Erste Schritte

Installieren Sie Gambit CRM for Jira über den Atlassian Marketplace, legen Sie fest, wer Gambit verwendet und wer Ihre Kunden sieht, und betreiben Sie Ihr CRM noch am selben Tag direkt in Jira.

Voraussetzungen

• Eine Jira Cloud-Site und ein Jira-Administrator. Der Einrichtungsassistent läuft in Ihrem Browser unter Ihrem Benutzer. Sie benötigen daher Jira-Administratorberechtigungen. Um Gambit auf eine neue Gruppe zu beschränken, ist ein Site-Administrator nötig. Falls Sie das nicht sind, erhalten Sie vom Assistenten eine fertige Nachricht für Ihren Site-Administrator und machen weiter, sobald die Gruppe existiert.
• Drei Bereichsschlüssel. Gambit erstellt drei unternehmensverwaltete Bereiche mit den Standardschlüsseln RBCRM, RBDIR und RBACT. Ist ein Schlüssel bereits vergeben, wählen Sie im Assistenten einen anderen.
• Jeder Jira-Plan. Gambit funktioniert mit jedem Jira-Plan. In Jira Free sieht jeder auf der Site jeden Datensatz. Private Deals und private Konversationen erfordern Jira Standard oder höher. Siehe Einschränkung durch den Jira-Plan.
• Optional, für später: ein Export aus Ihrem bisherigen CRM (Salesforce, HubSpot oder Pipedrive) und ein Administrator für Google Workspace, der Gambit Mail Sync genehmigen kann.

Gambit installieren

Gambit gibt es als zwei Apps im Atlassian Marketplace:

Installieren Sie zuerst Gambit CRM for Jira. Für Mail Sync ist ein aktives Abonnement von Gambit erforderlich. Sie koppeln es nach der Einrichtung mit Gambit (Mail Sync koppeln).

1. Öffnen Sie den Eintrag Gambit CRM for Jira im Atlassian Marketplace und wählen Sie Jetzt herunterladen (oder Kostenlos testen).
2. Wählen Sie Ihre Jira-Site und bestätigen Sie. Atlassian zeigt die Berechtigungen an, die Gambit anfordert, bevor Sie sie genehmigen.
3. Gehen Sie zu Apps verwalten, suchen Sie Gambit und wählen Sie Konfigurieren. Der Einrichtungsassistent wird geöffnet.

Auf Standard ist Gambit für Sites mit bis zu 10 Benutzern kostenlos. Ein kleines Team kann es also ohne Kosten installieren und dauerhaft nutzen. Informationen zu größeren Sites finden Sie unter Preise und Lizenzierung.

Einrichtungsassistent ausführen

Der Assistent führt Sie durch einige kurze Schritte. Mit Zurück und Weiter bleiben Ihre Antworten erhalten. Wenn Sie den Tab schließen, machen Sie dort weiter, wo Sie aufgehört haben.

1. Willkommen. Gambit erkennt Ihren Jira-Plan, die Anzahl der Benutzer Ihrer Site und ob Sie Jira Service Management und Rovo verwenden, und zeigt, was das für Sie bedeutet.
2. Unternehmen. Berichtswährung, Startmonat Ihres Geschäftsjahres und Ihre eigenen E-Mail-Domains, damit Gambit die E-Mails Ihres Teams von denen Ihrer Kunden unterscheiden kann.
3. Bereiche. Namen und Schlüssel für die Bereiche CRM, Directory und Activity. Gambit prüft jeden Schlüssel schon während der Eingabe.
4. Zugriff. Die eine Frage dazu, wer Kunden, Deals und E-Mails sieht (siehe unten).
5. Pakete. Wählen Sie Branchenpakete. SaaS und Professional Services stehen für jedes Team bereit, und jedes Paket wird in jeder Edition vollständig installiert. Siehe Branchenpakete.
6. Personen und Gruppen. Wer verwendet Gambit? Wählen Sie Alle in Jira oder Gambit auf eine Gruppe beschränken (siehe unten).
7. E-Mail. Installieren Sie Gambit Mail Sync for Jira aus dem Marketplace. Nach Abschluss der Einrichtung koppeln Sie es unter Einstellungen › E-Mail.
8. Vorschau. Jede Änderung, die Gambit vornehmen wird – bevor es eine vornimmt.
9. Anwenden. Gambit richtet Ihre Einrichtung über Ihren Browser ein und zeigt den Fortschritt Objekt für Objekt.
10. Abschluss. Eine Zustandsprüfung der neuen Einrichtung, das für Ihre Vorgänge aktivierte Kundenpanel und Ihre nächsten Schritte: Daten importieren, Benutzer einladen, Gambit öffnen.

Die Vorschau zeigt jede Änderung

Bevor sich etwas ändert, listet der Assistent jeden Bereich, Vorgangstyp, jedes Feld, jede Maske, jeden Workflow, jedes Schema, jede Sicherheitsstufe, jede Gruppe, jeden Filter und jedes Dashboard auf, die er erstellt oder wiederverwendet. Für alles, was er ändert, zeigt er die Werte vor und nach der Änderung. Die Zusammenfassung lautet „Es wird nichts Vorhandenes gelöscht.“ Die Vorschau nennt die einzigen Ausnahmen und führt jede in ihren Zeilen auf: den Zugriff auf die eigenen Bereiche von Gambit, den Ihre Antworten nicht vorsehen, und alles, was jemand in Jira zu den eigenen Feldern von Gambit hinzugefügt hat. Auf einer neuen Site gibt es keine. Findet Gambit ein Feld oder eine Gruppe, die bereits passt, verwendet es sie wieder und weist darauf hin. Wählen Sie Als Tabelle herunterladen, um die Vorschau für Ihre Änderungsdokumentation aufzubewahren.

Beim Anwenden wird ein Objekt nach dem anderen verarbeitet und jeder Schritt protokolliert. Schließen Sie den Tab während des Anwendens, wird beim nächsten Objekt fortgesetzt – ohne Duplikate. Lehnt Jira eine Änderung ab, sehen Sie die Meldung von Jira mit Erneut versuchen.

Die eine Zugriffsfrage

Die Frage im Schritt „Zugriff“ lautet: „Wer soll Kunden, Deals und deren E-Mails sehen?“

• Alle in Jira (empfohlen). Alle, die an einem Vorgang arbeiten, sehen, welche Kunden er betrifft und welcher Umsatz auf dem Spiel steht. Das Team liest Kunden-E-Mails am Account.
• Nur CRM-Benutzer. Nur Personen, die Gambit verwenden, öffnen Kunden, Deals und E-Mails. Diese Auswahl gibt es nur, wenn Sie Gambit auf eine Gruppe beschränken: Alle anderen sehen weiterhin Kundennamen und Umsatz bei ihrer eigenen Arbeit.

Im Modus „Alle“ ist Nur CRM-Benutzer für die Zielgruppe „Accounts und E-Mails“ nicht verfügbar: „Alle in Jira verwenden Gambit, daher sind Kunden für alle offen. Um das einzuschränken, beschränken Sie Gambit auf eine Gruppe.“

E-Mails folgen dem Datensatz, mit dem sie verknüpft sind. Wer einen Account oder Deal öffnen kann, liest also auch dessen E-Mails. Jeder kann in Gambit bei einer einzelnen Konversation Privat aktivieren. Dann können nur diese Person und die Personen, die Jira zulässt, die Konversation öffnen: standardmäßig der Inhaber und die Mitglieder von rainbook-admins. Der Inhaber eines Deals kann diesen so privat machen, dass nur von ihm ausgewählte Personen Zugriff haben. Um Ihre Antwort zu ändern, wählen Sie Einrichtung erneut ausführen unter Jira-Einstellungen › Apps › Gambit. Gambit aktualisiert sofort, wer was öffnen kann.

In Jira Free überspringt der Assistent diesen Schritt und nennt den Grund in einer Zeile.

Wer Gambit nutzt und verwaltet

Jeder, der den CRM-Bereich in Jira öffnen kann, ist von Anfang an Gambit-Benutzer, ohne dass eine Gruppe gepflegt werden muss. Diese Benutzer öffnen die Datensätze, die sie in Jira sehen dürfen, nutzen Fragen, kommentieren, hängen Dateien an, fügen Kontakte hinzu und verbinden ihr eigenes Postfach.

Ihre Jira-Administratoren verwalten die Einstellungen und den Zugriff von Gambit. Importe, Aktivitätsverlauf, Datenschutzanfragen, Diagnose, Exporte aller Daten und die nächtliche Archivierung bleiben Mitgliedern von rainbook-admins vorbehalten, weil sie Datensatzinhalte anzeigen oder ändern. Die Einrichtung fügt die Person, die sie ausführt, der Gruppe hinzu. Ein Jira-Administrator kann weitere Personen über die Gruppen in Jira hinzufügen. Damit jemand Gambit verwalten kann, ohne Jira-Administrator zu sein, fügen Sie die Person ebenfalls zu rainbook-admins hinzu. Administratorrechte öffnen nie einen privaten Datensatz: Die Sicherheitsstufen von Jira legen fest, wer ihn sieht.

Jira-Gäste sind keine Gambit-Benutzer, es sei denn, ein Administrator fügt sie zu rainbook-users hinzu.

Gruppen sind optional. Die Einrichtung fragt: Wer verwendet Gambit? Wählen Sie Alle in Jira. Um den Kreis der Gambit-Benutzer einzuschränken, wählen Sie Gambit auf eine Gruppe beschränken und dann eine vorhandene Gruppe, oder lassen Sie Gambit die Gruppe rainbook-users erstellen. Wenn Sie kein Site-Administrator sind, zeigt der Assistent den genauen Gruppennamen mit einer Schaltfläche zum Kopieren und An meinen Site-Administrator senden an und fährt fort, sobald die Gruppe vorhanden ist. Ist Gambit auf eine Gruppe beschränkt, profitieren trotzdem alle anderen auf Ihrer Site: Sie sehen Kundennamen, Umsatzauswirkung und Zustand bei ihrer eigenen Arbeit in Jira. Mit „Alle in Jira“ können sie außerdem die dazugehörigen Accounts und Deals öffnen.

Um später zu ändern, wer Gambit nutzt, öffnen Sie Einstellungen › Zugriff › Wer Gambit verwendet und wählen Sie alle in Jira oder eine Gruppe aus. Die Bestätigung nennt, wer Zugriff erhält oder verliert. In Jira Free verwenden Sie Einrichtung erneut ausführen unter Jira-Einstellungen › Apps › Gambit.

Free für Sites mit 1 bis 10 Benutzern

Free in der Standard-Edition für Sites mit 1–10 Benutzern: das gesamte CRM, die Pakete für SaaS und Professional Services sowie Fragen für einen Bericht innerhalb eines monatlichen KI-Kontingents, ohne Erfassung im Hintergrund, Zusammenfassungen oder Entwürfe.

Atlassian rechnet Apps nach der Anzahl der Benutzer auf Ihrer Jira-Site ab. Die kostenlose Stufe gilt daher, solange Ihre Site höchstens 10 Benutzer hat. Wächst Ihr Team, wechselt Gambit zur Standard-Preisgestaltung, und alles, was Sie aufgebaut haben, bleibt erhalten.

Ihre Sprache

Gambit zeigt seine Oberfläche in der Sprache an, in der Sie Jira verwenden, wenn das Englisch, Deutsch, Spanisch, Japanisch, brasilianisches Portugiesisch oder vereinfachtes Chinesisch ist (europäisches Portugiesisch zeigt brasilianisches Portugiesisch). In allen anderen Fällen erscheint die Oberfläche auf Englisch. Jede Person wählt ihre Sprache selbst: Ändern Sie Ihre in Ihrem Atlassian-Konto unter Kontoeinstellungen › Sprache.

Mail Sync verbinden

Installieren Sie Gambit Mail Sync for Jira aus dem Atlassian Marketplace auf derselben Site und koppeln Sie dann die beiden Apps:

1. Öffnen Sie Jira-Einstellungen › Apps › Gambit Mail Sync. Auf der Seite wird ein Verbindungscode angezeigt.
2. Öffnen Sie in Gambit Einstellungen › E-Mail und prüfen Sie, ob derselbe Code angezeigt wird.
3. Klicken Sie auf Verbinden.

Zeigt Gambit keinen Code an, klicken Sie stattdessen auf Mail Sync koppeln und fügen Sie die Kopplungszeichenfolge, die Sie erhalten, unter Mit Gambit koppeln auf der Mail Sync-Seite ein.

Verbinden Sie danach die Postfächer auf der Mail Sync-Seite. Die Schritte für jeden Anbieter finden Sie unter Mail Sync.

Die Erfassung für Google Workspace richtet der IT-Administrator ein. Die Erfassung für Microsoft 365 folgt in Kürze. Private Gmail-Konten werden nicht erfasst. Die Erfassung ist als Beta gekennzeichnet.

Nächste Schritte

• Importieren Sie Ihr CRM. Übernehmen Sie Accounts, Kontakte, Deals, Notizen und E-Mail-Verlauf aus Salesforce, HubSpot oder Pipedrive. Beginnen Sie mit einem Testlauf. Einen Import können Sie 14 Tage lang rückgängig machen. Siehe Import.
• Stellen Sie Ihre erste Frage. Geben Sie „Offene Pipeline nach Phase in diesem Quartal“ in die Fragen-Leiste ein und erhalten Sie ein Diagramm, das Sie auf einem Jira-Dashboard speichern können. Siehe KI.
• Verschaffen Sie sich einen Überblick. Startseite, Posteingang, Pipeline, Accounts, Kontakte, Konversationen und Berichte: Siehe Der Gambit-Arbeitsbereich.
• Laden Sie Ihr Team ein. Öffnen Sie Gambit über Apps in der Hauptnavigation von Jira, kopieren Sie die Seitenadresse aus Ihrem Browser und senden Sie sie an Ihr Team. Im Modus für alle können Personen, die den CRM-Bereich öffnen können, sofort loslegen. Im Gruppenmodus fügen Sie Ihr Team zur gewählten Gruppe hinzu.
• Lernen Sie die Administration kennen. Bereiche, Zugriff, private Deals, Rovo und was Sie behalten, wenn Sie die App einmal deinstallieren: Siehe Administratorhandbuch.