Importar

Traslada tus cuentas, contactos, oportunidades, actividad e historial de correo desde Salesforce, HubSpot o Pipedrive a Gambit. Primero se hace una simulación, después recibes un informe completo y puedes deshacer la importación durante 14 días.

Cómo funciona la importación

La importación se ejecuta desde Configuración › Importar en un asistente guiado. Tus archivos de exportación se leen en tu navegador y se escriben en tu sitio de Jira como actividades de Gambit. Las importaciones grandes y el historial más antiguo se guardan en el almacenamiento de Gambit en la nube de Atlassian para tu sitio; nada sale de Atlassian.

1. Origen y archivos. Elige Salesforce, HubSpot, Pipedrive u otro CSV y suelta tus archivos de exportación. Gambit reconoce cada objeto y muestra el número de filas y los intervalos de fechas.
2. Usuarios. Gambit asocia los propietarios de tu CRM anterior con usuarios de Jira por correo electrónico y, después, por nombre. Quien no tiene coincidencia se queda sin propietario, en Necesita propietario, y conserva en el registro el nombre de su antiguo propietario. Tus comerciales abren “Necesita propietario” y reclaman los registros que les corresponden, o bien eliges ahora a una persona como propietaria. Si un archivo no tiene columna de propietario, o deja algunos propietarios en blanco, Gambit pregunta quién es el propietario de esos registros: por defecto, tú. Un propietario que aparece en el archivo pero no está en este sitio siempre queda a la espera en “Necesita propietario”. Si tu sitio no permite actividades sin asignar, Jira asigna los registros sin propietario al responsable del espacio: para que se queden en “Necesita propietario”, activa Permitir actividades sin asignar en Configuración de Jira › Sistema › Configuración general antes de empezar.
3. Objetos. Confirma adónde va cada objeto y cuánto historial quieres traer.
4. Campos. Revisa la asignación de campos propuesta (más abajo).
5. Simulación. Gambit detecta duplicados y comprueba cada fila. No se escribe nada.
6. Revisión. Lee el informe de la simulación, ajusta lo que haga falta y vuelve a ejecutarla tantas veces como quieras. Después, haz clic en Iniciar importación.
7. Ejecutar. Sigue el progreso por fases, con una estimación. Puedes pausar y reanudar.
8. Informe. Consulta exactamente qué se ha creado, actualizado, combinado y omitido.

Para ejecutar una importación debes ser miembro de rainbook-admins, porque una importación lee y modifica registros de todo el sitio. Para crear un campo de Jira nuevo desde el asistente también hace falta un administrador de Jira.

Exporta desde tu CRM anterior

Las hojas de cálculo de hasta 100 MB se leen directamente. Si la hoja es más grande, guarda cada hoja como archivo CSV (en Excel: Archivo › Guardar como › CSV UTF-8) y sube los archivos CSV en su lugar. Si un archivo supera el tamaño que acepta Gambit, el asistente te indica el límite antes de empezar.

El historial de correo electrónico viene con las exportaciones de Salesforce y HubSpot. En el caso de Pipedrive, trae el correo con Gambit Mail Sync cuando conectes tus buzones.

Asigna tus campos

Cada columna muestra su tipo, lo llena que está, cinco valores de ejemplo y el destino que sugiere Gambit. Los ajustes predefinidos de Salesforce, HubSpot y Pipedrive asignan las columnas estándar por ti; tú ajustas lo que quede.

• Envía una columna a cualquier campo del tipo de actividad de destino, a un campo de Gambit o crea un campo de Jira nuevo desde el asistente.
• Conserva como datos extra del registro las columnas que no necesitas como campos, u omítelas.
• Asigna valores de listas de selección, etapas de oportunidad a los estados de tu pipeline, propietarios a usuarios de Jira, países y divisas.
• Limpia los valores al importarlos: recorta espacios, separa nombres completos, normaliza números de teléfono y lee las fechas en el formato y la zona horaria del origen.

Tu asignación se guarda, de modo que la siguiente importación desde el mismo origen empieza donde lo dejaste.

Simulación, duplicados y deshacer

La simulación compara tus archivos con lo que ya hay en Jira, con importaciones anteriores y con ellos mismos:

• Los registros que ya importaste antes se actualizan, no se duplican. Por defecto, Gambit rellena los campos vacíos; si prefieres, puedes elegir sobrescribir. Las filas sin cambios se indican como sin cambios y no se tocan.
• Las cuentas que coinciden por dominio, o por nombre de empresa y país, se combinan con la cuenta existente.
• Los contactos que coinciden por dirección de correo electrónico, o por nombre y cuenta, se combinan.
• Las oportunidades que coinciden por nombre, cuenta y fecha de cierre se omiten.
• Los correos electrónicos que ya están en Gambit se omiten.
• Los duplicados dentro de tu archivo se convierten en un solo registro.
• Las coincidencias poco claras se muestran en una lista para que decidas tú.

La combinación solo rellena datos; nunca elimina nada. En los planes de pago, la IA de Gambit ayuda a resolver las coincidencias basadas únicamente en el nombre.

Deshacer importación está disponible durante los 14 días posteriores a la finalización de una importación. Elimina lo que creó la importación y conserva los registros que alguien haya modificado desde entonces, salvo que marques la opción de eliminarlos también. Muestra una lista de los campos combinados que no ha revertido.

Si eliminas en Jira un registro importado mientras una importación en pausa espera para reanudarse, Gambit no lo volverá a crear durante 7 días. Para recuperarlo antes, deshaz la importación y vuelve a importar.

Qué se traslada

Un contacto se convierte en una actividad de contacto cuando está en una oportunidad abierta, tiene actividad en los últimos 180 días (puedes elegir de 30 a 730 días), coincide con un filtro que elijas o es el único contacto de una cuenta con una oportunidad abierta o con ingresos. Todos los demás se quedan en el directorio de personas y pasan a ser contacto en cuanto te escriben un correo o se unen a una oportunidad.

Los números de tarjeta y los números de la Seguridad Social de EE. UU. que aparecen en notas, actividades y correo electrónico se enmascaran en tu navegador antes de escribir nada: un número de tarjeta se convierte en “[card ending 4242 removed]” y un número de la Seguridad Social en “[SSN removed]”. Todo lo demás se importa tal como está en el origen.

Historial de correo, archivos adjuntos e historial anterior

• El correo de los últimos 90 días se convierte en actividades de conversación, una por hilo, con cada mensaje como comentario encabezado por el remitente, los destinatarios y la hora de envío. Cada hilo sigue la visibilidad de los registros a los que está vinculado. Los hilos sin ningún registro coincidente son visibles para todos los usuarios de tu CRM, o privados para ti si activas Hacer privados los hilos sin vincular.
• Los archivos adjuntos de los correos todavía no se importan. Gambit Mail Sync captura los archivos adjuntos de los correos nuevos una vez que tus buzones están conectados.
• Los correos, actividades y notas anteriores se conservan como Historial importado en el almacenamiento de Gambit para tu sitio en la nube de Atlassian, no en tus actividades de Jira. El cronograma de una cuenta o una oportunidad muestra sus correos antiguos como “Historial importado (n elementos)”, y solo las personas autorizadas a ver un correo pueden abrirlo. Al abrirlo, se convierte en una actividad de conversación, que a partir de ahí permanece en Jira como cualquier otra.
• Guarda el historial importado antes de desinstalar. No está en tu copia de seguridad de Jira, y restaurar la copia nocturna del Archivo de Gambit no lo recupera. Al desinstalar, se elimina junto con el resto del almacenamiento de Gambit tras el periodo de recuperación de Atlassian; una reinstalación que solicites en un plazo de 21 días puede volver a conectarse a él. Para conservar una copia, los miembros de rainbook-admins eligen Descargar historial junto a una importación finalizada en Configuración › Importar. Así se guarda el historial de esa importación, incluidos los registros de actividad y las notas antiguos, como archivos ZIP.
• Se conservan las fechas y los autores originales. Jira no permite asignar fechas anteriores a los elementos, así que cada registro importado lleva su fecha de creación original en el campo Original created, y cada comentario importado empieza con un encabezado “Imported” que indica el autor y la hora originales. Los informes de Gambit usan las fechas originales.

Cuando conectes después tus buzones, Gambit Mail Sync empieza donde termina el historial importado y añade las respuestas nuevas a los hilos importados, sin duplicados. Consulta Mail Sync.

Después de una importación, Mail Sync procesa en segundo plano los hilos y las reuniones importados, normalmente en pocas horas. Si desinstalas y vuelves a instalar Mail Sync antes de que termine, una respuesta a un hilo que todavía no había procesado crea una conversación nueva.

Pausar, reanudar e importaciones grandes

• Puedes cerrar sin riesgo. Cierra la pestaña cuando quieras. Cuando vuelvas a Configuración › Importar, la ejecución te estará esperando y se reanuda sin volver a subir tus archivos. Si se ha borrado el almacenamiento del navegador, selecciona de nuevo los mismos archivos y Gambit comprueba que coinciden.
• Otro navegador. Una importación en pausa continúa en el navegador que la inició. Desde otro navegador, elige de nuevo los mismos archivos para continuar.
• Una ejecución a la vez. Si abres otra pestaña o entra otro administrador, verá “Otra ventana está ejecutando esta importación.”
• Pausar y cancelar. Pausar detiene la importación al terminar el lote actual. Cancelar la detiene y ofrece Deshacer.
• Límites de Jira. Si Jira pide a Gambit que reduzca el ritmo, la importación espera y continúa por sí sola, y la ejecución muestra “Jira está limitando este sitio, así que la importación espera y continúa por sí sola”.
• Automatización de Jira. Antes de la ejecución, el paso de revisión enumera las reglas de automatización de Jira que podrían activarse con cada actividad nueva y recomienda pausarlas. Cada ejecución de esas reglas consume tus pasos de automatización, así que el paso de revisión muestra el coste: indica cuántas reglas se activan al crear y verás los pasos previstos.

El informe de importación

Para cada objeto, el informe muestra las filas leídas y los registros creados, actualizados, fusionados, sin cambios, omitidos (con el motivo), con error (con el error de Jira) y enviados al directorio de personas. Concilia con tu origen, al céntimo y por moneda, tu pipeline abierto y las oportunidades cerradas ganadas de los últimos 12 meses, y enumera los registros que se han quedado sin cuenta o sin matriz. Descárgalo como CSV. Cada importación queda registrada en el historial de actividad de Gambit, con quién la ejecutó y los recuentos.

Importar en Jira Free

Las importaciones en Jira Free funcionan igual y crean los mismos registros; quién los ve depende del límite único del plan.

Vuelve a ejecutarla para traer los cambios

Puedes hacer una importación de prueba, seguir trabajando en tu CRM anterior durante una semana y volver a importar. La segunda importación actualiza los registros que coincidieron la vez anterior y añade lo nuevo, así que el cambio se hace con calma.

Importar desde Salesforce, HubSpot y Pipedrive

Toda importación parte de archivos de exportación. Exporta desde Salesforce, HubSpot o Pipedrive como indica la tabla de Exportar desde tu CRM anterior; el asistente, la simulación y el informe funcionan igual en los tres. Para traer lo que ha cambiado desde entonces, vuelve a exportar y a ejecutar la importación.