Mail Sync

Gambit Mail Sync coloca cada correo y cada reunión con clientes en la cuenta y la oportunidad correctas de Jira, para que todo tu equipo trabaje a partir de la misma conversación.

Todo tu equipo ve toda la conversación

Gambit Mail Sync copia en Jira los correos y las reuniones de tu equipo con los clientes. Cada hilo de correo se convierte en una actividad de tipo Conversation y cada reunión con un cliente, en una actividad de tipo Meeting, vinculadas a la cuenta, los contactos y la oportunidad a los que pertenecen.

Todo tu equipo ve cada correo y cada reunión con clientes en la cuenta y en la oportunidad. Un comercial que se hace cargo de una cuenta lee el historial completo, una persona de ingeniería en el epic de entrega ve lo que se prometió y un responsable que revisa una oportunidad ve la última respuesta sin tener que pedir un reenvío.

Sigue al registro. Una Conversation adopta la visibilidad de los registros a los que está vinculada. El correo de una oportunidad que ve todo el CRM es visible para todo el CRM; el correo de una oportunidad privada es visible para las personas de esa oportunidad.
Hilos privados. Activa el interruptor Privado en cualquier hilo de Gambit y Jira lo mostrará solo a ti y a las personas que permita su nivel de seguridad Private. Por defecto, son el propietario y los miembros de rainbook-admins. El propietario del hilo, o un administrador de Gambit que pueda abrirlo, puede volver a hacerlo visible.
Cámbialo con un clic. Cualquier persona del CRM que pueda abrir un hilo puede elegir quién lo ve (solo yo, el equipo de la oportunidad, todo el CRM o todas las personas que pueden ver la cuenta), con la opción Deshacer. Automático lo devuelve a la regla del registro.
Los hilos que aún no tienen un registro de cliente esperan en la Bandeja de entrada, en Hilos sin vincular, donde puedes vincularlos a un registro o descartarlos. Elige Crear cuenta y contacto, Crear contacto en <Account> cuando existe la cuenta del dominio, o Abrir posible cliente cuando la persona es un cliente potencial abierto. Normalmente son visibles para todo el CRM.
Un dominio que comparten dos cuentas. El correo nuevo de un dominio que usa más de una cuenta espera en la Bandeja de entrada para que alguien elija la cuenta. Añadir un dominio que ya usa otra cuenta no mueve el correo que ya está vinculado. Usa Cambiar vínculo en la conversación.

En Jira Free, todas las personas del sitio ven todos los registros; las oportunidades privadas y los hilos privados requieren Jira Standard o superior. Consulta el límite del plan de Jira.

El correo capturado es trabajo normal de Jira: puedes buscarlo, vincularlo, elaborar informes con él y conservarlo. Gambit escribe el correo capturado de forma silenciosa, así que la captura no envía ninguna notificación de Jira a nadie.

Antes de empezar

Mail Sync requiere una suscripción activa a Gambit.

Instala Gambit Mail Sync for Jira desde Atlassian Marketplace en el sitio donde se ejecuta Gambit y, después, vincula las dos aplicaciones:

Abre Configuración de Jira › Aplicaciones › Gambit Mail Sync. La página muestra un Código de conexión.
En Gambit, abre Configuración › Correo y comprueba que muestra el mismo código.
Pulsa Conectar.

Si Gambit no muestra ningún código, pulsa Vincular Mail Sync y pega la cadena de vinculación que te da en Vincular con Gambit, en la página de Mail Sync.

Los buzones pertenecen a personas que usan Gambit. También se pueden añadir bandejas compartidas, como sales@ o support@.
En el nivel gratuito (Standard en sitios de 1 a 10 usuarios), Mail Sync no cuesta nada, pero no captura, y los resúmenes y los borradores no se ejecutan. La captura en ese nivel llega con Gambit en Advanced, ya sea contratado o en periodo de prueba, cuando Advanced esté disponible.
Los precios y los periodos de prueba están en Precios y licencias.

La captura de Google Workspace la conecta el administrador de TI; la captura de Microsoft 365 estará disponible próximamente; no se capturan las cuentas personales de Gmail; la captura está marcada como beta.

Conectar Google Workspace

El administrador de Google Workspace elige una de dos configuraciones. Ambas funcionan hoy.

TI conecta a todo el mundo (delegación en todo el dominio). El administrador copia el ID de cliente y la lista de ámbitos de Gambit desde la página de administración de Mail Sync a la consola de administración de Google (Seguridad › Control de acceso y de datos › Controles de API › Delegación en todo el dominio), hace clic en Verificar en Gambit y elige los buzones que se van a capturar. Las personas no tienen que hacer nada.

Cada comercial conecta su propio buzón. Cuando el administrador marca Gambit como aplicación de confianza en la consola de administración de Google (Controles de API › Administrar el acceso a aplicaciones de terceros) y añade el buzón de cada persona, cada una abre Gambit Mail Sync en su configuración personal de Jira, pulsa Conectar Google y aprueba el acceso a su propio buzón. La página de administración muestra quién se ha conectado.

Gambit solicita a Google acceso de solo lectura a Gmail y a Calendar, y nunca envía, mueve, etiqueta ni elimina tu correo.

Elegir buzones e historial

Los administradores eligen los buzones entre los usuarios de tu CRM, en el directorio de Google Workspace o escribiendo una dirección para una bandeja de entrada compartida. Un sitio puede capturar hasta 2000 buzones.

Cuando añades un buzón, Gambit importa primero el historial reciente: los últimos 90 días de forma predeterminada, o 7, 30, 180 o 365 días si lo prefieres. Este historial incluye solo el correo con clientes conocidos; los hilos que tu equipo inicie con alguien nuevo se capturan a partir de ese momento. El correo más reciente llega primero y la página de administración muestra el progreso de cada buzón. Después, Gambit revisa cada buzón cada pocos minutos, y el correo nuevo de clientes aparece en el registro poco después de recibirse.

Si importaste el historial de correo de tu CRM anterior, Gambit continúa donde terminó la importación y añade las respuestas nuevas a los hilos importados en lugar de crear copias. Consulta Importar.

Qué captura Gambit

Conversaciones que tu equipo inicia o en las que participa. Cuando alguien de tu equipo inicia un hilo con una persona ajena a tu empresa, o responde a uno, Gambit captura el hilo, aunque esa persona todavía no esté en Gambit. “Alguien del equipo ha escrito” se refiere a su propia copia enviada; reenviar correo a tu dirección personal no cuenta. Cuando alguien del equipo responde, se incluyen hasta 6 mensajes anteriores de los 30 días previos. Un correo saliente totalmente nuevo no tiene mensajes anteriores. Un correo entrante de alguien nuevo al que nadie del equipo responde no se captura, salvo que un administrador active Capturar todo el correo externo. Un hilo con alguien nuevo espera en Hilos sin vincular. Elige Crear cuenta y contacto, Crear contacto en <cuenta> cuando ya existe la cuenta del dominio, o Abrir posible cliente cuando la persona es un cliente potencial abierto. El correo personal que envías desde tu buzón de trabajo se captura del mismo modo; para dejarlo fuera, usa tu lista de exclusión o la etiqueta Gambit/Don't log (más abajo).
Todos los correos con un cliente conocido. Un mensaje se captura cuando hay en él una persona ajena a tu empresa que es un contacto o un cliente potencial abierto en Gambit, o que escribe desde el dominio web de una de tus cuentas. Los clientes potenciales abiertos se identifican solo por su correo electrónico, nunca por el dominio de la empresa. Gambit compara hasta 50.000 clientes potenciales abiertos, empezando por los más recientes; Configuración › Correo indica cuántos más antiguos quedan sin comparar. El hilo se captura y ofrece Abrir posible cliente. Las respuestas de tu equipo se capturan junto con el resto del hilo.
Una conversación por hilo. Los mensajes capturados de un hilo van a una sola conversación, aunque el hilo llegue a los buzones de varios representantes de ventas.
Archivos de cualquier remitente. Los archivos adjuntos de clientes y de tu equipo, como propuestas, presupuestos y contratos, se adjuntan a la conversación. Gambit omite los logotipos de las firmas de correo, las imágenes pequeñas insertadas en el texto, los duplicados de un archivo que ya está en el hilo y los archivos de programa (por ejemplo, .exe o .msi). Un administrador puede elegir Omitir archivos que envía tu equipo si prefieres que solo se capturen los archivos de los clientes.
Imágenes insertadas en el texto. Los gráficos y las capturas de pantalla pegados en un correo se capturan y se muestran en su sitio.
Reuniones. Los eventos del calendario con un cliente conocido o un cliente potencial abierto se convierten en actividades de reunión con la hora, el enlace para unirse, el lugar y el orden del día, y se mantienen actualizadas cuando el evento cambia de hora o se cancela. También se capturan las reuniones organizadas por el equipo con invitados externos, aunque los invitados todavía no estén en Gambit: las reuniones que organizó el propietario del buzón, o que organizó un compañero y el propietario aceptó o aceptó provisionalmente. La invitación de una persona externa sin ninguna parte conocida no se captura solo porque el propietario la haya aceptado. Una reunión que aparece en varios calendarios cuenta como una sola reunión. Se capturan las reuniones de hasta 150 asistentes; las de 151 o más asistentes y los eventos que has rechazado se omiten. Un evento que marcas como privado en tu calendario se convierte en una reunión que solo puedes abrir tú y las personas que Jira permita: de forma predeterminada, el propietario y los miembros de rainbook-admins. En Jira Free y en los buzones compartidos, los eventos privados no se capturan.
Todos los correos externos, si un administrador lo quiere. Un administrador puede activar Capturar todo el correo externo para capturar también el correo de personas que todavía no están en Gambit y al que nadie de tu equipo ha respondido, como la primera consulta de un comprador nuevo. Está desactivado de forma predeterminada. Esos hilos esperan en Hilos sin vincular, con las mismas opciones para crear registros o abrir un cliente potencial existente.

De forma predeterminada se capturan los archivos de hasta 10 MB. Un administrador puede fijar el límite entre 1 MB y 25 MB (hasta 10 MB en Jira Free). Un archivo más grande aparece en el mensaje con “abrir en el buzón”. Los archivos capturados cuentan para el almacenamiento de tu sitio de Jira y, en Jira Free, la página de administración muestra cuántos de tus 2 GB has usado.

El correo con más de 100 destinatarios externos se omite, salvo que haya en el hilo una parte conocida (un contacto, el dominio de una cuenta o un cliente potencial abierto) o que el hilo ya se esté siguiendo. Exactamente 100 destinatarios externos está dentro del límite. Las cabeceras de listas de distribución siguen marcando el correo como masivo, salvo que el remitente sea exactamente un contacto o un cliente potencial abierto. El correo solo interno y todo lo que esté en Spam, Correo no deseado, Papelera o Borradores no se captura automáticamente.

Qué deja fuera Gambit

Tú decides qué queda fuera, en tres niveles:

Tu propia lista de exclusión. Añade direcciones o dominios completos en la configuración personal de Gambit Mail Sync, como tu asesor fiscal o un contacto personal. El correo con ellos nunca se captura.
La lista de bloqueo de tu equipo. Los administradores mantienen en todo el sitio Direcciones bloqueadas y Dominios excluidos de la captura en Gambit, en Configuración › Correo.
Un mensaje o un hilo. Etiqueta un mensaje con Gambit/Don't log en Gmail y nunca se captura. Para que un hilo ya capturado quede solo para ti y para las personas que permite su nivel Privado, activa Privado en el hilo en Gambit: de forma predeterminada, el propietario y los miembros de rainbook-admins.

Cuando alguien descarta un hilo sin vincular, su remitente se añade a la lista de bloqueo, de modo que el siguiente correo suyo también queda fuera.

Antes de escribir nada en Jira, Gambit sustituye los números de tarjetas de pago y los números de la Seguridad Social de EE. UU. en el asunto y el texto de cada correo capturado, correo registrado y reunión. Un número de tarjeta se convierte en “[card ending 4242 removed]” y un número de la Seguridad Social en “[SSN removed]”. El resto del mensaje se conserva exactamente como se escribió, y los números de pedido que solo parecen números de tarjeta no se modifican. Los archivos adjuntos se almacenan tal como se enviaron.

El enmascaramiento está siempre activado. Los administradores ven el recuento del mes en Configuración › Privacidad y datos, en Números enmascarados y almacenamiento de archivos.

Cómo usa la IA de Gambit tu correo

En los planes de pago, Gambit lee el correo capturado para redactar el resumen del registro, los motivos de salud, los siguientes pasos y los borradores de respuesta, de modo que cada persona ve la historia de la cuenta sin leer todos los hilos. Rovo puede usar esos resúmenes cuando lo pide alguien que puede ver el registro y ha dado su consentimiento para su propio correo, o cuando un administrador lo ha permitido. Cada persona ve exactamente lo que Jira le permite ver. Tu correo nunca se usa para entrenar modelos de IA. Más información sobre la IA y en la Política de uso de la IA.

Pausa, desconexión y desinstalación

Desconectar un buzón o una conexión completa en cualquier momento desde la página de administración o desde tu configuración personal. Gambit elimina los tokens de acceso y revoca el acceso de Google. Si vuelves a conectar más adelante, no se añaden duplicados.
Si una suscripción caduca, la captura se pausa y la conexión muestra “En pausa: la captura necesita un plan de pago”. Las conexiones se conservan durante 30 días, así que la captura se reanuda donde se detuvo cuando renuevas. Pasados los 30 días, se eliminan los tokens.
El correo capturado se queda en Jira. Las conversaciones, las reuniones y sus archivos son actividades de Jira, así que permanecen en tu sitio aunque desinstales Gambit Mail Sync o Gambit. La Guía de administración indica qué conservas y qué se elimina al desinstalar.

Mail Sync y otras vías de captura

¿Hay un panel lateral en mi bandeja de entrada? Todavía no. El panel lateral de Gmail llegará pronto con Gambit Mail Sync. No lo necesitas: la captura incorpora el correo de los clientes por sí sola. Consulta Paneles laterales.

¿Qué pasa si el mismo correo llega a varios buzones conectados? Gambit escribe cada mensaje una sola vez. Un hilo entre un cliente y tres de tus representantes comerciales es una sola conversación, y cada mensaje aparece una vez, sin importar a qué buzones haya llegado.

Mi equipo de TI ya ha conectado mi buzón. ¿Tengo que conectarlo yo? No. La captura funciona con una conexión por buzón, y un buzón conectado por un administrador ya se captura. Tu configuración personal sigue siendo el lugar donde gestionas tu lista de exclusión.

Mi buzón lo hemos conectado tanto mi equipo de TI como yo. ¿Habrá duplicados? No. Un buzón que tu equipo de TI ya captura se mantiene en esa única conexión, así que conectarlo tú no añade nada. Además, cada mensaje se comprueba con todo lo que Gambit ya ha escrito antes de capturarlo, de modo que un mensaje nunca se escribe dos veces.

¿Gambit captura Slack, el chat de Teams o las grabaciones de llamadas? No. Gambit captura el correo y las reuniones del calendario. Las aplicaciones de Jira de Atlassian para Slack y Microsoft Teams, y sus conectores de Zoom y Gong, incorporan esos datos, y las conversaciones y reuniones de Gambit aparecen junto a ellos en la cuenta.