Gambit

Backup und Export

Sichern Sie Gambit mit dem Jira-Backup, das Sie bereits verwenden.

Ihre Deals, Accounts, Kontakte, Konversationen und Meetings sind Jira-Vorgänge. Außerdem kopiert Gambit jede Nacht alle übrigen Daten ebenfalls in Jira. Die Backups, die Sie ohnehin erstellen, decken damit Gambit ab. Sie können jede Kopie herunterladen und Gambit nach einer Neuinstallation oder auf einer aus einem Backup wiederhergestellten Site zurückholen. Alle Benutzer können außerdem die Datensätze, die sie sehen können, als Tabellen exportieren.

So enthält Ihr Jira-Backup Gambit

Die Datensätze von Gambit sind Jira-Vorgänge. Ihr Jira-Backup enthält sie daher mit ihren Feldern, Kommentaren und Anhängen.

Jede Nacht um 2:00 Uhr in der Zeitzone Ihrer Site hängt Gambit eine Kopie aller anderen gespeicherten Daten an den Vorgang „Gambit Archive“ in Ihrem CRM-Bereich an: Einstellungen, gespeicherte Ansichten, den Personenindex, den Aktivitätsverlauf, KI-Ergebnisse, gespeicherte Berichte und Importdatensätze. Der E-Mail-Index ist nicht in der Kopie enthalten: Gambit baut ihn aus Jira neu auf. Auch importierter Verlauf aus einem anderen CRM ist nicht in der Kopie enthalten. Speichern Sie ihn deshalb vor der Deinstallation (siehe Vor der Deinstallation). Ein Jira-Backup, das Anhänge einschließt, enthält daher Gambit, abgesehen vom importierten Verlauf. In kostenpflichtigen Jira-Tarifen können nur Mitglieder von rainbook-admins den Vorgang „Gambit Archive“ öffnen. In Jira Free kann ihn aufgrund der einzigen Einschränkung dieses Tarifs jeder auf der Site öffnen. Der Inhalt privater Deals und Threads liegt in ihren Jira-Vorgängen, sodass Ihr Jira-Backup ihn unter den Berechtigungen von Jira enthält. Der Archivvorgang erscheint in beiden Fällen weder auf Ihren Boards noch in Ihren Filtern.

Von Gambit aufbewahrte Kopien

Gambit bewahrt 7 tägliche Kopien, 4 wöchentliche Kopien (sonntags) und 12 monatliche Kopien (jeweils am Monatsersten) auf. Das ergibt rund ein Jahr Verlauf. Jede neue Kopie wird Teil für Teil geprüft, bevor eine ältere entfernt wird. So ist immer die neueste vollständige Kopie vorhanden.

In Jira Free bewahrt Gambit nur die neueste Kopie auf, damit im Dateispeicher Ihrer Site (2 GB) noch Platz bleibt. Die vorherige Kopie wird entfernt, sobald die neue geprüft wurde.

Sites, auf denen Kopien zum Herunterladen aufbewahrt werden

Auf Sites, auf denen Jira-Anhänge deaktiviert oder auf Dateien unter 5 MB begrenzt sind, bewahrt Gambit jede nächtliche Kopie 30 Tage lang zum Herunterladen für Mitglieder von rainbook-admins auf. Auf Sites ohne Forge Object Store sind es 7 Tage.

Unter Einstellungen › Export und Backups sehen Sie unter Nächtliche Kopien, wann jede Kopie abläuft. Laden Sie die Kopien, die Sie behalten möchten, in Ihre eigenen Backups herunter, bevor sie ablaufen.

Kopie herunterladen oder sofort erstellen

Mitglieder von rainbook-admins öffnen Einstellungen › Export und Backups und sehen unter Nächtliche Kopien alle Kopien und wann sie erstellt wurden.

  • Wählen Sie neben einer Kopie Herunterladen, um ihre Teile zu speichern. Gambit prüft jeden Teil anhand der Prüfsumme der Kopie, bevor Sie ihn speichern, sodass keine beschädigte Datei gespeichert wird. Jeder Teil wird mit einem eigenen Klick gespeichert.
  • Wurde die heutige Kopie noch nicht erstellt (die Einrichtung wurde gerade abgeschlossen oder die Kopie der letzten Nacht wurde nicht fertig), wählen Sie Jetzt Kopie erstellen, um sofort eine zu erstellen. Sie wird wie eine nächtliche Kopie geprüft und aufbewahrt. Sobald die heutige Kopie vorhanden ist, ist die Schaltfläche bis morgen deaktiviert.

Gambit nach einer Neuinstallation wiederherstellen

Wenn Sie Gambit innerhalb von 21 Tagen nach der Deinstallation neu installieren, schreiben Sie vor der Einrichtung eine E-Mail an support@gambit.humanr.ai: Wir können Atlassian bitten, Ihre bisherigen Gambit-Daten wieder mit der neuen Installation zu verbinden. Danach oder auf einer neuen Site, die aus Ihrem Jira-Backup wiederhergestellt wurde, stellen Sie vor der Einrichtung aus dem Archiv „Gambit Archive“ wieder her:

  1. Öffnen Sie Jira-Einstellungen › Apps › Gambit. Gambit findet die neueste Kopie im Vorgang „Gambit Archive“ und bietet Diese Kopie wiederherstellen an. Die Einrichtung wartet, bis Sie wiederherstellen oder Ohne Wiederherstellung einrichten wählen.
  2. Wählen Sie Diese Kopie wiederherstellen. Wurde die Kopie auf einer anderen Site erstellt, zum Beispiel auf der Site, von der Ihr Backup stammt, nennt Gambit diese Site und fragt nach, bevor die Wiederherstellung beginnt.
  3. Führen Sie nach Abschluss der Wiederherstellung die Einrichtung erneut aus.
  4. Wählen Sie Felder füllen, um Account, People, Revenue impact und Health in Ihren Vorgängen erneut zu füllen. Am schnellsten geht es, wenn Sie die Seite geöffnet lassen. Wenn Sie sie verlassen, macht Gambit im Hintergrund weiter.
  5. Aktualisieren Sie die gespeicherten Filter und Dashboard-Gadgets, die Gambit auflistet, damit sie die neuen Felder verwenden.

Gambit baut seine Berichte und die E-Mail-Suche selbstständig aus Jira neu auf. Wenn Sie nach dem Erstellen der Kopie personenbezogene Daten von Personen gelöscht haben, löschen Sie diese nach Abschluss der Wiederherstellung erneut.

Aus einer heruntergeladenen Kopie wiederherstellen

Wenn Ihre Site Kopien zum Herunterladen aufbewahrt (Sites mit deaktivierten Jira-Anhängen), öffnen Sie vor der Einrichtung Jira-Einstellungen › Apps › Gambit, wählen Sie Gambit aus einer heruntergeladenen Kopie umziehen? und wählen Sie die Dateien der neuesten Kopie aus. Handelt es sich um eine tägliche Kopie, wählen Sie auch die davor liegenden täglichen Kopien aus, bis zur letzten Kopie vom Sonntag oder vom Monatsersten, damit der Aktivitätsverlauf vollständig zurückkommt. Gambit prüft jede Datei, bevor etwas wiederhergestellt wird, und fragt nach, bevor es fortfährt, wenn ein Tag fehlt. Folgen Sie dann den Schritten 3 bis 5 oben.

Datensätze exportieren

Öffnen Sie Einstellungen › Export und Backups, wählen Sie die benötigten Datensatztypen aus, zum Beispiel Deals, Accounts, Kontakte und Konversationen, und speichern Sie sie als CSV-Dateien, die sich in Excel, Google Sheets oder Numbers öffnen lassen, oder als eine Excel-Arbeitsmappe mit je einem Blatt pro Datensatztyp. Alle Benutzer können die Datensätze exportieren, die sie sehen können.

  • Konversationen enthalten ihre Nachrichten: Absender, Empfänger, CC-Empfänger, Sendedatum und den Nachrichtentext als reinen Text.
  • Die Spaltennamen bleiben von Export zu Export gleich, sodass Sie eine Datei ohne Änderungen an der Zuordnung über Einstellungen › Import wieder importieren können.
  • Text, den eine Tabellenkalkulation als Formel ausführen würde, wird als einfacher Text gespeichert, sodass sich jede Datei sicher öffnen lässt.
  • Exporte mit mehr als 200.000 Zeilen werden als CSV-Dateien in Teilen von bis zu 200.000 Zeilen gespeichert, auch wenn Sie Excel gewählt haben. Speichern Sie jeden Teil mit einem Klick, sobald er bereit ist. Wenn Sie die Seite schließen, öffnen Sie Einstellungen › Export und Backups erneut. Der Export wird dann beim nächsten Teil fortgesetzt.

Alle Daten herunterladen

Mitglieder von rainbook-admins können mit Alle Daten herunterladen unter Einstellungen › Export und Backups im Abschnitt Nächtliche Kopien alles herunterladen, was Gambit außerhalb Ihrer Vorgänge speichert: Einstellungen, gespeicherte Ansichten, den Personenindex, den E-Mail-Index, den Aktivitätsverlauf und laufende KI-Arbeit. Der E-Mail-Index richtet sich nach Ihrem eigenen Zugriff: Konversationen, die Sie nicht öffnen können, werden ausgelassen und gezählt. Ihr Browser erstellt die Dateien, und Sie speichern jeden Teil mit einem Klick; Gambit speichert nichts. Nutzen Sie den Download für Ihre eigenen Unterlagen oder um die Daten in ein anderes Tool zu übernehmen. Um Gambit wiederherzustellen, stellen Sie eine nächtliche Kopie wieder her: Aus diesem Download kann Gambit nicht wiederhergestellt werden. Importierter Verlauf aus einem anderen CRM ist nicht in diesem Download enthalten: Speichern Sie ihn mit Verlauf herunterladen unter Einstellungen › Import.

Archivierter Aktivitätsverlauf

Der Aktivitätsverlauf zeigt, wer in Gambit wann was getan hat. Die letzten 13 Monate können Sie unter Einstellungen › Aktivitätsverlauf durchsuchen. Ältere Monate werden als Monatsdateien archiviert, die Sie auf derselben Seite herunterladen können. Diese Dateien werden nie gelöscht. Wenn Sie die personenbezogenen Daten einer Person löschen, entfernt Gambit sie auch aus den archivierten Monaten.

Vor der Deinstallation

Das Deinstallieren von Gambit löscht nichts in Jira: Ihre Vorgänge und der Vorgang Gambit Archive mit seinen Kopien bleiben erhalten. Auf Sites, die Kopien zum Herunterladen aufbewahren (bei deaktivierten Jira-Anhängen), gehen diese Kopien mit dem Speicher von Gambit verloren. Laden Sie deshalb zuerst die neueste Kopie unter Einstellungen › Export und Backups im Abschnitt Nächtliche Kopien herunter. Importierter Verlauf aus einem anderen CRM wird auf jeder Site zusammen mit dem Speicher von Gambit gelöscht. Mitglieder von rainbook-admins speichern deshalb zuerst den Verlauf jedes Imports mit Verlauf herunterladen neben dem jeweiligen Import unter Einstellungen › Import.

Wie lange Gambit Daten aufbewahrt

Unter Datenaufbewahrung finden Sie alle Arten von Daten, die Gambit aufbewahrt, wo sie gespeichert sind und wie lange.