インポート

Salesforce、HubSpot、Pipedrive の取引先、取引先責任者、商談、アクティビティ、メール履歴を Gambit に移行できます。最初にドライランを行い、完了後に詳細なレポートを確認でき、14 日間は元に戻せます。

インポートの仕組み

インポートは 設定 › インポート からウィザード形式で実行します。エクスポートファイルはブラウザーで読み取られ、Gambit の作業項目として Jira サイトに書き込まれます。大規模なインポートや古い履歴は、お使いのサイト用に Atlassian のクラウド上にある Gambit のストレージに保管されます。Atlassian の外にデータが出ることはありません。

ソースとファイル: Salesforce、HubSpot、Pipedrive、またはその他の CSV を選び、エクスポートファイルをドロップします。Gambit が各オブジェクトを認識し、行数と日付の範囲を表示します。
ユーザー: Gambit は、以前の CRM の所有者を、メールアドレス、次に名前の順で Jira ユーザーと照合します。一致しない所有者のレコードは、所有者なしで 所有者が必要 に入り、以前の所有者の名前はレコードに残ります。営業担当者が [所有者が必要] を開いて自分のレコードを引き受けるか、ここで所有者を選択できます。ファイルに所有者の列がない場合や、一部の所有者が空白の場合、Gambit はそれらのレコードの所有者を尋ねます。既定はご自身です。ファイルに記載されていてもこのサイトにいない所有者のレコードは、必ず [所有者が必要] で待機します。サイトで未割り当ての作業項目が許可されていない場合、Jira は所有者のないレコードをスペースリーダーに割り当てます。これらを [所有者が必要] に残すには、開始前に [Jira 設定] › [システム] › [一般設定] で [未割り当ての作業項目を許可] をオンにしてください。
オブジェクト: 各オブジェクトの取り込み先と、どこまで過去の履歴を取り込むかを確認します。
フィールド: 提案されたフィールドマッピングを確認します (後述)。
テスト実行: Gambit が重複を検出し、すべての行をチェックします。何も書き込まれません。
確認: ドライランレポートを読み、調整して、何度でも再実行できます。その後、インポートを開始 をクリックします。
実行: 進捗を段階ごとに確認できます。完了までの目安も表示されます。一時停止して再開することもできます。
レポート: 作成、更新、マージ、スキップされた内容を正確に確認できます。

インポートはサイト全体のレコードを読み取って変更するため、実行するには rainbook-admins のメンバーである必要があります。ウィザードから新しい Jira フィールドを作成するには、Jira 管理者である必要もあります。

以前の CRM からエクスポートする

移行元	エクスポートする内容
Salesforce	データエクスポートの ZIP ファイル (設定 › データエクスポート。複数パートのエクスポートは、すべてのパートをまとめてアップロードします)、またはレポートとオブジェクトの CSV または XLSX エクスポート
HubSpot	アカウント全体のエクスポート ZIP ファイル、またはすべてのプロパティを含むオブジェクトごとの CSV または XLSX エクスポート
Pipedrive	オブジェクトごとの CSV または XLSX エクスポート: 組織、人、商談、リード、アクティビティ、メモ、製品
その他の CRM	Gambit 独自のエクスポート形式の CSV ファイル、または手動でマッピングする任意の CSV

100 MB までのスプレッドシートは、そのまま読み込めます。それより大きいスプレッドシートは、各シートを CSV ファイルとして保存し (Excel の場合: ファイル › 名前を付けて保存 › CSV UTF-8)、代わりに CSV ファイルをアップロードしてください。ファイルが Gambit の受け付けるサイズを超える場合は、処理を始める前にウィザードが上限を表示します。

メールの履歴は、Salesforce と HubSpot のエクスポートに含まれます。Pipedrive の場合は、メールボックスを接続してから Gambit Mail Sync でメールを取り込みます。

フィールドをマッピングする

各列には、種類、入力率、サンプル値 5 件、Gambit が提案する移行先が表示されます。Salesforce、HubSpot、Pipedrive のプリセットは標準の列を自動でマッピングします。残りを調整してください。

列は、移行先の作業タイプの任意のフィールドまたは Gambit のフィールドに送れます。ウィザードから新しい Jira フィールドを作成することもできます。
フィールドとして不要な列は、レコードの追加データとして保持するか、スキップできます。
選択リストの値、商談フェーズとパイプラインのステータス、所有者と Jira ユーザー、国、通貨をマッピングできます。
取り込み時に値を整形できます: 前後の空白の削除、姓名の分割、電話番号の正規化、移行元の形式とタイムゾーンに合わせた日付の読み取り。

マッピングは保存されるため、同じ移行元からの次回のインポートは前回の続きから始められます。

ドライラン、重複、元に戻す

ドライランでは、ファイルを Jira 上の既存データ、過去のインポート、およびファイル自身の内容と照合します。

以前にインポートしたレコードは、重複させずに更新されます。既定では Gambit が空のフィールドを補完します。代わりに上書きすることもできます。変更のない行は「変更なし」として報告され、そのまま残されます。
ドメイン、または会社名と国が一致する取引先は、既存の取引先に統合されます。
メールアドレス、または氏名と取引先が一致する取引先責任者は、統合されます。
名前、取引先、完了予定日が一致する商談は、スキップされます。
すでに Gambit にあるメールは、スキップされます。
ファイル内の重複は 1 件のレコードにまとめられます。
判断が難しい一致は一覧に表示され、あなたが判断します。

統合では空の項目を補うだけで、何も削除されません。有料プランでは、Gambit の AI が名前だけが一致するケースの判断を支援します。

インポートを元に戻す は、インポートの完了後 14 日間使用できます。インポートで作成されたものを削除しますが、その後に誰かが変更したレコードは、それらも削除するオプションを選択しない限り残します。元に戻さなかった統合済みのフィールドは一覧で確認できます。

一時停止中のインポートが再開を待っている間に、インポート済みのレコードを Jira で削除した場合、Gambit は 7 日間そのレコードを再作成しません。もっと早く復元するには、インポートを元に戻してから、もう一度インポートしてください。

移行される内容

移行元の CRM	Gambit
取引先、会社、組織	取引先の作業項目。親取引先がリンクされます
取引先責任者、人物	現在やり取りしている人物は取引先責任者の作業項目になります。それ以外は、検索可能な Gambit の人物ディレクトリに入ります
リード	直近 180 日以内に作成された、またはアクティブなリードのリード作業項目
商談	商談の作業項目: 進行中の商談すべてと、直近 36 か月のクローズ済み商談 (またはすべて)
商談の取引先責任者ロール	商談の人物とそのロール
製品、価格表、商談品目	製品と商談品目
未完了のタスク	期限と所有者を持つフォローアップ作業項目
完了したタスク、通話、ミーティング、メモ	直近 24 か月分が、取引先、取引先責任者、商談のコメントとして取り込まれ、「Imported」のマークが付きます
今後のミーティング	ミーティングの作業項目
メール	会話 (次のセクションを参照)
契約更新の商談	マッピングした場合、契約更新の作業項目
チケットとケース	選択した Jira Service Management スペースにリンクされたリクエスト、またはスキップ
カスタムオブジェクト	見積書や SOW などのパックの作業タイプ、参照オブジェクト、またはスキップ
通貨と為替レート	Gambit の通貨設定

取引先責任者は、次のいずれかに当てはまる場合に取引先責任者の作業項目になります。進行中の商談に関わっている、直近 180 日以内 (30〜730 日で選択可能) にアクティビティがある、選択したフィルターに一致する、または進行中の商談か収益がある取引先で唯一の取引先責任者である。それ以外の人物は人物ディレクトリに保管され、メールを送ってきた時点、または商談に参加した時点で取引先責任者になります。

メモ、アクティビティ、メール内のカード番号と米国の社会保障番号は、何かが書き込まれる前にブラウザー上でマスクされます。カード番号は「[card ending 4242 removed]」、社会保障番号は「[SSN removed]」になります。それ以外はすべて、移行元のまま取り込まれます。

メール履歴、添付ファイル、過去の履歴

過去 90 日のメールは会話の作業項目になります。スレッドごとに 1 件で、各メッセージは送信者、宛先、送信日時を見出しにしたコメントとして追加されます。各スレッドの公開範囲は、リンク先レコードの公開範囲に従います。一致するレコードがないスレッドは、CRM を使うすべてのユーザーに表示されます。リンクされていないスレッドを非公開にするをオンにすると、自分だけが見られます。
メールの添付ファイルはまだインポートされません。Gambit Mail Sync は、メールボックスを接続すると、新しいメールの添付ファイルを取り込みます。
それ以前のメール、アクティビティ、メモは、Jira 作業項目ではなく、Atlassian のクラウド上にあるサイト用の Gambit ストレージに、インポートした履歴として保管されます。取引先または商談のタイムラインには、古いメールが「インポートした履歴 (n 件)」として一覧表示されます。メールを開けるのは、そのメールの閲覧を許可されたユーザーだけです。開いたメールは会話の作業項目になり、以降は他の作業項目と同じように Jira に残ります。
アンインストールする前に、インポートした履歴を保存してください。 この履歴は Jira のバックアップに含まれません。毎晩作成される Gambit アーカイブのコピーを復元しても元に戻りません。アンインストールすると、Atlassian の復旧期間の経過後に、Gambit の他のストレージとともに削除されます。21 日以内に再インストールをリクエストすると、この履歴に再接続できます。コピーを保管するには、rainbook-admins のメンバーが 設定 › インポート で、完了したインポートの横にある 履歴をダウンロード を選択します。そのインポートの履歴が、古いアクティビティやメモも含めて ZIP ファイルとして保存されます。
元の日付と作成者は保持されます。Jira では項目の日付を過去に設定できません。そのため、インポートされたすべてのレコードの元の作成日は Original created フィールドに入り、インポートされたすべてのコメントの先頭には、元の作成者と日時を示す「Imported」ヘッダーが付きます。Gambit のレポートでは元の日付が使われます。

その後にメールボックスを接続すると、Gambit Mail Sync はインポートされた履歴の終点から取り込みを開始し、インポート済みのスレッドに新しい返信を重複なく追加します。Mail Sync を参照してください。

インポート後、Mail Sync はバックグラウンドでインポート済みのスレッドとミーティングを処理します。通常は数時間以内に完了します。処理が終わる前に Mail Sync をアンインストールして再インストールすると、まだ処理されていないスレッドへの返信で新しい会話が作成されます。

一時停止、再開、大規模なインポート

閉じても問題ありません。 タブはいつでも閉じられます。設定 › インポート に戻ると実行が待機しており、ファイルを再度アップロードしなくても再開します。ブラウザーのストレージが消去されている場合は、同じファイルをもう一度選択してください。Gambit が一致するかどうかを確認します。
別のブラウザー。 一時停止したインポートは、開始したブラウザーで続行します。別のブラウザーから続行するには、同じファイルをもう一度選択します。
同時に実行できるのは 1 件のみ。 別のタブや別の管理者には「別のウィンドウでこのインポートを実行しています。」と表示されます。
一時停止とキャンセル。 [一時停止] は、現在のバッチが終わった時点で停止します。[キャンセル] は処理を停止し、[元に戻す] を選べるようにします。
Jira の制限。 Jira から Gambit に処理速度を下げるよう要求された場合、インポートは待機し、自動的に続行します。実行中は「Jira がこのサイトを制限しているため、インポートは待機し、自動的に続行します」と表示されます。
Jira の自動化。 実行前の確認ステップに、新しい作業項目ごとに起動する可能性がある Jira の自動化ルールが一覧表示され、一時停止が推奨されます。これらのルールは実行されるたびに自動化ステップを消費するため、確認ステップでそのコストを確認できます。作成時に起動するルールの数を入力すると、想定されるステップ数が表示されます。