Mail Sync

Gambit Mail Sync は、顧客とのすべてのメールとミーティングを Jira 上の適切な取引先と商談に紐付けます。これにより、チーム全員が同じ会話をもとに仕事を進められます。

チーム全員が会話の全体を確認できます

Gambit Mail Sync は、チームが顧客とやり取りしたメールとミーティングを Jira にコピーします。メールのスレッドは 1 件ごとに「会話」作業項目、顧客とのミーティングは 1 件ごとに「ミーティング」作業項目になり、関連する取引先、取引先責任者、商談にリンクされます。

取引先と商談では、顧客とのすべてのメールとミーティングをチーム全員が確認できます。取引先を引き継ぐ営業担当者は履歴全体を読めます。デリバリーエピックを担当するエンジニアは、何が約束されたかを確認できます。商談をレビューするマネージャーは、転送を頼まなくても最新の返信を確認できます。

レコードに従います。 会話の公開範囲は、リンクされているレコードの公開範囲と同じになります。CRM の全員が表示できる商談に紐付くメールは、CRM の全員が表示できます。非公開の商談に紐付くメールは、その商談の関係者が表示できます。
非公開スレッド。 Gambit で任意のスレッドの 非公開 トグルをオンにすると、Jira ではあなたと、Private セキュリティレベルで許可されたユーザーにのみ表示されます。デフォルトでは、所有者と rainbook-admins のメンバーです。スレッドの所有者、またはスレッドを開ける Gambit 管理者は、再び表示できる状態に戻せます。
1 クリックで変更できます。 スレッドを開ける CRM のユーザーは、表示対象を選べます(自分のみ、商談チーム、CRM の全員、取引先を表示できる全員)。元に戻すこともできます。自動を選ぶと、レコードのルールに戻ります。
顧客レコードがまだないスレッドは、受信トレイの「未リンクのスレッド」で待機します。ここでレコードにリンクするか、破棄できます。ドメインの取引先がすでにある場合は 取引先と取引先責任者を作成、<Account> に取引先責任者を作成を選びます。相手が対応中のリードの場合は リードを開く を選びます。これらのスレッドは、通常は CRM の全員が表示できます。
2 つの取引先が共有するドメイン。 複数の取引先が使っているドメインからの新着メールは、受信トレイで待機し、誰かが取引先を選びます。別の取引先がすでに使っているドメインを追加しても、リンク済みのメールは移動しません。移動するには、会話で リンクを変更 を使います。

Jira Free では、サイトの全員がすべてのレコードを表示できます。非公開の商談と非公開スレッドには、Jira Standard 以上が必要です。Jira プランの制限をご覧ください。

取り込んだメールは、通常の Jira の作業と同じように扱えます。検索、リンク、レポート、保管ができます。Gambit は取り込んだメールをサイレントで書き込むため、取り込みによって Jira 通知が誰かに送信されることはありません。

始める前に

Mail Sync には、有効な Gambit のサブスクリプションが必要です。

Gambit が動作しているサイトに、Atlassian Marketplace から Gambit Mail Sync for Jira をインストールし、2 つのアプリをペアリングします。

[Jira の設定] › [アプリ] › [Gambit Mail Sync] を開きます。ページに 接続コード が表示されます。
Gambit で 設定 › メール を開き、同じコードが表示されていることを確認します。
接続を押します。

Gambit にコードが表示されない場合は、代わりに Mail Sync をペアリング を押し、表示されたペアリング文字列を Mail Sync ページの Gambit とペアリング に貼り付けます。

メールボックスは、Gambit を使うユーザーに属します。sales@ や support@ などの共有メールボックスも追加できます。
無料枠(ユーザー数 1~10 人のサイトの Standard)では、Mail Sync は無料ですが、取り込みは行われず、要約と下書きも動作しません。取り込みは、Advanced が利用可能になった時点で、Gambit の Advanced(購入済み、またはトライアル中)で使えます。
料金とトライアルについては、料金とライセンスをご覧ください。

Google Workspace の取り込みは IT 管理者が接続します。Microsoft 365 の取り込みは近日提供予定です。個人用 Gmail アカウントは取り込まれません。取り込みにはベータ版のラベルが付いています。

Google Workspace を接続する

Google Workspace の管理者は、2 つの設定方法のどちらかを選びます。どちらも現在ご利用いただけます。

IT 管理者が全員分を接続する(ドメイン全体の委任)。 管理者は、Mail Sync の管理ページにある Gambit のクライアント ID とスコープの一覧を、Google 管理コンソール(セキュリティ › アクセスとデータ管理 › API の制御 › ドメイン全体の委任)にコピーします。次に Gambit で確認をクリックし、取り込むメールボックスを選びます。ユーザーは何も操作する必要がありません。

営業担当者が自分のメールボックスを接続する。 管理者が Google 管理コンソール(API の制御 › サードパーティ製アプリのアクセスの管理)で Gambit を信頼済みアプリに設定し、各ユーザーのメールボックスを追加したら、各ユーザーが Jira の個人設定で Gambit Mail Sync を開き、Google を接続を押して、自分のメールボックスへのアクセスを承認します。誰が接続済みかは、管理ページで確認できます。

Gambit が Google に求めるのは、Gmail とカレンダーへの読み取り専用アクセスです。メールの送信、移動、ラベル付け、削除は行いません。

メールボックスと履歴を選択

管理者は、CRM のユーザーまたは Google Workspace ディレクトリからメールボックスを選択するか、共有受信トレイのアドレスを直接入力して指定します。1 つのサイトで最大 2,000 件のメールボックスを取り込めます。

メールボックスを追加すると、Gambit はまず最近の履歴を取り込みます。デフォルトは直近 90 日分で、7 日、30 日、180 日、365 日も選べます。この履歴に含まれるのは、既知の顧客とのメールのみです。チームが新しい相手と始めたスレッドは、その時点以降に取り込まれます。新しいメールから順に取り込まれ、管理ページにはメールボックスごとの進行状況が表示されます。その後、Gambit は数分ごとに各メールボックスを確認し、顧客からの新しいメールは届いてから間もなくレコードに表示されます。

以前の CRM からメール履歴をインポートした場合、Gambit はインポートが終わった時点から取り込みを続けます。インポート済みのスレッドには、コピーを作成せず、新しい返信を追加します。詳しくはインポートを参照してください。

Gambit が取り込むもの

チームが開始または参加した会話。 チームのメンバーが社外の相手とのスレッドを開始した場合、またはそのスレッドに返信した場合、相手がまだ Gambit に登録されていなくても、Gambit はそのスレッドを取り込みます。「チームのメンバーが書いた」とは、そのメンバー自身の送信済みコピーを指します。自分の個人アドレスにメールを転送しても対象になりません。チームのメンバーが返信すると、その前の 30 日間にあった過去のメッセージが最大 6 件、一緒に取り込まれます。新規に送信するメールには、それ以前のメッセージはありません。新しい相手からの受信メールにチームの誰も返信していない場合は、管理者が 外部メールをすべて取り込む をオンにしない限り取り込まれません。新しい相手とのスレッドは、リンクされていないスレッドに保留されます。取引先と取引先責任者を作成 を選ぶか、そのドメインの取引先がある場合は <Account> に取引先責任者を作成、相手がオープンなリードの場合は リードを開く を選びます。仕事用のメールボックスから送った個人的なメールも、同じように取り込まれます。取り込みたくない場合は、個人用の取り込み除外リストか Gambit/Don't log ラベル(下記)を使います。
既知の顧客とのすべてのメール。 社外の相手が含まれるメッセージは、その相手が Gambit の取引先責任者またはオープンなリードである場合、あるいは取引先のいずれかのウェブドメインから送信された場合に取り込まれます。リードは、会社のドメインではなくメールアドレスだけで照合されます。Gambit は、新しい順に最大 50,000 件のオープンなリードを照合します。照合されていない古いリードの件数は、設定 › メール で確認できます。スレッドは取り込まれ、リードを開く が表示されます。チームの返信は、スレッドの残りと一緒に取り込まれます。
スレッドごとに 1 件の会話。 スレッド内の取り込まれたメッセージは、スレッドが複数の営業メンバーのメールボックスに届いていても、1 件の会話にまとめられます。
すべての送信者のファイル。 顧客とチームからの添付ファイル(提案書、見積書、契約書など)は、会話に添付されます。Gambit は、メール署名のロゴ、小さなインライン画像、スレッドにすでにあるファイルの重複、プログラムファイル(例: .exe、.msi)を取り込みません。顧客のファイルだけにしたい場合は、管理者が チームが送信するファイルをスキップ を選択できます。
インライン画像。 メールに貼り付けられたグラフやスクリーンショットは取り込まれ、元の位置に表示されます。
ミーティング。 既知の顧客またはオープンなリードとのカレンダーイベントは、時間、参加リンク、場所、アジェンダを含むミーティング作業項目になります。イベントが移動またはキャンセルされると、内容も更新されます。社外のゲストが参加するチーム主催のミーティングも、ゲストがまだ Gambit にいなくても取り込まれます。対象は、メールボックスの所有者が主催したミーティング、または同僚が主催して所有者が承諾または仮承諾したミーティングです。既知の相手がいない社外からの招待は、所有者が承諾しただけでは取り込まれません。複数のカレンダーに表示されるミーティングは、1 件のミーティングとして扱われます。出席者が 150 人までのミーティングは取り込まれ、151 人以上のミーティングと、辞退したイベントはスキップされます。カレンダーで非公開に設定したイベントは、所有者と、Jira で許可されているユーザーだけが開けるミーティングになります。デフォルトでは、所有者と rainbook-admins のメンバーです。Jira Free と共有メールボックスでは、非公開イベントは取り込まれません。
社外からのすべてのメール(管理者が希望する場合)。 管理者は 外部メールをすべて取り込む をオンにすると、Gambit にまだいない相手からの、チームの誰も返信していないメール(新しい購入者からの最初の問い合わせなど)も取り込めます。デフォルトではオフです。これらのスレッドはリンクされていないスレッドに保留され、レコードを作成するか既存のリードを開くかを、同じ選択肢から選べます。

ファイルは、デフォルトで 10 MB まで取り込まれます。管理者は上限を 1 MB から 25 MB の範囲で設定できます(Jira Free では最大 10 MB)。それより大きいファイルは、メッセージ上に「メールボックスで開く」と表示されます。取り込まれたファイルは Jira サイトのストレージを消費します。Jira Free では、管理ページに 2 GB のうちどれだけ使用したかが表示されます。

社外の受信者が 100 人を超えるメールは、既知の相手(取引先責任者、取引先のドメイン、オープンなリード)がスレッドに含まれている場合、またはスレッドがすでにフォローされている場合を除き、スキップされます。社外の受信者がちょうど 100 人の場合は、上限内です。メーリングリストのヘッダーがあるメールは、送信者が取引先責任者またはオープンなリードのアドレスと完全に一致しない限り、引き続き一括メールとして扱われます。社内のみのメールと、スパム、迷惑メール、ごみ箱、下書きにあるメールは、自動では取り込まれません。

Gambit が取り込まないもの

取り込まないものは、次の 3 つのレベルで決められます。

個人用の取り込み除外リスト。 Gambit Mail Sync の個人設定で、アドレスまたはドメイン全体を追加します(会計士や個人的な連絡先など)。追加した相手とのメールは取り込まれません。
チームのブロックリスト。 管理者は、Gambit の 設定 › メール で、サイト全体の ブロック中のアドレス と 取り込まないドメイン を管理します。
1 件のメッセージまたはスレッド。 Gmail でメッセージに Gambit/Don't log ラベルを付けると、そのメッセージは取り込まれません。取り込み済みのスレッドを、自分と非公開レベルで許可されているユーザーだけに限定するには、Gambit でそのスレッドの 非公開 をオンにします。デフォルトでは、所有者と rainbook-admins のメンバーです。

リンクされていないスレッドを破棄すると、その送信者がブロックリストに追加され、次回以降のメールも取り込まれません。

Jira に書き込む前に、Gambit は、取り込んだすべてのメール、記録したメール、ミーティングの件名と本文にある決済カード番号と米国の社会保障番号を置き換えます。カード番号は「[card ending 4242 removed]」に、社会保障番号は「[SSN removed]」になります。メッセージのそれ以外の部分は書かれたまま保持され、カード番号に似ているだけの注文番号はそのままです。添付ファイルは送信されたまま保存されます。

マスクは常に有効です。管理者は 設定 › プライバシーとデータ の マスクされた番号とファイルストレージ で、当月の件数を確認できます。

Gambit の AI がメールを使う仕組み

有料プランでは、Gambit は取り込んだメールを読み取り、レコードの概要、ヘルスの理由、次のステップ、返信の下書きを作成します。これにより、すべてのスレッドを読まなくても、各ユーザーが取引先の経緯を把握できます。Rovo がこれらの概要を利用できるのは、レコードを閲覧できるユーザーが質問し、そのユーザーが自分のメールの利用に同意している場合、または管理者が許可している場合です。各ユーザーに表示されるのは、Jira で表示が許可されている内容だけです。メールが AI モデルのトレーニングに使われることはありません。詳細は AI と AI 利用ポリシーをご覧ください。

一時停止、接続解除、アンインストール

接続を解除 は、管理ページまたは個人設定から、メールボックス単位でも接続全体でも、いつでも実行できます。Gambit はアクセストークンを削除し、Google のアクセス権を取り消します。後で再接続しても、重複は発生しません。
サブスクリプションが失効すると、取り込みが一時停止し、接続に「一時停止中: 取り込みには有料プランが必要です」と表示されます。接続は 30 日間保持されるため、更新すると、停止した時点から取り込みが再開されます。30 日を過ぎると、トークンは削除されます。
取り込んだメールは Jira に残ります。 会話、ミーティング、およびそれらのファイルは Jira の作業項目であるため、Gambit Mail Sync や Gambit をアンインストールしても、サイトに残ります。アンインストール時に残るものと削除されるものは、管理者ガイドに記載しています。

Mail Sync とその他の取り込み方法

受信トレイにサイドバーはありますか? 現時点ではありません。Gmail のサイドバーは、Gambit Mail Sync で近日提供予定です。サイドバーがなくても、取り込みによって顧客のメールが自動的に取り込まれます。サイドバーを参照してください。

同じメールが接続済みの複数のメールボックスに届いた場合は? Gambit は各メッセージを 1 回だけ書き込みます。顧客と営業メンバー 3 人の間のスレッドは 1 つの会話になり、どのメールボックスに届いたかにかかわらず、各メッセージは 1 回だけ表示されます。

IT チームがすでに自分のメールボックスを接続しています。自分でも接続する必要がありますか? いいえ。取り込みはメールボックスごとに 1 つの接続で実行されるため、管理者が接続したメールボックスはすでに取り込み対象です。取り込み除外リストは、引き続き個人設定で管理します。

メールボックスを IT チームと自分の両方で接続した場合、重複しますか? いいえ。IT チームがすでに取り込んでいるメールボックスはその 1 つの接続のままなので、自分で接続しても何も追加されません。また、すべてのメッセージは取り込む前に、Gambit がすでに書き込んだ内容と照合されるため、同じメッセージが 2 回書き込まれることはありません。

Gambit は Slack や Teams のチャット、通話の録音を取り込みますか? いいえ。Gambit が取り込むのは、メールとカレンダーのミーティングです。Slack 用と Microsoft Teams 用の Atlassian 製 Jira アプリ、および Zoom と Gong のコネクタを使うと、それらを取り込めます。Gambit の会話とミーティングは、取引先上でそれらと並んで表示されます。