Copia de seguridad y exportación

Haz una copia de seguridad de Gambit con la copia de seguridad de Jira que ya utilizas.

Tus oportunidades, cuentas, contactos, conversaciones y reuniones son actividades de Jira, y cada noche Gambit copia también en Jira el resto de sus datos. Las copias de seguridad que ya haces incluyen Gambit, puedes descargar cualquier copia y puedes recuperar Gambit después de una reinstalación o en un sitio restaurado a partir de una copia de seguridad. Además, cualquier persona puede exportar como hojas de cálculo los registros que puede ver.

Cómo incluye tu copia de seguridad de Jira a Gambit

Los registros de Gambit son actividades de Jira, así que tu copia de seguridad de Jira los contiene con sus campos, comentarios y archivos adjuntos.

Cada noche a las 2:00, en la zona horaria de tu sitio, Gambit adjunta una copia de todo lo demás que almacena a la actividad Gambit Archive de tu espacio de CRM: configuración, vistas guardadas, el índice de personas, el historial de actividad, los resultados de IA, los informes guardados y los registros de importación. El índice de correo electrónico no se incluye en la copia: Gambit lo reconstruye a partir de Jira. El historial importado de otro CRM tampoco está en la copia, así que guárdalo antes de desinstalar (consulta Antes de desinstalar). Por tanto, una copia de seguridad de Jira que incluya archivos adjuntos incluye Gambit, salvo el historial importado. En los planes de pago de Jira, solo los miembros de rainbook-admins pueden abrir la actividad Gambit Archive; en Jira Free, debido a su límite de un plan, puede abrirla cualquier persona del sitio. El contenido de las oportunidades y los hilos privados se encuentra en sus actividades de Jira, de modo que tu copia de seguridad de Jira lo conserva con los permisos propios de Jira. En ambos casos, la actividad del archivo no aparece en tus tableros ni en tus filtros.

Copias que conserva Gambit

Gambit conserva 7 copias diarias, 4 copias semanales (los domingos) y 12 copias mensuales (el día 1 de cada mes): aproximadamente un año de historial. Cada copia nueva se comprueba parte por parte antes de eliminar una más antigua, de modo que siempre se conserva la copia completa más reciente.

En Jira Free, Gambit conserva solo la copia más reciente, para dejar espacio en los 2 GB de almacenamiento de archivos de tu sitio. La copia anterior se elimina cuando se ha comprobado la nueva.

Sitios en los que las copias se conservan para descargarlas

En los sitios donde los archivos adjuntos de Jira están desactivados o limitados a archivos de menos de 5 MB, Gambit conserva cada copia nocturna durante 30 días para que los miembros de rainbook-admins puedan descargarla, o durante 7 días en los sitios donde Forge Object Store no está disponible.

En Configuración › Exportación y copias de seguridad, en Copias nocturnas, puedes ver cuándo caduca cada copia. Descarga a tus propias copias de seguridad las copias que quieras conservar antes de que caduquen.

Descargar una copia o crear una ahora

Los miembros de rainbook-admins abren Configuración › Exportación y copias de seguridad y consultan Copias nocturnas para ver todas las copias y cuándo se hizo cada una.

Elige Descargar junto a una copia para guardar sus partes. Gambit comprueba cada parte con la huella de la copia antes de que la guardes, por lo que nunca se conserva un archivo dañado. El navegador guarda cada parte por separado, con un clic para cada una.
Si todavía no se ha hecho la copia de hoy (porque la configuración inicial acaba de terminar o porque la copia de anoche no finalizó), elige Hacer una copia ahora para crear una de inmediato. Se comprueba y se conserva igual que una copia nocturna. Cuando ya existe la copia de hoy, el botón no vuelve a estar disponible hasta mañana.

Restaurar Gambit después de una reinstalación

Si reinstalas Gambit en los 21 días siguientes a desinstalarlo, escribe a support@gambit.humanr.ai antes de ejecutar la configuración inicial: podemos pedir a Atlassian que vuelva a conectar tus datos anteriores de Gambit con la nueva instalación. Pasado ese plazo, o en un sitio nuevo restaurado a partir de tu copia de seguridad de Jira, restaura desde Gambit Archive antes de ejecutar la configuración inicial:

Abre Configuración de Jira › Aplicaciones › Gambit. Gambit busca la copia más reciente en la actividad Gambit Archive y te ofrece Restaurar esta copia. La configuración inicial espera hasta que restaures o elijas Configurar sin restaurar.
Elige Restaurar esta copia. Si la copia se hizo en otro sitio, por ejemplo el sitio del que procede tu copia de seguridad, Gambit indica cuál es y te pregunta antes de restaurar.
Cuando termine la restauración, vuelve a ejecutar la configuración inicial.
Pulsa Rellenar los campos para volver a rellenar Account, People, Revenue impact y Health en tus actividades. Termina antes si mantienes la página abierta; si te vas, Gambit continúa en segundo plano.
Actualiza los filtros guardados y los gadgets de panel que indica Gambit para que usen los campos nuevos.

Gambit reconstruye por sí solo sus informes y la búsqueda de correo a partir de Jira. Si eliminaste los datos personales de alguna persona después de hacer la copia, vuelve a eliminarlos cuando termine la restauración.

Restaurar desde una copia descargada

Si tu sitio conserva las copias para descargarlas (sitios con los archivos adjuntos de Jira desactivados), abre Configuración de Jira › Aplicaciones › Gambit antes de la configuración inicial, elige ¿Vas a trasladar Gambit desde una copia descargada? y selecciona los archivos de la copia más reciente. Si es una copia diaria, selecciona también las copias diarias anteriores, hasta la copia del domingo o del día 1 del mes más reciente, para que el historial de actividad se recupere completo. Gambit comprueba todos los archivos antes de restaurar nada y, si falta algún día, te pregunta antes de continuar. Después, sigue los pasos del 3 al 5 anteriores.

Exportar tus registros

Abre Configuración › Exportación y copias de seguridad, elige los tipos de registro que necesites, como oportunidades, cuentas, contactos y conversaciones, y guárdalos como archivos CSV que se abren en Excel, Google Sheets o Numbers, o como un único libro de Excel con una hoja para cada tipo de registro. Cualquier persona puede exportar los registros que puede ver.

Las conversaciones incluyen sus mensajes: remitente, destinatarios, copias, fecha de envío y el cuerpo en texto sin formato.
Los nombres de las columnas son los mismos de una exportación a otra, así que puedes volver a importar un archivo desde Configuración › Importar sin editar la asignación.
El texto que una hoja de cálculo ejecutaría como fórmula se guarda como texto sin formato, por lo que se puede abrir cualquier archivo con seguridad.
Las exportaciones de más de 200.000 filas se guardan como archivos CSV en partes de hasta 200.000 filas, incluso si has elegido Excel. Guarda cada parte con un clic en cuanto esté lista. Si cierras la página, vuelve a abrir Configuración › Exportación y copias de seguridad y la exportación continúa desde la siguiente parte.

Descargar todos los datos

Los miembros de rainbook-admins pueden descargar todo lo que Gambit guarda fuera de tus actividades con Descargar todos los datos en Configuración › Exportación y copias de seguridad, en Copias nocturnas: la configuración, las vistas guardadas, el índice de personas, el índice de correos, el historial de actividad y el trabajo de IA en curso. El índice de correos respeta tu propio acceso: los hilos que no puedes abrir se dejan fuera y se cuentan. Tu navegador genera los archivos y tú guardas cada parte con un clic; Gambit no almacena nada. Úsalo para tus propios registros o para llevar los datos a otra herramienta. Para recuperar Gambit, restaura una copia nocturna: Gambit no se restaura a partir de esta descarga. El historial importado de otro CRM no está en esta descarga: guárdalo con Descargar historial en Configuración › Importar.

Historial de actividad archivado

El historial de actividad muestra quién hizo qué en Gambit y cuándo. Puedes buscar en los últimos 13 meses en Configuración › Historial de actividad. Los meses anteriores se archivan como archivos mensuales que puedes descargar desde la misma página y que nunca se eliminan. Cuando eliminas los datos personales de una persona, Gambit los quita también de los meses archivados.

Antes de desinstalar

Desinstalar Gambit no elimina nada en Jira: tus actividades y la actividad Gambit Archive con sus copias se conservan. En los sitios que guardan copias para descargar (con los archivos adjuntos de Jira desactivados), esas copias desaparecen con el almacenamiento de Gambit, así que descarga antes la copia más reciente desde Configuración › Exportación y copias de seguridad, en Copias nocturnas. El historial importado de otro CRM se elimina con el almacenamiento de Gambit en todos los sitios, así que los miembros de rainbook-admins deben guardar primero el historial de cada importación con Descargar historial, junto a la importación, en Configuración › Importar.

Cuánto tiempo conserva Gambit los datos

Consulta Conservación de datos para ver todos los tipos de datos que conserva Gambit, dónde se almacenan y durante cuánto tiempo.