Mail Sync

Gambit Mail Sync ordnet jede Kunden-E-Mail und jedes Kundenmeeting in Jira dem richtigen Account und Deal zu, damit Ihr gesamtes Team mit derselben Konversation arbeitet.

Ihr ganzes Team sieht die ganze Konversation

Gambit Mail Sync kopiert die E-Mails und Meetings Ihres Teams mit Kunden nach Jira. Jeder E-Mail-Thread wird zu einem Vorgang vom Typ Conversation, jedes Kundenmeeting zu einem Vorgang vom Typ Meeting. Beide sind mit dem Account, den Kontakten und dem Deal verknüpft, zu denen sie gehören.

Ihr ganzes Team sieht jede Kunden-E-Mail und jedes Meeting am Account und am Deal. Wer einen Account übernimmt, liest den gesamten Verlauf. Eine Entwicklerin im Delivery-Epic sieht, was zugesagt wurde. Und ein Manager, der einen Deal prüft, sieht die letzte Antwort, ohne eine Weiterleitung anfordern zu müssen.

Sie folgt dem Datensatz. Eine Konversation übernimmt die Sichtbarkeit der Datensätze, mit denen sie verknüpft ist. E-Mails an einem Deal, den alle im CRM sehen können, sind für alle im CRM sichtbar. E-Mails an einem privaten Deal sind für die Beteiligten dieses Deals sichtbar.
Private Threads. Aktivieren Sie in Gambit bei einem beliebigen Thread den Schalter Privat. Jira zeigt ihn dann nur Ihnen und den Personen, die die Sicherheitsstufe Private zulässt. Standardmäßig sind das der Inhaber und die Mitglieder von rainbook-admins. Der Inhaber des Threads oder ein Gambit-Administrator, der ihn öffnen kann, kann ihn wieder sichtbar machen.
Mit einem Klick ändern. Jeder im CRM, der einen Thread öffnen kann, kann festlegen, wer ihn sieht (nur ich, das Deal-Team, alle im CRM oder alle, die den Account sehen können). Die Änderung lässt sich rückgängig machen. Mit Automatisch gilt wieder die Regel des Datensatzes.
Threads ohne Kundendatensatz warten im Posteingang unter „Nicht verknüpfte Threads“. Dort können Sie sie mit einem Datensatz verknüpfen oder verwerfen. Wählen Sie Account und Kontakt erstellen, Kontakt bei <Account> erstellen, wenn der Account zur Domain existiert, oder Lead öffnen, wenn die Person ein offener Lead ist. Normalerweise sind sie für alle im CRM sichtbar.
Eine Domain, die sich zwei Accounts teilen. Neue E-Mails von einer Domain, die mehr als ein Account verwendet, warten im Posteingang, damit jemand den Account auswählen kann. Wenn Sie eine Domain hinzufügen, die ein anderer Account bereits verwendet, werden bereits verknüpfte E-Mails nicht verschoben. Verwenden Sie dazu Verknüpfung ändern an der Konversation.

In Jira Free sieht jeder auf der Site jeden Datensatz. Private Deals und private Threads erfordern Jira Standard oder höher. Siehe Limit des Jira-Plans.

Erfasste E-Mails sind gewöhnliche Jira-Daten: Sie können sie durchsuchen, verknüpfen, auswerten und aufbewahren. Gambit schreibt erfasste E-Mails still nach Jira, daher löst die Erfassung bei niemandem eine Jira-Benachrichtigung aus.

Vor dem Start

Mail Sync erfordert ein aktives Abonnement für Gambit.

Installieren Sie Gambit Mail Sync for Jira aus dem Atlassian Marketplace auf der Site, auf der Gambit läuft, und koppeln Sie dann die beiden Apps:

Öffnen Sie Jira-Einstellungen › Apps › Gambit Mail Sync. Die Seite zeigt einen Verbindungscode.
Öffnen Sie in Gambit Einstellungen › E-Mail und prüfen Sie, ob derselbe Code angezeigt wird.
Klicken Sie auf Verbinden.

Zeigt Gambit keinen Code an, klicken Sie stattdessen auf Mail Sync koppeln und fügen Sie die Kopplungszeichenfolge, die Sie erhalten, unter Mit Gambit koppeln auf der Mail Sync-Seite ein.

Postfächer gehören Personen, die Gambit nutzen. Gemeinsame Postfächer wie sales@ oder support@ können ebenfalls hinzugefügt werden.
In der kostenlosen Stufe (Standard auf Sites mit 1 bis 10 Benutzern) ist Mail Sync kostenlos, erfasst aber keine E-Mails, und Zusammenfassungen und Entwürfe werden nicht erstellt. Die Erfassung ist dort Teil von Gambit Advanced, gekauft oder in der Testphase, sobald Advanced verfügbar ist.
Preise und Testphasen finden Sie unter Preise und Lizenzierung.

Die Erfassung für Google Workspace richtet der IT-Administrator ein. Die Erfassung für Microsoft 365 folgt in Kürze. Private Gmail-Konten werden nicht erfasst. Die Erfassung ist als Beta gekennzeichnet.

Google Workspace verbinden

Ihr Google Workspace-Administrator wählt eine von zwei Einrichtungen. Beide funktionieren heute.

Die IT verbindet alle (domainweite Delegierung). Der Administrator kopiert die Client-ID und die Liste der Bereiche (Scopes) von Gambit von der Mail Sync-Administrationsseite in die Google Admin-Konsole (Sicherheit › Zugriffs- und Datensteuerung › API-Steuerung › Domainweite Delegierung), klickt in Gambit auf Überprüfen und wählt die zu erfassenden Postfächer aus. Die Benutzer müssen nichts tun.

Jeder Vertriebsmitarbeiter verbindet sein eigenes Postfach. Sobald der Administrator Gambit in der Google Admin-Konsole als vertrauenswürdige App markiert (API-Steuerung › Zugriff von Drittanbieter-Apps verwalten) und das Postfach jeder Person hinzufügt, öffnet jede Person Gambit Mail Sync in ihren persönlichen Jira-Einstellungen, klickt auf Google verbinden und genehmigt den Zugriff auf ihr eigenes Postfach. Die Administrationsseite zeigt, wer sich verbunden hat.

Gambit fordert von Google nur Lesezugriff auf Gmail und Calendar an und sendet, verschiebt, kennzeichnet oder löscht Ihre E-Mails nie.

Postfächer und Verlauf auswählen

Administratoren wählen Postfächer aus Ihren CRM-Benutzern, aus Ihrem Google Workspace-Verzeichnis oder durch Eingabe einer Adresse für einen gemeinsam genutzten Posteingang. Eine Site kann bis zu 2.000 Postfächer erfassen.

Wenn Sie ein Postfach hinzufügen, importiert Gambit zuerst den jüngsten Verlauf: standardmäßig die letzten 90 Tage, auf Wunsch 7, 30, 180 oder 365 Tage. Dieser Verlauf enthält nur E-Mails mit bekannten Kunden. Konversationen, die Ihr Team mit neuen Kontakten beginnt, werden ab diesem Zeitpunkt erfasst. Die neuesten E-Mails kommen zuerst, und die Administrationsseite zeigt den Fortschritt für jedes Postfach. Danach prüft Gambit jedes Postfach alle paar Minuten, und neue E-Mails von Kunden erscheinen kurz nach ihrem Eingang im Datensatz.

Wenn Sie den E-Mail-Verlauf aus Ihrem alten CRM importiert haben, macht Gambit dort weiter, wo der Import geendet hat, und fügt neue Antworten zu den importierten Konversationen hinzu, statt Kopien zu erstellen. Siehe Import.

Was Gambit erfasst

Konversationen, die Ihr Team beginnt oder an denen es teilnimmt. Wenn jemand aus Ihrem Team einen Thread mit einer Person außerhalb Ihres Unternehmens beginnt oder darauf antwortet, erfasst Gambit den Thread, auch wenn diese Person noch nicht in Gambit vorhanden ist. „Jemand aus dem Team hat geschrieben“ bedeutet: die eigene gesendete Kopie. Das Weiterleiten von E-Mails an die eigene private Adresse zählt nicht. Antwortet jemand aus dem Team, werden bis zu 6 frühere Nachrichten aus den 30 Tagen davor mit erfasst. Eine neue ausgehende E-Mail hat keine früheren Nachrichten. Eine eingehende E-Mail von einer neuen Person, die niemand im Team beantwortet, wird nicht erfasst, es sei denn, ein Administrator aktiviert Alle externen E-Mails erfassen. Ein Thread mit einer neuen Person wartet unter „Nicht verknüpfte Threads“. Wählen Sie Account und Kontakt erstellen, Kontakt bei <Account> erstellen, wenn der Account zur Domain existiert, oder Lead öffnen, wenn die Person ein offener Lead ist. Private E-Mails, die Sie aus Ihrem geschäftlichen Postfach senden, werden auf dieselbe Weise erfasst. Schließen Sie sie mit Ihrer Nie-erfassen-Liste oder dem Label Gambit/Don't log aus (siehe unten).
Jede E-Mail mit einem bekannten Kunden. Eine Nachricht wird erfasst, wenn eine Person außerhalb Ihres Unternehmens beteiligt ist und diese Person in Gambit ein Kontakt oder ein offener Lead ist oder von der Web-Domain eines Ihrer Accounts schreibt. Offene Leads werden nur über ihre E-Mail-Adresse zugeordnet, nie über die Firmendomain. Gambit gleicht bis zu 50.000 offene Leads ab, die neuesten zuerst. Unter Einstellungen › E-Mail sehen Sie, wie viele ältere nicht abgeglichen werden. Der Thread wird erfasst und bietet Lead öffnen an. Antworten Ihres Teams werden mit dem Rest des Threads erfasst.
Eine Konversation pro Thread. Erfasste Nachrichten eines Threads landen in einer einzigen Konversation, auch wenn der Thread in den Postfächern mehrerer Vertriebsmitarbeitender ankommt.
Dateien von allen Absendern. Anhänge von Kunden und von Ihrem Team, etwa Angebote, Kostenvoranschläge und Verträge, werden an die Konversation angehängt. Gambit überspringt Logos in E-Mail-Signaturen, kleine eingebettete Bilder, Duplikate einer Datei, die bereits im Thread vorhanden ist, und Programmdateien (zum Beispiel .exe oder .msi). Ein Administrator kann Dateien Ihres Teams überspringen wählen, wenn Sie nur Kundendateien bevorzugen.
Eingebettete Bilder. Diagramme und Screenshots, die in eine E-Mail eingefügt wurden, werden erfasst und an Ort und Stelle angezeigt.
Meetings. Kalendertermine mit einem bekannten Kunden oder offenen Lead werden zu Meeting-Vorgängen mit Uhrzeit, Link zum Beitreten, Ort und Agenda und bleiben aktuell, wenn der Termin verschoben oder abgesagt wird. Vom Team organisierte Meetings mit externen Gästen werden ebenfalls erfasst, auch wenn die Gäste noch nicht in Gambit vorhanden sind: Das sind Meetings, die der Postfachinhaber organisiert hat, oder die ein Kollege organisiert hat und die der Inhaber zugesagt oder vorläufig zugesagt hat. Die Einladung einer externen Person ohne bekannte Partei wird nicht erfasst, nur weil der Inhaber sie angenommen hat. Ein Meeting, das in mehreren Kalendern zu sehen ist, ergibt ein einziges Meeting. Meetings mit bis zu 150 Teilnehmern werden erfasst. Bei 151 oder mehr Teilnehmern sowie bei Terminen, die Sie abgelehnt haben, wird das Meeting übersprungen. Ein Termin, den Sie in Ihrem Kalender als privat markiert haben, wird zu einem Meeting, das nur Sie und die Personen öffnen können, die Jira zulässt: standardmäßig der Inhaber und die Mitglieder von rainbook-admins. In Jira Free und bei freigegebenen Postfächern werden private Termine nicht erfasst.
Jede externe E-Mail, wenn ein Administrator es möchte. Ein Administrator kann Alle externen E-Mails erfassen aktivieren, um auch E-Mails von Personen zu erfassen, die noch nicht in Gambit vorhanden sind und die niemand in Ihrem Team beantwortet hat, zum Beispiel eine erste Anfrage eines neuen Interessenten. Die Option ist standardmäßig deaktiviert. Diese Threads warten unter „Nicht verknüpfte Threads“, mit denselben Auswahlmöglichkeiten, Datensätze zu erstellen oder einen vorhandenen Lead zu öffnen.

Dateien bis 10 MB werden standardmäßig erfasst. Ein Administrator kann das Limit zwischen 1 MB und 25 MB festlegen (in Jira Free bis zu 10 MB). Eine größere Datei wird an der Nachricht mit „Im Postfach öffnen“ aufgeführt. Erfasste Dateien zählen zum Speicherplatz Ihrer Jira-Site. In Jira Free zeigt die Administrationsseite an, wie viel Ihrer 2 GB Sie belegt haben.

E-Mails mit mehr als 100 externen Empfängern werden übersprungen, es sei denn, eine bekannte Partei (ein Kontakt, die Domain eines Accounts oder ein offener Lead) ist am Thread beteiligt oder der Thread wird bereits verfolgt. Genau 100 externe Empfänger liegen innerhalb des Limits. Header von Mailinglisten kennzeichnen E-Mails weiterhin als Massenmail, es sei denn, der Absender ist genau ein Kontakt oder offener Lead. Rein interne E-Mails und alles in Spam, Junk, Papierkorb oder Entwürfen wird nicht automatisch erfasst.

Was Gambit nicht erfasst

Sie entscheiden auf drei Ebenen, was ausgeschlossen bleibt:

Ihre eigene Nie-erfassen-Liste. Fügen Sie in Ihren persönlichen Einstellungen für Gambit Mail Sync Adressen oder ganze Domains hinzu, zum Beispiel Ihren Steuerberater oder einen privaten Kontakt. E-Mails mit diesen Adressen werden nie erfasst.
Die Sperrliste Ihres Teams. Administratoren pflegen die Site-weiten Listen Gesperrte Adressen und Ausgeschlossene Domains in Gambit unter Einstellungen › E-Mail.
Eine einzelne Nachricht oder ein Thread. Versehen Sie eine Nachricht in Gmail mit dem Label Gambit/Don't log, und sie wird nie erfasst. Damit ein bereits erfasster Thread nur für Sie und die Personen sichtbar bleibt, die die Stufe „Privat“ zulässt, aktivieren Sie Privat für den Thread in Gambit: standardmäßig sind das der Inhaber und die Mitglieder von rainbook-admins.

Wenn jemand einen nicht verknüpften Thread verwirft, wird dessen Absender zur Sperrliste hinzugefügt, damit auch die nächste E-Mail von dieser Person ausgeschlossen bleibt.

Bevor etwas in Jira geschrieben wird, ersetzt Gambit Zahlungskartennummern und US-Sozialversicherungsnummern im Betreff und im Text jeder erfassten E-Mail, jeder protokollierten E-Mail und jedes Meetings. Aus einer Kartennummer wird „[card ending 4242 removed]“, aus einer Sozialversicherungsnummer „[SSN removed]“. Alles andere in der Nachricht bleibt genau so erhalten, wie es geschrieben wurde. Bestellnummern, die nur wie Kartennummern aussehen, bleiben unverändert. Angehängte Dateien werden so gespeichert, wie sie gesendet wurden.

Die Maskierung ist immer aktiv. Administratoren sehen die Anzahl für den Monat unter Einstellungen › Datenschutz und Daten im Bereich Maskierte Nummern und Dateispeicher.

So verwendet die KI von Gambit Ihre E-Mails

In kostenpflichtigen Tarifen liest Gambit erfasste E-Mails, um die Zusammenfassung, die Gründe für den Zustand, die nächsten Schritte und die Antwortentwürfe des Datensatzes zu schreiben. So sieht jede Person die Geschichte eines Accounts, ohne jeden Thread zu lesen. Rovo kann diese Zusammenfassungen verwenden, wenn eine Person, die den Datensatz sehen kann, danach fragt und für die eigenen E-Mails zugestimmt hat oder wenn ein Administrator es erlaubt hat. Jede Person sieht genau das, was Jira ihr zu sehen erlaubt. Ihre E-Mails werden nie zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mehr zu KI und in der Richtlinie zur Nutzung von KI.

Pausieren, Trennen und Deinstallieren

Mit Trennen trennen Sie jederzeit ein Postfach oder eine ganze Verbindung, auf der Admin-Seite oder in Ihren persönlichen Einstellungen. Gambit löscht die Zugriffstokens und widerruft den Google-Zugriff. Wenn Sie die Verbindung später erneut herstellen, entstehen keine Duplikate.
Wenn ein Abonnement ausläuft, wird die Erfassung pausiert, und die Verbindung zeigt „Pausiert: Für die Erfassung ist ein kostenpflichtiger Tarif erforderlich“. Verbindungen bleiben 30 Tage erhalten. Wenn Sie das Abonnement verlängern, macht die Erfassung dort weiter, wo sie aufgehört hat. Nach 30 Tagen werden die Tokens gelöscht.
Erfasste E-Mails bleiben in Jira. Konversationen, Meetings und ihre Dateien sind Jira-Vorgänge. Sie bleiben deshalb auf Ihrer Site, auch wenn Sie Gambit Mail Sync oder Gambit deinstallieren. Das Administratorhandbuch listet auf, was erhalten bleibt und was bei der Deinstallation entfernt wird.

Mail Sync und andere Erfassungswege

Gibt es eine Seitenleiste in meinem Posteingang? Noch nicht. Die Gmail-Seitenleiste folgt bald mit Gambit Mail Sync. Sie brauchen sie nicht: Die Erfassung holt Kunden-E-Mails von selbst herein. Siehe Seitenleisten.

Was passiert, wenn dieselbe E-Mail in mehreren verbundenen Postfächern ankommt? Gambit schreibt jede Nachricht nur einmal. Ein E-Mail-Verlauf zwischen einem Kunden und drei Personen aus Ihrem Vertrieb ist eine Konversation, und jede Nachricht erscheint nur einmal, egal in welchen Postfächern sie angekommen ist.

Mein IT-Team hat mein Postfach bereits verbunden. Muss ich es selbst verbinden? Nein. Die Erfassung läuft über eine Verbindung pro Postfach, und ein von einem Administrator verbundenes Postfach wird bereits erfasst. In Ihren persönlichen Einstellungen pflegen Sie weiterhin Ihre Liste „Nie erfassen“.

Mein Postfach wurde sowohl von der IT als auch von mir verbunden. Entstehen Duplikate? Nein. Ein Postfach, das Ihr IT-Team bereits erfasst, bleibt bei dieser einen Verbindung. Wenn Sie es selbst verbinden, ändert sich nichts. Außerdem wird jede Nachricht vor der Erfassung mit allem abgeglichen, was Gambit bereits geschrieben hat. Eine Nachricht wird also nie doppelt geschrieben.

Erfasst Gambit Slack, Teams-Chats oder Anrufaufzeichnungen? Nein. Gambit erfasst E-Mails und Kalender-Meetings. Chats und Aufzeichnungen bringen die Jira-Apps von Atlassian für Slack und Microsoft Teams sowie die Zoom- und Gong-Konnektoren ein. Die Konversationen und Meetings von Gambit stehen im Account direkt daneben.