Importação

Mova suas contas, contatos, oportunidades, atividades e histórico de e-mails do Salesforce, HubSpot ou Pipedrive para o Gambit, com uma simulação antes, um relatório completo depois e a opção de desfazer por 14 dias.

Como a importação funciona

A importação é executada em Configurações › Importar, em um assistente guiado. Seus arquivos de exportação são lidos no navegador e gravados no seu site do Jira como tickets do Gambit. Importações grandes e históricos mais antigos ficam no armazenamento do Gambit na nuvem da Atlassian, para o seu site. Nada sai da Atlassian.

1. Origem e arquivos. Escolha Salesforce, HubSpot, Pipedrive ou outro CSV e solte seus arquivos de exportação. O Gambit reconhece cada objeto e mostra a contagem de linhas e os intervalos de datas.
2. Usuários. O Gambit associa os proprietários do seu CRM antigo a usuários do Jira por e-mail e, depois, por nome. Quem não tem correspondência fica sem proprietário, em Sem proprietário, e o registro mantém o nome do proprietário anterior. Seus representantes abrem essa lista e assumem os registros que são deles, ou você escolhe agora uma pessoa como proprietária. Se um arquivo não tem coluna de proprietário, ou deixa alguns proprietários em branco, o Gambit pergunta quem é o proprietário desses registros: por padrão, você. Um proprietário citado no arquivo que não está neste site sempre fica aguardando nessa lista. Se o seu site não permite tickets não atribuídos, o Jira atribui os registros sem proprietário ao líder do espaço. Para mantê-los nessa lista, ative Permitir tickets não atribuídos em Configurações do Jira › Sistema › Configuração geral antes de começar.
3. Objetos. Confirme para onde vai cada objeto e até quando no passado trazer o histórico.
4. Campos. Confira o mapeamento de campos proposto (veja abaixo).
5. Simulação. O Gambit encontra duplicatas e verifica todas as linhas. Nada é gravado.
6. Revisão. Leia o relatório da simulação, ajuste e execute de novo quantas vezes quiser. Depois, clique em Iniciar importação.
7. Execução. Acompanhe o andamento por fase, com uma estimativa. Você pode pausar e retomar.
8. Relatório. Veja exatamente o que foi criado, atualizado, mesclado e ignorado.

Para executar uma importação, você precisa ser membro de rainbook-admins, porque a importação lê e altera registros em todo o site. Criar um novo campo do Jira pelo assistente também exige um administrador do Jira.

Exporte do seu CRM antigo

Planilhas de até 100 MB são lidas diretamente. Para uma planilha maior, salve cada aba como um arquivo CSV (no Excel: Arquivo › Salvar como › CSV UTF-8) e envie os arquivos CSV no lugar dela. Se um arquivo ultrapassar o tamanho aceito pelo Gambit, o assistente informa o limite antes de qualquer coisa começar.

O histórico de e-mails vem com as exportações do Salesforce e do HubSpot. No Pipedrive, traga os e-mails com o Gambit Mail Sync depois de conectar suas caixas de correio.

Mapeie seus campos

Cada coluna mostra seu tipo, o quanto está preenchida, cinco valores de exemplo e o destino sugerido pelo Gambit. As predefinições do Salesforce, do HubSpot e do Pipedrive mapeiam as colunas padrão para você. Você ajusta o que sobrar.

• Envie uma coluna para qualquer campo do tipo de ticket de destino, para um campo do Gambit ou crie um novo campo do Jira pelo assistente.
• Mantenha como dados extras no registro as colunas de que você não precisa como campos, ou ignore-as.
• Mapeie valores de listas de seleção, fases de oportunidades para os status do seu pipeline, proprietários para usuários do Jira, países e moedas.
• Limpe os valores durante a importação: remova espaços extras, separe nomes completos, normalize números de telefone e leia datas no formato e no fuso horário da origem.

Seu mapeamento é salvo, então a próxima importação da mesma origem começa de onde você parou.

Simulação, duplicatas e Desfazer

A simulação compara seus arquivos com o que já existe no Jira, com importações anteriores e com eles mesmos:

• Registros que você já importou são atualizados, não duplicados. Por padrão, o Gambit preenche os campos vazios. Você pode optar por sobrescrever. Linhas sem alterações são informadas como inalteradas e não são tocadas.
• Contas que correspondem por domínio, ou por nome da empresa e país, são mescladas à conta existente.
• Contatos que correspondem por endereço de e-mail, ou por nome e conta, são mesclados.
• Oportunidades que correspondem por nome, conta e data de fechamento são ignoradas.
• E-mails que já estão no Gambit são ignorados.
• Duplicatas dentro do seu arquivo viram um único registro.
• Correspondências incertas são listadas para você decidir.

A mesclagem apenas preenche. Ela nunca exclui nada. Nos planos pagos, a IA do Gambit ajuda a resolver correspondências feitas apenas pelo nome.

Desfazer importação fica disponível por 14 dias após a conclusão de uma importação. Ela remove o que a importação criou e mantém qualquer registro que alguém tenha alterado desde então, a menos que você marque a opção de remover esses também. Ela lista os campos mesclados que não foram revertidos.

Se você excluir no Jira um registro importado enquanto uma importação pausada aguarda para ser retomada, o Gambit não o recria por 7 dias. Para recuperá-lo antes, desfaça a importação e importe de novo.

O que é movido

Um contato vira um ticket de contato quando está em uma oportunidade aberta, tem atividade nos últimos 180 dias (você pode escolher de 30 a 730 dias), corresponde a um filtro que você escolher, ou é o único contato de uma conta com oportunidade aberta ou receita. Todas as outras pessoas ficam no diretório de pessoas e viram contato assim que enviam um e-mail para você ou entram em uma oportunidade.

Números de cartão e números do Social Security dos EUA em notas, atividades e e-mails são mascarados no seu navegador antes de qualquer gravação: um número de cartão vira “[card ending 4242 removed]” e um número do Social Security vira “[SSN removed]”. Todo o resto é importado exatamente como está na origem.

Histórico de e-mails, anexos e histórico mais antigo

• E-mails dos últimos 90 dias se tornam tickets de conversa, um por thread, com cada mensagem como um comentário encabeçado pelo remetente, pelos destinatários e pelo horário de envio. Cada thread segue a visibilidade dos registros aos quais está vinculado. Threads sem registro correspondente ficam visíveis para todos no seu CRM, ou privados para você se você ativar Tornar privadas as threads não vinculadas.
• Anexos de e-mail ainda não são importados. O Gambit Mail Sync captura os anexos dos novos e-mails depois que suas caixas de correio são conectadas.
• E-mails, atividades e notas mais antigos ficam guardados como Histórico importado no armazenamento do Gambit para o seu site na nuvem da Atlassian, não nos seus tickets do Jira. O cronograma de uma conta ou oportunidade lista os e-mails mais antigos como “Histórico importado (n itens)”, e somente as pessoas autorizadas a ver um e-mail podem abri-lo. Ao ser aberto, o e-mail vira um ticket de conversa, que depois permanece no Jira como qualquer outro.
• Salve o histórico importado antes de desinstalar. Ele não faz parte do seu backup do Jira, e restaurar a cópia noturna do Arquivo do Gambit não o traz de volta. A desinstalação o remove junto com o restante do armazenamento do Gambit após o período de recuperação da Atlassian; uma reinstalação solicitada em até 21 dias pode ser reconectada a ele. Para guardar uma cópia, os membros de rainbook-admins escolhem Baixar histórico ao lado de uma importação concluída em Configurações › Importar. Essa opção salva o histórico dessa importação, inclusive atividades e notas mais antigas, em arquivos ZIP.
• As datas e os autores originais são mantidos. O Jira não permite alterar retroativamente a data de criação dos tickets, então cada registro importado traz a data de criação original no campo Original created, e cada comentário importado começa com um cabeçalho “Imported” que informa o autor e o horário originais. Os relatórios do Gambit usam as datas originais.

Quando você conecta suas caixas de correio depois, o Gambit Mail Sync começa de onde o histórico importado termina e adiciona as novas respostas aos threads importados, sem duplicatas. Veja Mail Sync.

Depois de uma importação, o Mail Sync processa os threads e as reuniões importados em segundo plano, normalmente em poucas horas. Se você desinstalar e reinstalar o Mail Sync antes de ele terminar, uma resposta a um thread que ele ainda não havia alcançado inicia uma nova conversa.

Pausar, retomar e importações grandes

• Pode fechar sem problema. Feche a aba quando quiser. Quando você voltar para Configurações › Importar, a execução estará esperando e será retomada sem enviar seus arquivos de novo. Se o armazenamento do navegador tiver sido limpo, selecione os mesmos arquivos outra vez e o Gambit verifica se eles correspondem.
• Outro navegador. Uma importação pausada continua no navegador que a iniciou. Em outro navegador, escolha os mesmos arquivos novamente para continuar.
• Uma execução por vez. Uma segunda aba ou outro administrador vê “Outra janela está executando esta importação.”
• Pausar e Cancelar. Pausar interrompe a importação após o lote atual. Cancelar interrompe e oferece Desfazer.
• Limites do Jira. Se o Jira pedir que o Gambit reduza o ritmo, a importação espera e continua por conta própria, e a execução mostra “O Jira está limitando este site, então a importação aguarda e continua por conta própria”.
• Automação do Jira. Antes da execução, a etapa de revisão lista as regras da Automação do Jira que podem ser disparadas a cada novo ticket e recomenda pausá-las. Cada execução dessas regras usa suas etapas de Automação, então a etapa de revisão mostra o custo: informe quantas regras são disparadas na criação e ela mostra as etapas esperadas.

O relatório de importação

Para cada objeto, o relatório mostra as linhas lidas e os registros criados, atualizados, mesclados, inalterados, ignorados (com o motivo), com falha (com o erro do Jira) e enviados ao diretório de pessoas. Ele concilia, por moeda e até o centavo, o seu pipeline aberto e as oportunidades ganhas dos últimos 12 meses com a sua origem, e lista os registros que ficaram sem conta ou sem registro pai. Baixe-o em CSV. Cada importação é registrada no histórico de atividades do Gambit, com o nome de quem a executou e as contagens.

Importar no Jira Free

As importações no Jira Free funcionam da mesma forma e criam os mesmos registros; quem pode vê-los depende do limite único do plano.

Execute de novo para trazer as alterações

Você pode fazer uma importação de teste, continuar trabalhando no CRM anterior por uma semana e depois importar de novo. A segunda execução atualiza os registros que identificou da última vez e adiciona o que for novo, para que a migração aconteça com tranquilidade.

Importar do Salesforce, HubSpot e Pipedrive

Toda importação começa com arquivos exportados. Exporte do Salesforce, do HubSpot ou do Pipedrive como mostra a tabela em Exportar do seu CRM antigo. O assistente, a simulação e o relatório funcionam da mesma forma para cada um. Para trazer o que mudou desde então, exporte novamente e execute a importação outra vez.