Import

Übernehmen Sie Accounts, Kontakte, Deals, Aktivitäten und E-Mail-Verlauf aus Salesforce, HubSpot oder Pipedrive in Gambit: zuerst mit einem Testlauf, danach mit einem vollständigen Bericht und 14 Tage lang mit der Möglichkeit, den Import rückgängig zu machen.

So funktioniert der Import

Der Import läuft unter Einstellungen › Import in einem geführten Assistenten. Ihre Exportdateien werden in Ihrem Browser gelesen und als Gambit-Vorgänge in Ihre Jira-Site geschrieben. Große Importe und ältere Verläufe werden im Gambit-Speicher in der Atlassian-Cloud Ihrer Site abgelegt. Nichts verlässt Atlassian.

1. Quelle und Dateien. Wählen Sie Salesforce, HubSpot, Pipedrive oder eine andere CSV-Quelle und legen Sie Ihre Exportdateien ab. Gambit erkennt jedes Objekt und zeigt Zeilenanzahl und Datumsbereiche an.
2. Benutzer. Gambit ordnet die Inhaber aus Ihrem alten CRM zuerst per E-Mail-Adresse, dann per Name Jira-Benutzern zu. Datensätze ohne Treffer bleiben ohne Inhaber in Inhaber fehlt und behalten den Namen ihres bisherigen Inhabers. Ihre Vertriebsmitarbeiter öffnen diese Ansicht und übernehmen die Datensätze, die ihnen gehören. Alternativ legen Sie schon jetzt eine Person als Inhaber fest. Hat eine Datei keine Inhaber-Spalte oder sind einzelne Inhaber leer, fragt Gambit, wem diese Datensätze gehören: standardmäßig Ihnen. Ein in der Datei genannter Inhaber, der nicht zu dieser Site gehört, bleibt immer in der Ansicht für Datensätze ohne Inhaber. Wenn Ihre Site nicht zugewiesene Vorgänge nicht zulässt, weist Jira Datensätze ohne Inhaber der Bereichsleitung zu. Damit sie in dieser Ansicht bleiben, aktivieren Sie vor dem Start unter Jira-Einstellungen › System › Allgemeine Konfiguration die Option „Nicht zugewiesene Vorgänge zulassen“.
3. Objekte. Bestätigen Sie, wohin jedes Objekt importiert wird und wie weit der Verlauf zurückreichen soll.
4. Felder. Prüfen Sie die vorgeschlagene Feldzuordnung (siehe unten).
5. Testlauf. Gambit findet Duplikate und prüft jede Zeile. Es wird nichts geschrieben.
6. Überprüfung. Lesen Sie den Bericht zum Testlauf, passen Sie die Einstellungen an und starten Sie ihn so oft neu, wie Sie möchten. Klicken Sie dann auf Import starten.
7. Ausführung. Verfolgen Sie den Fortschritt nach Phasen, mit einer Zeitschätzung. Sie können den Import anhalten und fortsetzen.
8. Bericht. Sehen Sie genau, was erstellt, aktualisiert, zusammengeführt und übersprungen wurde.

Um einen Import auszuführen, müssen Sie Mitglied von rainbook-admins sein, da ein Import Datensätze auf der gesamten Site liest und ändert. Für das Erstellen eines neuen Jira-Felds im Assistenten ist zusätzlich ein Jira-Administrator erforderlich.

Export aus Ihrem alten CRM

Tabellen bis 100 MB werden direkt gelesen. Speichern Sie bei einer größeren Tabelle jedes Blatt als CSV-Datei (in Excel: Datei › Speichern unter › CSV UTF-8) und laden Sie stattdessen die CSV-Dateien hoch. Ist eine Datei größer, als Gambit annimmt, nennt Ihnen der Assistent die Grenze, bevor etwas beginnt.

E-Mail-Verläufe sind in den Exporten von Salesforce und HubSpot enthalten. Bei Pipedrive übernehmen Sie E-Mails mit Gambit Mail Sync, sobald Sie Ihre Postfächer verbunden haben.

Felder zuordnen

Jede Spalte zeigt ihren Typ, ihren Füllgrad, fünf Beispielwerte und das von Gambit vorgeschlagene Ziel. Die Voreinstellungen für Salesforce, HubSpot und Pipedrive ordnen die Standardspalten für Sie zu. Den Rest passen Sie an.

• Senden Sie eine Spalte an ein beliebiges Feld des Ziel-Vorgangstyps, an ein Gambit-Feld oder erstellen Sie im Assistenten ein neues Jira-Feld.
• Behalten Sie Spalten, die Sie nicht als Felder brauchen, als zusätzliche Daten am Datensatz oder überspringen Sie sie.
• Ordnen Sie Auswahllisten-Werte zu, Dealphasen den Status Ihrer Pipeline, Inhaber den Jira-Benutzern sowie Länder und Währungen.
• Bereinigen Sie Werte beim Import: Leerzeichen entfernen, vollständige Namen aufteilen, Telefonnummern normalisieren und Datumsangaben im Format und in der Zeitzone der Quelle lesen.

Ihre Zuordnung wird gespeichert, sodass der nächste Import aus derselben Quelle dort beginnt, wo Sie aufgehört haben.

Testlauf, Duplikate und Rückgängig machen

Der Testlauf gleicht Ihre Dateien mit dem ab, was bereits in Jira vorhanden ist, mit früheren Importen und untereinander:

• Bereits importierte Datensätze werden aktualisiert, nicht dupliziert. Standardmäßig füllt Gambit leere Felder; Sie können stattdessen das Überschreiben wählen. Unveränderte Zeilen werden als unverändert gemeldet und nicht angetastet.
• Accounts, die in der Domain oder in Firmenname und Land übereinstimmen, werden mit dem vorhandenen Account zusammengeführt.
• Kontakte, die in der E-Mail-Adresse oder in Name und Account übereinstimmen, werden zusammengeführt.
• Deals, die in Name, Account und Abschlussdatum übereinstimmen, werden übersprungen.
• E-Mails, die bereits in Gambit vorhanden sind, werden übersprungen.
• Duplikate innerhalb Ihrer Datei werden zu einem Datensatz.
• Unklare Übereinstimmungen werden zur Entscheidung aufgelistet.

Beim Zusammenführen werden nur Lücken gefüllt; es wird nichts gelöscht. In kostenpflichtigen Editionen hilft die KI von Gambit, Übereinstimmungen allein anhand des Namens zu klären.

Import rückgängig machen ist nach Abschluss eines Imports 14 Tage lang verfügbar. Die Funktion entfernt, was der Import erstellt hat, und behält jeden Datensatz, den seitdem jemand geändert hat – es sei denn, Sie aktivieren die Option, auch diese zu entfernen. Zusammengeführte Felder, die nicht zurückgesetzt wurden, werden aufgelistet.

Wenn Sie einen importierten Datensatz in Jira löschen, während ein angehaltener Import auf die Fortsetzung wartet, erstellt Gambit ihn 7 Tage lang nicht neu. Um ihn früher zurückzuholen, machen Sie den Import rückgängig und importieren Sie erneut.

Was übernommen wird

Ein Kontakt wird zu einem Kontakt-Vorgang, wenn er an einem offenen Deal beteiligt ist, in den letzten 180 Tagen Aktivität hatte (Sie können 30 bis 730 Tage wählen), einem von Ihnen gewählten Filter entspricht oder der einzige Kontakt eines Accounts mit einem offenen Deal oder mit Umsatz ist. Alle anderen bleiben im Personenverzeichnis und werden zum Kontakt, sobald sie Ihnen eine E-Mail schreiben oder einem Deal beitreten.

Kartennummern und US-Sozialversicherungsnummern in Notizen, Aktivitäten und E-Mails werden in Ihrem Browser maskiert, bevor etwas geschrieben wird: Eine Kartennummer wird zu „[card ending 4242 removed]“, eine Sozialversicherungsnummer zu „[SSN removed]“. Alles Übrige wird so importiert, wie es in der Quelle steht.

E-Mail-Verlauf, Anhänge und älterer Verlauf

• E-Mails der letzten 90 Tage werden zu Konversations-Vorgängen, einer pro Thread. Jede Nachricht wird als Kommentar übernommen, mit Absender, Empfängern und Sendezeit in der Kopfzeile. Die Sichtbarkeit jedes Threads richtet sich nach den Datensätzen, mit denen er verknüpft ist. Threads ohne passenden Datensatz sind für alle in Ihrem CRM sichtbar, oder nur für Sie, wenn Sie Nicht verknüpfte Threads privat machen aktivieren.
• E-Mail-Anhänge werden noch nicht importiert. Gambit Mail Sync erfasst Anhänge neuer E-Mails, sobald Ihre Postfächer verbunden sind.
• Ältere E-Mails, Aktivitäten und Notizen werden als importierter Verlauf im Gambit-Speicher Ihrer Site in der Atlassian-Cloud aufbewahrt, nicht in Ihren Jira-Vorgängen. Die Zeitleiste eines Accounts oder Deals führt dessen ältere E-Mails als „Importierter Verlauf (n Einträge)“ auf. Nur Personen, die eine E-Mail sehen dürfen, können sie öffnen. Beim Öffnen wird sie zu einem Konversationsvorgang, der dann wie jeder andere Vorgang in Jira bleibt.
• Sichern Sie den importierten Verlauf vor der Deinstallation. Er ist nicht in Ihrem Jira-Backup enthalten, und auch das Wiederherstellen der nächtlichen Gambit-Archivkopie bringt ihn nicht zurück. Bei einer Deinstallation wird er nach Ablauf der Wiederherstellungsfrist von Atlassian zusammen mit dem übrigen Gambit-Speicher entfernt. Eine Neuinstallation, die Sie innerhalb von 21 Tagen anfordern, kann wieder damit verbunden werden. Um eine Kopie zu behalten, wählen Mitglieder von rainbook-admins unter Einstellungen › Import neben einem abgeschlossenen Import Verlauf herunterladen. Dadurch wird der Verlauf dieses Imports einschließlich älterer Aktivitäten und Notizen als ZIP-Dateien gespeichert.
• Ursprüngliche Datumsangaben und Verfasser bleiben erhalten. Jira kann Elemente nicht rückdatieren. Deshalb trägt jeder importierte Datensatz sein ursprüngliches Erstellungsdatum im Feld Original created, und jeder importierte Kommentar beginnt mit einer Kopfzeile „Imported“, die den ursprünglichen Verfasser und die Uhrzeit nennt. Die Berichte von Gambit verwenden die ursprünglichen Datumsangaben.

Wenn Sie anschließend Ihre Postfächer verbinden, setzt Gambit Mail Sync dort an, wo der importierte Verlauf endet, und fügt neue Antworten ohne Duplikate zu den importierten Threads hinzu. Siehe Mail Sync.

Nach einem Import verarbeitet Mail Sync die importierten Threads und Meetings im Hintergrund, in der Regel innerhalb weniger Stunden. Wenn Sie Mail Sync deinstallieren und erneut installieren, bevor die Verarbeitung abgeschlossen ist, startet eine Antwort auf einen noch nicht verarbeiteten Thread eine neue Konversation.

Pausieren, fortsetzen und große Importe

• Schließen ist unbedenklich. Sie können den Tab jederzeit schließen. Wenn Sie zu Einstellungen › Import zurückkehren, wartet der Durchlauf dort und wird fortgesetzt, ohne dass Ihre Dateien erneut hochgeladen werden. Wurde der Speicher Ihres Browsers geleert, wählen Sie dieselben Dateien noch einmal aus. Gambit prüft, ob sie übereinstimmen.
• Anderer Browser. Ein pausierter Import wird in dem Browser fortgesetzt, in dem er gestartet wurde. In einem anderen Browser wählen Sie dieselben Dateien erneut aus, um fortzufahren.
• Ein Durchlauf gleichzeitig. In einem zweiten Tab oder bei einem weiteren Administrator erscheint „Ein anderes Fenster führt diesen Import gerade aus.“
• Pausieren und Abbrechen. Beim Pausieren stoppt der Import nach dem aktuellen Batch. Beim Abbrechen stoppt er sofort und bietet „Rückgängig machen“ an.
• Limits von Jira. Wenn Jira Gambit auffordert, langsamer zu arbeiten, wartet der Import und macht von selbst weiter. Im Durchlauf erscheint dann „Jira begrenzt diese Site, daher wartet der Import und wird selbstständig fortgesetzt“.
• Jira-Automatisierung. Vor dem Durchlauf listet der Prüfschritt die Automatisierungsregeln in Jira auf, die bei jedem neuen Vorgang ausgelöst werden könnten, und empfiehlt, sie zu pausieren. Jede Ausführung dieser Regeln verbraucht Ihre Automatisierungsschritte. Der Prüfschritt zeigt deshalb die Kosten: Geben Sie ein, wie viele Regeln beim Erstellen ausgelöst werden, und er zeigt die erwarteten Schritte an.

Der Importbericht

Der Bericht zeigt für jedes Objekt die gelesenen Zeilen sowie die Datensätze, die erstellt, aktualisiert, zusammengeführt, unverändert gelassen, übersprungen (mit Grund), als fehlgeschlagen gemeldet (mit dem Fehler von Jira) und an das Personenverzeichnis gesendet wurden. Er gleicht Ihre offene Pipeline und die gewonnenen Deals der letzten 12 Monate je Währung centgenau mit Ihrer Quelle ab und listet Datensätze auf, die ohne Account oder übergeordneten Datensatz geblieben sind. Sie können ihn als CSV herunterladen. Jeder Import wird im Aktivitätsverlauf von Gambit festgehalten, mit der Person, die ihn ausgeführt hat, und den Zahlen.

Import in Jira Free

Importe in Jira Free funktionieren genauso und erstellen dieselben Datensätze. Wer sie sieht, richtet sich nach der einen Plangrenze.

Erneut ausführen, um Änderungen zu übernehmen

Sie können einen Testimport ausführen, eine Woche lang in Ihrem bisherigen CRM weiterarbeiten und dann erneut importieren. Der zweite Lauf aktualisiert die Datensätze, die beim letzten Mal zugeordnet wurden, und fügt Neues hinzu. So verläuft der Umstieg ohne Hektik.

Import aus Salesforce, HubSpot und Pipedrive

Jeder Import beginnt mit Exportdateien. Exportieren Sie aus Salesforce, HubSpot oder Pipedrive, wie die Tabelle unter Export aus Ihrem bisherigen CRM zeigt. Assistent, Testlauf und Bericht funktionieren für alle drei gleich. Um später Geändertes nachzuladen, exportieren Sie erneut und führen den Import noch einmal aus.