Backup e exportação

Faça backup do Gambit com o backup do Jira que você já usa.

Suas oportunidades, contas, contatos, Conversas e Reuniões são tickets do Jira, e toda noite o Gambit copia o restante dos dados dele também para o Jira. Os backups que você já faz cobrem o Gambit, você pode baixar qualquer cópia e pode restaurar o Gambit depois de uma reinstalação ou em um site restaurado a partir de um backup. Qualquer pessoa também pode exportar os registros que consegue ver como planilhas.

Como o backup do Jira inclui o Gambit

Os registros do Gambit são tickets do Jira, portanto o backup do Jira os guarda com seus campos, comentários e anexos.

Toda noite às 2h no fuso horário do seu site, o Gambit anexa uma cópia de tudo o mais que ele mantém ao ticket Gambit Archive no seu espaço de CRM: configurações, visualizações salvas, o índice de pessoas, o histórico de atividades, resultados de IA, relatórios salvos e registros de importação. O índice de e-mails não está na cópia: o Gambit o reconstrói a partir do Jira. O histórico importado de outro CRM também não está na cópia, então salve-o antes de desinstalar (consulte Antes de desinstalar). Um backup do Jira que inclui anexos, portanto, inclui o Gambit, exceto o histórico importado. Nos planos pagos do Jira, somente membros de rainbook-admins podem abrir o ticket Gambit Archive; no Jira Free, devido à única limitação desse plano, qualquer pessoa do site pode. O conteúdo de oportunidades e conversas privadas fica nos tickets do Jira correspondentes, então seu backup do Jira o guarda sob as permissões do próprio Jira. Em ambos os casos, o ticket de arquivo não aparece nos seus quadros e filtros.

Cópias que o Gambit mantém

O Gambit mantém 7 cópias diárias, 4 cópias semanais (aos domingos) e 12 cópias mensais (no primeiro dia de cada mês): cerca de um ano de histórico. Cada nova cópia é verificada parte por parte antes de uma mais antiga ser removida, de modo que a cópia completa mais recente esteja sempre disponível.

No Jira Free, o Gambit mantém somente a cópia mais recente, para deixar espaço nos 2 GB de armazenamento de arquivos do seu site. A cópia anterior é removida depois que a nova é verificada.

Sites em que as cópias são mantidas para download

Em sites em que os anexos do Jira estão desativados ou limitados a arquivos com menos de 5 MB, o Gambit mantém cada cópia noturna para que membros de rainbook-admins a baixem por 30 dias, ou por 7 dias em sites em que o Forge Object Store não está disponível.

Configurações › Exportação e backups, em Cópias noturnas, mostra quando cada cópia expira. Baixe as cópias que você quer guardar para os seus próprios backups antes que expirem.

Baixar uma cópia ou fazer uma agora

Membros de rainbook-admins abrem Configurações › Exportação e backups e consultam Cópias noturnas para ver todas as cópias e quando cada uma foi feita.

Escolha Baixar ao lado de uma cópia para salvar as partes dela. O Gambit verifica cada parte com a impressão digital da cópia antes de você salvá-la, então um arquivo danificado nunca é mantido. O navegador salva cada parte com um clique separado.
Se a cópia de hoje ainda não foi feita (a configuração inicial acabou de terminar ou a cópia de ontem à noite não foi concluída), escolha Fazer uma cópia agora para fazer uma imediatamente. Ela é verificada e mantida como uma cópia noturna. Depois que a cópia de hoje é feita, o botão fica indisponível até amanhã.

Restaurar o Gambit depois de uma reinstalação

Se você reinstalar o Gambit em até 21 dias depois de desinstalá-lo, envie um e-mail para support@gambit.humanr.ai antes de executar a configuração inicial: podemos pedir à Atlassian que reconecte os dados anteriores do Gambit à nova instalação. Depois desse prazo, ou em um novo site restaurado a partir do seu backup do Jira, restaure a partir do Gambit Archive antes de executar a configuração inicial:

Abra Configurações do Jira › Aplicativos › Gambit. O Gambit encontra a cópia mais recente no ticket Gambit Archive e oferece Restaurar esta cópia. A configuração inicial espera até você restaurar ou escolher Configurar sem restaurar.
Escolha Restaurar esta cópia. Se a cópia foi feita em outro site, como o site de onde seu backup veio, o Gambit informa o nome dele e pergunta antes de restaurar.
Quando a restauração terminar, execute a configuração inicial novamente.
Escolha Preencher os campos para preencher de novo Account, People, Revenue impact e Health nos seus tickets. Termina mais rápido se você mantiver a página aberta; se você sair, o Gambit continua em segundo plano.
Atualize os filtros salvos e os gadgets de painel que o Gambit lista, para que usem os novos campos.

O Gambit reconstrói sozinho seus relatórios e a pesquisa de e-mails a partir do Jira. Se você apagou os dados pessoais de alguém depois que a cópia foi feita, apague-os novamente quando a restauração terminar.

Restaurar a partir de uma cópia baixada

Se o seu site mantém cópias para download (sites com anexos do Jira desativados), abra Configurações do Jira › Aplicativos › Gambit antes da configuração inicial, escolha Vai mover o Gambit a partir de uma cópia baixada? e selecione os arquivos da cópia mais recente. Se for uma cópia diária, selecione também as cópias diárias anteriores a ela, até a cópia de domingo ou do primeiro dia do mês mais recente, para que o histórico de atividades volte completo. O Gambit verifica todos os arquivos antes de restaurar qualquer coisa e pergunta antes de continuar se faltar algum dia. Depois, siga os passos 3 a 5 acima.

Exportar seus registros

Abra Configurações › Exportação e backups, selecione os tipos de registro de que você precisa, como oportunidades, contas, contatos e conversas, e salve-os como arquivos CSV que abrem no Excel, no Google Sheets ou no Numbers, ou como uma pasta de trabalho do Excel com uma planilha para cada tipo de registro. Qualquer pessoa pode exportar os registros que consegue ver.

As conversas vêm com as mensagens: remetente, destinatários, cópias, data de envio e o corpo em texto simples.
Os nomes das colunas continuam os mesmos de uma exportação para a outra. Assim, você pode importar um arquivo de novo em Configurações › Importar sem ajustar o mapeamento.
O texto que uma planilha executaria como fórmula é salvo como texto simples, então todos os arquivos são seguros para abrir.
Exportações com mais de 200.000 linhas são salvas como arquivos CSV em partes de até 200.000 linhas, mesmo que você tenha escolhido Excel. Salve cada parte com um clique assim que ela estiver pronta. Se você fechar a página, abra Configurações › Exportação e backups novamente e a exportação continuará a partir da próxima parte.

Baixar todos os dados

Os membros de rainbook-admins podem baixar tudo o que o Gambit guarda fora dos seus tickets com Baixar todos os dados em Configurações › Exportação e backups, em Cópias noturnas: configurações, visualizações salvas, o índice de pessoas, o índice de e-mails, o histórico de atividades e o trabalho em andamento da IA. O índice de e-mails segue o seu próprio acesso: as conversas que você não pode abrir ficam de fora e são contabilizadas. O navegador grava os arquivos e você salva cada parte com um clique; o Gambit não armazena nada. Use esse recurso para seus próprios registros ou para levar os dados a outra ferramenta. Para recuperar o Gambit, restaure uma cópia noturna: o Gambit não restaura a partir desse download. O histórico importado de outro CRM não está nesse download: salve-o com Baixar histórico em Configurações › Importar.

Histórico de atividades arquivado

O histórico de atividades mostra quem fez o quê no Gambit e quando. Os últimos 13 meses podem ser pesquisados em Configurações › Histórico de atividades. Os meses mais antigos são arquivados em arquivos mensais que você pode baixar na mesma página, e eles nunca são excluídos. Quando você apaga os dados pessoais de uma pessoa, o Gambit os remove dos meses arquivados também.

Antes de desinstalar

Desinstalar o Gambit não exclui nada no Jira: seus tickets e o ticket Gambit Archive com as respectivas cópias permanecem. Em sites que mantêm cópias para download (com os anexos do Jira desativados), essas cópias vão embora junto com o armazenamento do Gambit. Por isso, baixe antes a cópia mais recente em Configurações › Exportação e backups, em Cópias noturnas. O histórico importado de outro CRM é perdido com o armazenamento do Gambit em todos os sites, então os membros do rainbook-admins devem primeiro salvar o histórico de cada importação com Baixar histórico, ao lado da importação em Configurações › Importar.

Por quanto tempo o Gambit guarda os dados

Consulte Retenção de dados para ver cada tipo de dado que o Gambit guarda, onde ele fica armazenado e por quanto tempo.