Gambit

バックアップとエクスポート

すでにお使いの Jira バックアップで Gambit をバックアップできます。

商談、取引先、取引先責任者、会話、ミーティングは Jira の作業項目です。さらに Gambit は毎晩、残りのデータも Jira にコピーします。このため、通常のバックアップで Gambit も保護され、どのコピーでもダウンロードできます。再インストール後や、バックアップから復元したサイトでは、Gambit を元に戻せます。また、誰でも自分が閲覧できるレコードをスプレッドシートとしてエクスポートできます。

Jira バックアップに Gambit が含まれる仕組み

Gambit のレコードは Jira の作業項目です。そのため、Jira バックアップにはフィールド、コメント、添付ファイルも含めて保存されます。

Gambit は毎晩、サイトのタイムゾーンで 2:00 に、残りのすべてのデータのコピーを CRM スペースの Gambit Archive 作業項目に添付します。対象は、設定、保存済みビュー、人物インデックス、アクティビティ履歴、AI の結果、保存済みレポート、インポート記録です。メール インデックスはコピーに含まれません。Gambit が Jira から再構築します。他の CRM からインポートした履歴もコピーに含まれないため、アンインストールする前に保存してください (アンインストールする前に を参照)。したがって、添付ファイルを含む Jira バックアップには、インポートした履歴を除き、Gambit も含まれます。有料の Jira プランでは、rainbook-admins のメンバーだけが Gambit Archive 作業項目を開けます。Jira Free では、唯一のプラン制限により、サイトのユーザー全員が開けます。非公開の商談とスレッドの内容は Jira の作業項目にあるため、Jira バックアップには Jira 自体の権限のもとで保存されます。アーカイブ項目は、どちらの場合もボードやフィルターには表示されません。

Gambit が保持するコピー

Gambit は、日次コピーを 7 件、週次コピー(日曜日)を 4 件、月次コピー(毎月 1 日)を 12 件保持します。合計で約 1 年分の履歴です。新しいコピーは、古いコピーを削除する前にパートごとに検証されるため、完全な最新のコピーが常に残ります。

Jira Free では、サイトの 2 GB のファイル ストレージに余裕を残すため、Gambit は最新のコピーだけを保持します。以前のコピーは、新しいコピーの検証後に削除されます。

コピーをダウンロード用に保持するサイト

Jira の添付ファイルが無効になっているサイトや、5 MB 未満のファイルに制限されているサイトでは、Gambit は毎晩のコピーを 30 日間保持し、rainbook-admins のメンバーがダウンロードできます。Forge Object Store を利用できないサイトでは 7 日間です。

設定 › エクスポートとバックアップの夜間コピーに、各コピーの有効期限が表示されます。保持したいコピーは、期限が切れる前にダウンロードして、ご自身のバックアップに保存してください。

コピーをダウンロードする、またはすぐに作成する

rainbook-admins のメンバーは、設定 › エクスポートとバックアップを開き、夜間コピーで、すべてのコピーと作成日時を確認できます。

  • コピーの横にある [ダウンロード] を選択すると、そのコピーの各パートを保存できます。保存前に、Gambit が各パートをコピーのフィンガープリントと照合するため、破損したファイルが保存されることはありません。ブラウザーには、クリックのたびに 1 パートずつ保存されます。
  • 今日のコピーがまだ作成されていない場合(セットアップが完了した直後や、昨夜のコピーが完了しなかった場合)は、[今すぐコピーを作成] を選択すると、すぐにコピーを作成できます。このコピーは、夜間コピーと同様に検証され、保持されます。今日のコピーが作成されると、ボタンは翌日まで使用できません。

再インストール後に Gambit を復元する

Gambit をアンインストールしてから 21 日以内に再インストールする場合は、セットアップを実行する前に support@gambit.humanr.ai にメールでご連絡ください。以前の Gambit のデータを新しいインストールに再接続するよう、Atlassian に依頼できます。それ以降の場合や、Jira バックアップから復元した新しいサイトでは、セットアップを実行する前に Gambit Archive から復元します。

  1. Jira の [設定] › [アプリ] › Gambit を開きます。Gambit が Gambit Archive 作業項目から最新のコピーを見つけ、[このコピーを復元] を表示します。セットアップは、復元するか [復元せずにセットアップ] を選択するまで待機します。
  2. [このコピーを復元] を選択します。コピーが別のサイト(バックアップ元のサイトなど)で作成された場合は、Gambit がそのサイトの名前を表示し、復元前に確認します。
  3. 復元が完了したら、もう一度セットアップを実行します。
  4. [フィールドを入力] を押して、作業項目の Account、People、Revenue impact、Health を再入力します。ページを開いたままにすると最も早く完了します。ページを離れても、Gambit はバックグラウンドで処理を続けます。
  5. Gambit が一覧表示する保存済みフィルターとダッシュボード ガジェットを更新して、新しいフィールドを使用するようにします。

レポートとメール検索は、Gambit が Jira から自動的に再構築します。コピーの作成後に誰かの個人データを消去していた場合は、復元の完了後にもう一度消去してください。

ダウンロードしたコピーから復元する

サイトがダウンロード用にコピーを保持している場合(Jira の添付ファイルが無効なサイト)は、セットアップの前に Jira の [設定] › [アプリ] › Gambit を開き、[ダウンロードしたコピーから Gambit を移行しますか?] を選択して、最新のコピーのファイルを選択します。日次コピーの場合は、アクティビティ履歴を完全に復元するため、その前の日次コピーも、直近の日曜日または毎月 1 日のコピーまで選択します。Gambit は、復元の前にすべてのファイルを検証し、欠けている日がある場合は、続行する前に確認します。その後、上記の手順 3 から 5 に進みます。

レコードをエクスポートする

[設定] › [エクスポートとバックアップ] を開き、必要なレコードの種類(商談、取引先、取引先責任者、会話など)を選択します。Excel、Google Sheets、Numbers で開ける CSV ファイルとして保存するか、レコードの種類ごとにシートを分けた 1 つの Excel ブックとして保存できます。誰でも、自分が閲覧できるレコードをエクスポートできます。

  • 会話は、メッセージも含めてエクスポートされます。送信者、受信者、CC、送信日、プレーンテキストの本文が含まれます。
  • 列名はエクスポートのたびに変わりません。そのため、ファイルは [設定] › [インポート] からマッピングを編集せずに再度取り込めます。
  • スプレッドシートで数式として実行されてしまうテキストは、プレーンテキストとして保存されます。そのため、どのファイルも安全に開けます。
  • 200,000 行を超えるエクスポートは、Excel を選択した場合でも、最大 200,000 行ごとのパートに分けた CSV ファイルとして保存されます。各パートは、準備ができ次第、クリックして保存してください。ページを閉じた場合は、もう一度 [設定] › [エクスポートとバックアップ] を開くと、次のパートからエクスポートが再開されます。

すべてのデータをダウンロード

rainbook-admins のメンバーは、[設定] › [エクスポートとバックアップ] の [夜間コピー] にある [すべてのデータをダウンロード] で、作業項目以外に Gambit が保持しているすべてのデータをダウンロードできます。対象は、設定、保存済みビュー、人物インデックス、メールのインデックス、アクティビティ履歴、進行中の AI の作業です。メールのインデックスは、ご自身のアクセス権に従います。開けないスレッドは含まれず、その件数が表示されます。ファイルはブラウザーが書き出し、各パートはクリックして保存します。Gambit が保存するものはありません。ご自身の記録や、別のツールへのデータ移行にご利用ください。Gambit を元の状態に戻すには、夜間コピーから復元します。Gambit は、このダウンロードからは復元できません。他の CRM からインポートした履歴は、このダウンロードには含まれません。履歴をダウンロード で保存してください。この操作は 設定 › インポート で行います。

アーカイブされたアクティビティ履歴

アクティビティ履歴には、Gambit で誰がいつ何をしたかが記録されます。直近 13 か月分は 設定 › アクティビティ履歴 で検索できます。それより前の月は月単位のファイルとしてアーカイブされ、同じページからダウンロードできます。これらのファイルが削除されることはありません。個人データを消去した場合、Gambit はアーカイブされた月からもそのデータを削除します。

アンインストールする前に

Gambit をアンインストールしても、Jira 内のものは何も削除されません。作業項目と、コピーを含む Gambit Archive 作業項目は残ります。 ダウンロード用にコピーを保持しているサイト(Jira の添付ファイルが無効なサイト)では、そのコピーは Gambit のストレージと一緒に削除されます。先に 設定 › エクスポートとバックアップ の 夜間コピー から、最新のコピーをダウンロードしてください。他の CRM からインポートした履歴は、どのサイトでも Gambit のストレージとともに削除されます。そのため、rainbook-admins のメンバーは先に 履歴をダウンロード で各インポートの履歴を保存してください。この操作は 設定 › インポート の各インポートの横から行います。

Gambit がデータを保持する期間

Gambit が保持するすべての種類のデータと、その保存場所および保持期間については、データ保持をご覧ください。