Mail Sync

Gambit Mail Sync 会把每封客户邮件和每场会议放到 Jira 中正确的客户和商机上，让整个团队基于同一段对话开展工作。

全团队都能看到完整对话

Gambit Mail Sync 会把您的团队与客户之间的邮件和会议复制到 Jira。每个邮件对话会成为一个对话工作项，每场客户会议会成为一个会议工作项，并链接到它们所属的客户、联系人和商机。

全团队都能在客户和商机上看到每封客户邮件和每场会议。接手客户的销售代表可以阅读完整历史，交付长篇故事上的工程师可以看到当初的承诺，审查商机的经理无需再要求转发，就能看到最新回复。

跟随记录。 对话沿用其所链接记录的可见性。CRM 中所有人都能看到的商机，其邮件对 CRM 中所有人可见；私有商机上的邮件，则对该商机的相关人员可见。
私有对话。 在 Gambit 中对任意对话打开私有开关后，Jira 只会向您以及 Private 安全级别允许的人员显示该对话。默认情况下，这些人员是负责人和 rainbook-admins 的成员。对话的负责人，或能够打开该对话的 Gambit 管理员，可以让它重新可见。
一键更改。 CRM 中任何能打开某个对话的人，都可以选择谁能看到它（仅我自己、商机团队、CRM 中的所有人，或所有能看到该客户的人），并可撤消。自动会将其恢复为遵循记录的规则。
尚无客户记录的对话 会在收件箱的“未链接的对话”下等待处理，您可以将它们链接到某条记录，也可以丢弃。当该域名对应的客户已存在时，请选择 创建客户和联系人、在 <Account> 创建联系人；当对方是未转化的线索时，请选择 打开线索。这些对话通常对 CRM 中的所有人可见。
多个客户共用的域名。 来自多个客户共用的域名的新邮件，会在收件箱中等待，由某位用户选择对应的客户。为客户添加另一个客户已在使用的域名，不会移动已经链接好的邮件。请在该对话上使用 更改关联。

在 Jira Free 上，站点中的所有人都能看到每条记录；私有商机和私有对话需要 Jira Standard 或更高版本。请参阅 Jira 套餐限制。

采集到的邮件就是普通的 Jira 工作内容：您可以搜索、链接、生成报表并长期保留。Gambit 以静默方式写入采集的邮件，因此采集不会向任何人发送 Jira 通知。

开始之前

使用 Mail Sync 需要有效的 Gambit 订阅。

请在 Gambit 所在的站点上，从 Atlassian Marketplace 安装 Gambit Mail Sync for Jira，然后将两个应用配对：

打开 Jira 设置 › 应用 › Gambit Mail Sync。页面会显示一个 连接码。
在 Gambit 中，打开 设置 › 邮件，确认其中显示的代码与上面相同。
点击连接。

如果 Gambit 没有显示代码，请改为点击 配对 Mail Sync，然后将它提供的配对字符串粘贴到 Mail Sync 页面的 与 Gambit 配对 下。

邮箱属于使用 Gambit 的人员。也可以添加共享收件箱，例如 sales@ 或 support@。
在免费版（1 至 10 位用户的站点上为 Standard）上，Mail Sync 不收费，但不会采集邮件，摘要和草稿也不会运行。要在这些站点上采集，需要 Gambit Advanced 版（已购买或处于试用期），前提是 Advanced 已可用。
价格和试用信息请参阅定价与许可。

Google Workspace 的采集由 IT 管理员连接；Microsoft 365 采集即将推出；不采集个人 Gmail 账号；采集功能标记为 beta。

连接 Google Workspace

您的 Google Workspace 管理员可以选择两种设置方式之一。两种方式目前均可使用。

由 IT 统一连接所有人（全网域授权）。 管理员从 Mail Sync 管理页面复制 Gambit 的客户端 ID 和权限范围列表，粘贴到 Google 管理控制台（安全 › 访问权限和数据控制 › API 控制 › 全网域授权），然后在 Gambit 中点击验证，并选择要采集的邮箱。用户无需进行任何操作。

每位销售代表连接自己的邮箱。 管理员在 Google 管理控制台中将 Gambit 标记为受信任的应用（API 控制 › 管理第三方应用访问权限），并添加每个人的邮箱后，每个人在 Jira 个人设置中打开 Gambit Mail Sync，点击 连接 Google，并批准对自己邮箱的访问。管理页面会显示哪些人已完成连接。

Gambit 向 Google 请求的是对 Gmail 和日历的只读访问权限，绝不会发送、移动、标记或删除您的邮件。

选择邮箱和历史记录

管理员可以从 CRM 用户或 Google Workspace 目录中选择邮箱，也可以直接输入共享收件箱的地址。一个站点最多可采集 2,000 个邮箱。

添加邮箱时，Gambit 会先导入近期的历史邮件：默认为最近 90 天，也可以选择 7、30、180 或 365 天。这些历史邮件只包含与已知客户往来的邮件；您的团队与新联系人发起的对话，会从此时起开始采集。最新的邮件最先导入，管理页面会显示每个邮箱的进度。此后，Gambit 每隔几分钟检查一次每个邮箱，新的客户邮件在送达后不久就会出现在记录上。

如果您已从旧 CRM 导入了邮件历史，Gambit 会从导入结束的位置继续，并将新的回复添加到已导入的对话中，而不会创建副本。请参阅导入。

Gambit 会采集哪些内容

团队发起或参与的对话。 团队成员与公司外部人员发起邮件线程，或回复该线程时，即使对方尚未进入 Gambit，Gambit 也会采集该线程。“团队成员写的”是指其本人已发送邮件的副本；将邮件转发到您自己的个人地址不算。团队成员回复时，此前 30 天内最多 6 封较早的邮件会一并采集。全新的外发邮件没有较早的邮件。来自新联系人、团队无人回复的入站邮件不会被采集，除非管理员开启 采集所有外部邮件。与新联系人的线程会停留在“未关联的邮件线程”中。请选择 创建客户和联系人；如果该域名对应的客户已存在，请选择 在 <客户> 下创建联系人；如果此人是开放线索，请选择 打开线索。您从工作邮箱发送的个人邮件也会以同样方式被采集；如需排除，请使用您的永不记录名单或 Gambit/Don't log 标签（见下文）。
与已知客户的每封邮件。 邮件中有公司外部人员，且此人是 Gambit 中的联系人或开放线索，或使用您某个客户的网站域名发信，该邮件就会被采集。开放线索仅按电子邮件地址匹配，从不按公司域名匹配。Gambit 最多匹配 50,000 条开放线索，按从新到旧排序；设置 › 邮件 会显示有多少较早的线索未被匹配。该线程会被采集，并提供 打开线索。您团队的回复会随线程的其余部分一并采集。
每个线程一个对话。 同一线程中被采集的邮件会归入同一个对话，即使该线程出现在多位销售代表的邮箱中。
来自所有发件人的文件。 客户和您团队发送的附件，例如提案、报价单和合同，会附加到对话上。Gambit 会跳过邮件签名徽标、较小的内嵌图片、线程中已有文件的重复件，以及程序文件（例如 .exe 或 .msi）。如果您希望只保留客户文件，管理员可以选择 跳过团队发送的文件。
内嵌图片。 粘贴到邮件中的图表和截图会被采集，并在原位置显示。
会议。 涉及已知客户或开放线索的日历事件会成为会议工作项，包含时间、加入链接、地点和议程，并在事件改期或取消时保持更新。团队组织、有外部嘉宾参加的会议也会被采集，即使这些嘉宾尚未进入 Gambit：包括邮箱所有者组织的会议，以及同事组织、所有者已接受或暂时接受的会议。外部人员发来的邀请如果没有已知的相关方，不会仅因所有者已接受而被采集。在多个日历中出现的同一会议只算一个会议。最多 150 位参会者的会议会被采集；151 位及以上参会者的会议，以及您已拒绝的事件，会被跳过。您在日历中标记为私有的事件会成为仅您和 Jira 允许的人员可以打开的会议：默认是所有者和 rainbook-admins 的成员。在 Jira Free 上以及共享邮箱中，不会采集私有事件。
管理员需要时，采集每封外部邮件。 管理员可以开启 采集所有外部邮件，以便同时采集来自尚未进入 Gambit 的人员、且团队无人回复的邮件，例如新买家的首次咨询。该选项默认关闭。这些线程会停留在“未关联的邮件线程”中，您可以用同样的选项创建记录或打开现有线索。

默认会采集不超过 10 MB 的文件。管理员可将上限设置为 1 MB 到 25 MB 之间的任意值（Jira Free 上最高 10 MB）。更大的文件会在邮件上列出，并附有“在邮箱中打开”。已采集的文件会计入您 Jira 站点的存储空间；在 Jira Free 上，管理页面会显示您 2 GB 空间中已使用的容量。

收件人中公司外部人员超过 100 位的邮件会被跳过，除非线程中有已知相关方（联系人、客户的域名或开放线索），或该线程已在关注中。恰好 100 位外部收件人在限制范围内。邮件列表标头仍会将邮件标记为群发邮件，除非发件人与某个联系人或开放线索完全匹配。仅限内部往来的邮件，以及垃圾邮件、垃圾箱或草稿中的任何邮件，不会被自动采集。

Gambit 不会采集哪些内容

您可以在三个层级决定哪些内容不被采集：

您自己的永不记录名单。 在您的 Gambit Mail Sync 个人设置中添加地址或整个域名，例如您的会计或某位私人联系人。与他们的邮件永远不会被采集。
团队的屏蔽名单。 管理员在 Gambit 的 设置 › 邮件 下维护站点范围的 已屏蔽的地址 和 不采集的域名。
单封邮件或单个线程。 在 Gmail 中为邮件添加 Gambit/Don't log 标签，该邮件将永远不会被采集。若要让已采集的线程仅限您本人及其私有级别允许的人员查看，请在 Gambit 中对该线程开启私有：默认是所有者和 rainbook-admins 的成员。

有人丢弃未关联的线程时，其发件人会被加入屏蔽名单，因此对方之后的邮件也不会被采集。

在任何内容写入 Jira 之前，Gambit 会替换每封已采集邮件、已记录邮件和会议的主题与正文中的银行卡号和美国社会保障号。银行卡号会变成“[card ending 4242 removed]”，社会保障号会变成“[SSN removed]”。邮件中的其他内容会原样保留。只是看起来像银行卡号的订单号也不会被替换。附件按发送时的原样存储。

脱敏功能始终开启。管理员可在 设置 › 隐私和数据 的 已脱敏号码和文件存储 下查看当月的脱敏数量。

Gambit 的 AI 如何使用您的邮件

在付费方案中，Gambit 会读取已采集的邮件，撰写记录的摘要、健康度原因、后续步骤和回复草稿，让每个人无需阅读每一个邮件往来，就能了解客户的全貌。当有权查看该记录的人向 Rovo 询问，并且已同意对自己的邮件这样做，或管理员已允许时，Rovo 可以使用这些摘要。每个人看到的内容，与 Jira 允许其查看的内容完全一致。您的邮件绝不会用于训练 AI 模型。更多信息，请参阅 AI 和 AI 使用政策。

暂停、断开连接和卸载

您可以随时在管理员页面或个人设置中使用 断开连接，断开某个邮箱或整个连接。Gambit 会删除访问令牌，并撤销 Google 访问权限。之后重新连接不会产生重复内容。
订阅失效时，采集会暂停，连接会显示“已暂停：采集需要付费方案”。连接会保留 30 天，因此续订后，采集会从中断处继续。30 天后，令牌将被删除。
已采集的邮件会保留在 Jira 中。 对话、会议及其文件都是 Jira 工作项，因此即使您卸载 Gambit Mail Sync 或 Gambit，它们仍会保留在您的站点上。管理员指南列出了卸载时会保留和会移除的内容。

Mail Sync 与其他采集途径

我的收件箱中有侧边栏吗？ 暂时没有。Gmail 侧边栏即将随 Gambit Mail Sync 推出。您无需使用侧边栏：采集会自动导入客户邮件。参见侧边栏。

如果同一封邮件送达多个已连接的邮箱，会怎样？ Gambit 对每封邮件只写入一次。客户与您的三位销售代表之间的邮件往来是一个对话，无论邮件送达了哪些邮箱，每封邮件都只出现一次。

我的 IT 团队已经连接了我的邮箱。我还需要自己连接吗？ 不需要。每个邮箱通过一个连接进行采集，由管理员连接的邮箱已在采集范围内。您仍可在个人设置中维护自己的“永不记录”列表。

我的邮箱既由 IT 团队连接，又由我自己连接。会产生重复吗？ 不会。IT 团队已在采集的邮箱会继续使用那一个连接，因此您自己再连接不会增加任何内容。此外，每封邮件在采集前，都会与 Gambit 已写入的全部内容进行核对，因此同一封邮件绝不会被写入两次。

Gambit 会采集 Slack、Teams 聊天或通话录音吗？ 不会。Gambit 只采集邮件和日历会议。Atlassian 自己的 Slack 和 Microsoft Teams 版 Jira 应用，以及其 Zoom 和 Gong 连接器，可以导入这些内容，Gambit 的对话和会议会与它们并列显示在客户记录上。