoa de fora da sua empresa, ou responde a uma, o Gambit captura a thread, mesmo que essa pessoa ainda não esteja no Gambit. “Alguém da equipe escreveu” significa a cópia enviada da própria pessoa; encaminhar e-mails para o seu endereço pessoal não conta. Quando alguém da equipe responde, até 6 mensagens anteriores dos 30 dias antes vêm junto. Um e-mail novo de saída não tem mensagens anteriores. Um e-mail recebido de alguém novo que ninguém da equipe responde não é capturado, a menos que um administrador ative Capturar todos os e-mails externos. Uma thread com alguém novo fica esperando em Threads não vinculadas. Escolha Criar conta e contato, Criar contato em <Account> quando a conta do domínio existir, ou Abrir lead quando a pessoa for um lead aberto. Os e-mails pessoais que você envia da sua caixa de correio de trabalho são capturados da mesma forma; para deixá-los de fora, use a sua lista de nunca registrar ou o marcador Gambit/Don't log (veja abaixo).
Todo e-mail com um cliente conhecido. Uma mensagem é capturada quando há alguém de fora da sua empresa nela e essa pessoa é um contato ou um lead aberto no Gambit, ou escreve do domínio web de uma das suas contas. Os leads abertos são associados somente pelo e-mail, nunca pelo domínio da empresa. O Gambit associa até 50.000 leads abertos, dos mais recentes aos mais antigos; Configurações › E-mail mostra quantos dos mais antigos não são associados. A thread é capturada e oferece Abrir lead. As respostas da sua equipe são capturadas junto com o restante da thread.
Uma conversa por thread. As mensagens capturadas de uma thread vão para uma única conversa, mesmo que a thread chegue às caixas de correio de vários representantes.
Arquivos de qualquer remetente. Os anexos de clientes e da sua equipe, como propostas, cotações e contratos, são anexados à conversa. O Gambit ignora logotipos de assinaturas de e-mail, imagens pequenas embutidas, duplicatas de um arquivo que já está na thread e arquivos de programa (por exemplo, .exe ou .msi). Um administrador pode escolher Ignorar arquivos enviados pela equipe se você preferir apenas arquivos de clientes.
Imagens embutidas. Gráficos e capturas de tela coladas em um e-mail são capturados e exibidos no próprio lugar.
Reuniões. Eventos da agenda com um cliente conhecido ou um lead aberto se tornam tickets de reunião com horário, link de participação, local e pauta, e ficam atualizados quando o evento muda de horário ou é cancelado. Reuniões organizadas pela equipe com convidados externos também são capturadas, mesmo que os convidados ainda não estejam no Gambit: reuniões que o proprietário da caixa de correio organizou, ou que um colega organizou e o proprietário aceitou ou aceitou provisoriamente. O convite de uma pessoa de fora sem nenhuma parte conhecida não é capturado só porque o proprietário o aceitou. Uma reunião vista em várias agendas é uma única reunião. Reuniões com até 150 participantes são capturadas; reuniões com 151 participantes ou mais e eventos que você recusou não são capturados. Um evento que você marcou como privado na sua agenda se torna uma reunião que só você e as pessoas autorizadas pelo Jira podem abrir: por padrão, o proprietário e os membros de rainbook-admins. No Jira Free e em caixas de correio compartilhadas, os eventos privados não são capturados.
Todo e-mail externo, quando um administrador quiser. Um administrador pode ativar Capturar todos os e-mails externos para capturar também os e-mails de pessoas que ainda não estão no Gambit e que ninguém da sua equipe respondeu, como a primeira consulta de um novo comprador. A opção vem desativada por padrão. Essas threads ficam esperando em Threads não vinculadas, com as mesmas opções para criar registros ou abrir um lead existente.

Arquivos de até 10 MB são capturados por padrão. Um administrador pode definir o limite entre 1 MB e 25 MB (até 10 MB no Jira Free). Um arquivo maior aparece listado na mensagem com “abrir na caixa de correio”. Os arquivos capturados contam para o armazenamento do seu site do Jira e, no Jira Free, a página de administração mostra quanto dos seus 2 GB você já usou.

E-mails com mais de 100 destinatários externos são ignorados, a menos que uma parte conhecida (um contato, o domínio de uma conta ou um lead aberto) esteja na thread, ou que a thread já esteja sendo acompanhada. Exatamente 100 destinatários externos está dentro do limite. Os cabeçalhos de lista de e-mails ainda marcam a mensagem como em massa, a menos que o remetente seja exatamente um contato ou um lead aberto. E-mails apenas internos e qualquer coisa em Spam, Lixo eletrônico, Lixeira ou Rascunhos não são capturados automaticamente.

O que o Gambit deixa de fora

Você decide o que fica de fora, em três níveis:

Sua própria lista de nunca registrar. Adicione endereços ou domínios inteiros nas suas configurações pessoais do Mail Sync do Gambit, como seu contador ou um contato pessoal. Os e-mails com essas pessoas nunca são capturados.
A lista de bloqueio da sua equipe. Os administradores mantêm Endereços bloqueados e Domínios sem captura em todo o site, no Gambit, em Configurações › E-mail.
Uma mensagem ou thread. Se você marcar uma mensagem com Gambit/Don't log no Gmail, ela nunca será capturada. Para que uma thread capturada fique visível só para você e para as pessoas que o nível Privado permite, ative Privada na thread no Gambit: por padrão, o proprietário e os membros de rainbook-admins.

Quando alguém descarta uma thread não vinculada, o remetente é adicionado à lista de bloqueio, e o próximo e-mail dessa pessoa também fica de fora.

Antes de gravar qualquer coisa no Jira, o Gambit substitui números de cartão de pagamento e números do Seguro Social dos EUA (Social Security) no assunto e no texto de cada e-mail capturado, e-mail registrado e reunião. Um número de cartão vira “[card ending 4242 removed]” e um número do Seguro Social vira “[SSN removed]”. O restante da mensagem é mantido exatamente como foi escrito, e números de pedido que apenas parecem números de cartão não são alterados. Os arquivos anexados são armazenados como foram enviados.

O mascaramento está sempre ativo. Os administradores veem a contagem do mês em Configurações › Privacidade e dados, em Números mascarados e armazenamento de arquivos.

Como a IA do Gambit usa seu e-mail

Nos planos pagos, o Gambit lê os e-mails capturados para escrever o resumo do registro, os motivos da saúde, os próximos passos e os rascunhos de resposta. Assim, cada pessoa vê a história da conta sem precisar ler todas as conversas. O Rovo pode usar esses resumos quando alguém que pode ver o registro faz uma pergunta e concordou em relação ao próprio e-mail, ou quando um administrador permitiu. Cada pessoa vê exatamente o que o Jira permite que ela veja. Seu e-mail nunca é usado para treinar modelos de IA. Saiba mais em IA e na Política de Uso de IA.

Pausar, desconectar e desinstalar

Desconectar uma caixa de e-mail ou uma conexão inteira a qualquer momento, na página de administração ou nas suas configurações pessoais. O Gambit exclui os tokens de acesso e revoga o acesso do Google. Reconectar depois não gera duplicatas.
Se uma assinatura expirar, a captura é pausada e a conexão mostra “Pausada: a captura precisa de um plano pago”. As conexões são mantidas por 30 dias, então a captura continua de onde parou quando você renova. Após 30 dias, os tokens são excluídos.
Os e-mails capturados permanecem no Jira. As conversas, as reuniões e os arquivos delas são tickets do Jira, então continuam no seu site mesmo que você desinstale o Gambit Mail Sync ou o Gambit. O Guia do administrador lista o que você mantém e o que é removido na desinstalação.

Mail Sync e outros caminhos de captura

Existe uma barra lateral na minha caixa de entrada? Ainda não. A barra lateral do Gmail chegará em breve com o Gambit Mail Sync. Você não precisa dela: a captura traz os e-mails de clientes por conta própria. Veja Barras laterais.

E se o mesmo e-mail chegar a várias caixas de e-mail conectadas? O Gambit grava cada mensagem uma única vez. Uma troca de mensagens entre um cliente e três dos seus representantes é uma única conversa, e cada mensagem aparece uma vez, independentemente das caixas de e-mail que ela alcançou.

Minha equipe de TI já conectou minha caixa de e-mail. Preciso conectá-la eu mesmo? Não. A captura funciona com uma conexão por caixa de e-mail, e uma caixa conectada por um administrador já está sendo capturada. Suas configurações pessoais continuam sendo o lugar onde você mantém sua lista de nunca registrar.

Minha caixa de e-mail foi conectada pela TI e por mim. Vou receber duplicatas? Não. Uma caixa de e-mail que sua equipe de TI já captura permanece nessa única conexão, então conectá-la você mesmo não acrescenta nada. Além disso, cada mensagem é comparada com tudo o que o Gambit já gravou antes de ser capturada, então uma mensagem nunca é gravada duas vezes.

O Gambit captura Slack, chat do Teams ou gravações de chamadas? Não. O Gambit captura e-mails e reuniões do calendário. Os aplicativos do Jira da própria Atlassian para Slack e Microsoft Teams, e os conectores para Zoom e Gong, trazem esse conteúdo, e as conversas e reuniões do Gambit ficam ao lado dele na conta.