Gambit

Fehlerbehebung und FAQ

Schnelle Lösungen für die häufigsten Fragen von Administratoren. Außerdem erfahren Sie, wie Sie uns Diagnosedaten senden und den Gambit-Support erreichen.

E-Mails erscheinen nicht in Jira

Gehen Sie die folgenden Punkte der Reihe nach durch. Die meisten Antworten stehen in den ersten drei.

  1. Ist Gambit Mail Sync verbunden? Unter Einstellungen › E-Mail sollte Mail Sync als verbunden mit einer kürzlichen Synchronisierung angezeigt werden. Wenn dort eine erneute Kopplung verlangt wird, öffnen Sie die Admin-Seite von Mail Sync, damit dort der Verbindungscode angezeigt wird. Wählen Sie dann unter Einstellungen › E-Mail die Option Verbinden oder Stattdessen Kopplungszeichenfolge verwenden.
  2. Ist das Postfach verbunden? Öffnen Sie Jira-Einstellungen › Apps › Gambit Mail Sync und prüfen Sie, ob das Postfach aufgeführt und aktiv ist. Wird „Neu verbinden erforderlich“ angezeigt, verbinden Sie es erneut. Das passiert, wenn sich ein Passwort ändert oder ein Administrator die Zustimmung widerruft.
  3. Hat Ihre Site einen kostenpflichtigen Tarif? Die Erfassung im Hintergrund setzt einen kostenpflichtigen Tarif oder eine Testversion voraus: Standard bei einer Site mit 11 oder mehr Benutzern oder Advanced in jeder Größe, sobald Advanced verfügbar ist. In der Free-Edition läuft die Erfassung nicht.
  4. Hat Ihr Team an die Person geschrieben, oder ist sie schon in Gambit? Gambit erfasst eine Konversation, sobald jemand aus Ihrem Team sie mit einer Person außerhalb Ihres Unternehmens beginnt oder darauf antwortet. Außerdem werden E-Mails erfasst, bei denen mindestens eine Person außerhalb Ihres Unternehmens in Gambit ein Kontakt oder offener Lead ist oder von der Webdomain eines Ihrer Accounts schreibt. Adressen bei gmail.com, outlook.com und anderen kostenlosen E-Mail-Diensten passen nur, wenn sie zu einem Kontakt oder offenen Lead gehören. Offene Leads werden nur über die E-Mail-Adresse zugeordnet, nie über die Unternehmensdomain. Bei ihren erfassten Konversationen steht Lead öffnen zur Auswahl. Maßgeblich ist die gesendete Kopie des Teammitglieds. Eine erste E-Mail von einer neuen Person wartet, bis jemand aus Ihrem Team antwortet. Sobald jemand aus dem Team antwortet, werden bis zu 6 frühere Nachrichten aus den davor liegenden 30 Tagen mit erfasst. So erfassen Sie mehr:
    • Fügen Sie die Domain des Unternehmens zu dessen Account hinzu oder legen Sie die Person als Kontakt an.
    • Oder bitten Sie einen Administrator, unter Einstellungen › E-Mail › Erfassungsregeln die Option Alle externen E-Mails erfassen zu aktivieren (sie ist standardmäßig aus), um jede externe Konversation zu erfassen. Neue Konversationen ohne bekannten Kunden landen unter Posteingang → Nicht verknüpfte Konversationen. Dort können Sie sie mit einem Datensatz verknüpfen. Wählen Sie Account und Kontakt erstellen, Kontakt bei <Account> erstellen, wenn der Account zur Domain existiert, oder Lead öffnen, wenn die Person ein offener Lead ist.
  5. Wurde die E-Mail absichtlich ausgelassen? E-Mails mit mehr als 100 externen Empfängern werden übersprungen, außer eine bekannte Partei (ein Kontakt, die Domain eines Accounts oder ein offener Lead) ist an der Konversation beteiligt oder die Konversation wird bereits verfolgt. Genau 100 externe Empfänger liegen innerhalb des Limits. Header von Mailinglisten kennzeichnen E-Mails weiterhin als Massenmail, es sei denn, der Absender ist genau ein Kontakt oder offener Lead. Gambit überspringt außerdem rein interne E-Mails, Spam, Papierkorb und Entwürfe, alle Personen auf einer Nie-protokollieren-Liste oder Sperrliste sowie Konversationen, die in Gmail mit „Gambit/Don't log“ gekennzeichnet sind.
  6. Hatte die Erfassung genug Zeit? Mail Sync prüft ein stark genutztes Postfach alle 5 Minuten und ein ruhiges alle 15 Minuten. Die meisten E-Mails erreichen Jira daher innerhalb von etwa 10 Minuten. Sehr große Sites werden seltener geprüft. Die Admin-Seite von Mail Sync zeigt das aktuelle Intervall.
  7. Ist eine Erfassung fehlgeschlagen? Unter Einstellungen › E-Mail › Fehlgeschlagene Nachrichten sind Nachrichten aufgeführt, die Mail Sync in den letzten 30 Tagen nicht speichern konnte, samt Grund. Wählen Sie In Mail Sync erneut versuchen.
  8. Wurde die E-Mail erfasst, aber Sie sehen sie nicht? Eine neue Konversation ist zunächst kurz nur für ihren Inhaber sichtbar. Dann wird sie für alle geöffnet, die den zugehörigen Account oder Deal sehen können, in der Regel innerhalb von zwei Minuten und immer innerhalb von fünf. Bleibt sie verborgen, lesen Sie die nächste Frage.

Jemand kann einen Deal oder eine E-Mail nicht sehen

Gambit zeigt jeder Person, was Jira sie öffnen lässt. Prüfen Sie Folgendes:

  • Ist der Deal privat? In seiner Kopfzeile steht „Privat · N Personen“. Der Deal-Inhaber oder ein Gambit-Administrator, der den Deal öffnen kann, kann über Personen bearbeiten jemanden hinzufügen.
  • Ist der Thread privat? Die Kennzeichnung „Privat“ am Thread bedeutet, dass nur sein Inhaber und die Personen, die seine Sicherheitsstufe „Private“ zulässt, ihn sehen: standardmäßig der Inhaber und die Mitglieder von rainbook-admins. Der Inhaber oder ein Administrator, der den Thread öffnen kann, kann den Schalter Privat ausschalten.
  • Wer sieht Kunden auf Ihrer Site? Wenn Ihre Site Gambit auf eine Gruppe beschränkt und die Zugriffseinstellung Nur CRM-Benutzer lautet, können Personen außerhalb dieser Gruppe keine Accounts, Deals oder E-Mails öffnen. Kundennamen und Umsatz sehen sie bei ihrer eigenen Arbeit trotzdem. Fügen Sie die Personen der Gruppe hinzu oder wechseln Sie zu Alle in Jira: Wählen Sie unter Jira-Einstellungen › Apps › Gambit die Option Einrichtung erneut ausführen.
  • Ist der Account auf sein Account-Team beschränkt? Fügen Sie die Person dem Feld „Account team“ des Accounts hinzu.
  • Ist die E-Mail mit dem richtigen Datensatz verknüpft? E-Mails folgen dem Datensatz, mit dem sie verknüpft sind. Verschieben Sie den Thread über Verknüpfung ändern.
  • Haben Sie gerade eine Einstellung geändert? Gambit gibt Datensätze sofort neu frei.

Summen bleiben ehrlich, wenn jemand nicht jeden Datensatz öffnen kann: Sie zeigen einen Hinweis wie „Ohne 1 Deal, den Sie nicht öffnen können“ statt einer kleineren Zahl ohne Erklärung.

Eine Person hat ihr KI-Limit erreicht

Fragen und die übrige KI, die eine Person startet, zählen auf die täglichen und monatlichen Fair-Use-Limits dieser Person. Wenn jemand eines davon erreicht:

  • Für die Person: Gambit nennt das erreichte Limit und wann es wieder aufgefüllt wird. Berichte, Suche und alles andere funktionieren weiter. Mit Bericht selbst erstellen erhält die Person dasselbe Diagramm aus dem Berichtsersteller. Wo Ihre Site Rovo hat, steht In Rovo fragen zur Verfügung, außerdem Administrator um mehr bitten.
  • Für Sie als Administrator: Sie erhalten eine Admin-Benachrichtigung in der Glocke, wenn jemand sein monatliches Fair-Use-Limit erreicht, damit Sie mehr freigeben können. Unter Einstellungen › KI-Budget sehen Sie, wer am meisten nutzt, mit Mehr gewähren für jede Person.
  • Wenn die ganze Site die KI-Aktionen des Monats aufgebraucht hat, funktionieren Fragen und Entwürfe weiter. Unter Einstellungen › KI-Budget sehen Sie das Datum der Zurücksetzung. Wenn Zusammenfassungen pausiert wurden, kann der Gambit-Support mit einem kostenlosen Aufladecode KI-Aktionen für den Monat hinzufügen. Fragen Sie über den Support an.
  • „Gambit bearbeitet noch Ihre letzten Anfragen. Versuchen Sie es in einer Minute erneut.“ Jemand hat in kurzer Zeit viele Anfragen gesendet. Warten Sie eine Minute und versuchen Sie es erneut.
  • „Dieser Thread hat 20 Follow-ups erreicht.“ Stellen Sie eine neue Frage. Mit Advanced sind 40 möglich.
  • In der Free-Edition läuft Fragen für einen Bericht innerhalb eines monatlichen KI-Kontingents. Danach übernimmt der Berichtsersteller bis zum nächsten Monat.

Alle auf der Site sehen alles

So funktioniert Jira Free. In Jira Free sieht jede Person auf der Site jeden Datensatz. Private Deals und private Konversationen erfordern Jira Standard oder höher. Siehe Grenzen des Jira-Tarifs.

Jira Free bietet Ihrer Site außerdem 2 GB Dateispeicher, den sie mit allem anderen auf der Site teilt. Einstellungen › Datenschutz und Daten zeigt, wie viel Speicher die Dateien von Gambit belegen, und warnt Sie bei 80 %. Wenn Sie auf Jira Standard upgraden, erkennt Gambit das innerhalb eines Tages, bietet an, seine Sicherheitsstufen hinzuzufügen, und weist dann jedem Datensatz die passende Stufe zu.

Ändern, wer Gambit nutzt

Öffnen Sie Einstellungen › Zugriff › Wer Gambit verwendet und wählen Sie alle Benutzer in Jira oder eine Gruppe aus. Die Bestätigung nennt, wer Zugriff erhält oder verliert. Verwenden Sie in Jira Free Einrichtung erneut ausführen unter Jira-Einstellungen › Apps › Gambit.

Die Gmail-Seitenleiste folgt in Kürze

Die Gmail-Seitenleiste folgt in Kürze mit Gambit Mail Sync. Solange Google das Add-In nicht im Google Workspace Marketplace listet, gibt es nichts zu installieren oder zu koppeln. Deshalb zeigt Einstellungen › Seitenleisten im Posteingang in Gambit keine gekoppelte Seitenleiste an. Kunden-E-Mails warten nicht darauf: Gambit Mail Sync erfasst sie in kostenpflichtigen Tarifen beim richtigen Account und Deal. Siehe Seitenleisten und Mail Sync.

Ein Import wurde angehalten oder zeigt Fehler

  • Keine Berechtigung zum Importieren? Importe starten Sie unter Einstellungen › Import, und zwar nur als Mitglied von rainbook-admins. Jira-Administrator zu sein reicht nicht aus: Bitten Sie ein Mitglied oder einen Jira-Administrator, Sie in den Jira-Gruppen zu dieser Gruppe hinzuzufügen.
  • Eine Datei wird abgelehnt. Gambit prüft Größe und Format, bevor etwas gelesen wird, und die Meldung nennt das Limit. Speichern Sie sehr große Tabellen als CSV, denn CSV verarbeitet weit größere Dateien als XLSX.
  • Sie haben den Tab geschlossen. Öffnen Sie Einstellungen › Import erneut: Der Lauf wird dort fortgesetzt, wo er angehalten wurde, ohne Duplikate. Wurde der Speicher Ihres Browsers geleert, wählen Sie dieselben Dateien erneut aus. Gambit prüft, ob sie übereinstimmen.
  • „Import läuft in einem anderen Fenster.“ Ein anderer Tab oder Administrator hat den Lauf belegt. Er wird zwei Minuten nach dem Schließen dieses Fensters freigegeben.
  • Der Import wurde von selbst angehalten. Jira hat Gambit gebeten, langsamer zu arbeiten. Der Lauf wird automatisch fortgesetzt, sobald das Limit von Jira zurückgesetzt wird.
  • Ein Pflichtfeld blockiert den Import. Der Testlauf listet Felder auf, die Ihre Jira-Konfiguration verlangt und die Gambit nicht befüllt. Unter Einstellungen › Übersicht finden Sie im Bereich Konfigurationsprüfungen die Option Reparieren.
  • Einige Zeilen sind fehlgeschlagen. Der Validierungsbericht listet jede übersprungene und fehlgeschlagene Zeile mit dem Grund auf. Sie können ihn als CSV herunterladen. Korrigieren Sie die Quellzeilen und importieren Sie erneut: Ein zweiter Lauf aktualisiert die bereits erstellten Datensätze, statt sie zu duplizieren.
  • Anhänge in Jira Free ausgeschaltet. Wenn E-Mail-Anhänge Ihre Site über die 2 GB von Jira Free hinaus bringen würden, schaltet Gambit sie aus und nennt Ihnen den benötigten Speicherplatz. Schalten Sie sie wieder ein oder überspringen Sie ältere Konversationen.
  • Neu beginnen? Import rückgängig machen steht nach Abschluss eines Laufs 14 Tage lang zur Verfügung.

Die vollständige Anleitung finden Sie unter Import.

Diagnose kopieren und an den Support weitergeben

Unter Einstellungen › Übersicht finden Sie den Bereich Support mit Diagnose für den Support. So erhalten wir, was wir brauchen, um Ihnen schnell zu helfen, ohne dass jemand Zugriff auf Ihre Site benötigt:

  • Diagnose anzeigen zeigt Ihnen zuerst das gesamte Diagnosepaket: Version und Build von Gambit, Ihre Lizenz, Edition und Pakete, Ihre Einstellungen, die Warteschlangen von Gambit und die Jira-Nutzung in dieser Stunde, die letzte Konfigurationsprüfung, die letzten 50 Elemente, die Gambit nicht verarbeiten konnte, die letzten 50 Jobfehler und Ihre Mail Sync-Verbindung.
  • Aktivieren Sie Betroffenen Datensatz einbeziehen und geben Sie den Vorgangsschlüssel ein, also den Code, den Jira neben dem Titel anzeigt. Dann werden die Details und KI-Ausgaben dieses Datensatzes hinzugefügt, sodass wir sehen, was Gambit dazu speichert. Gambit fügt sie nur hinzu, wenn Sie den Datensatz selbst in Jira öffnen können.
  • Diagnose kopieren kopiert das Paket, bereit zum Einfügen in Ihre Support-Anfrage.
  • Diagnose mit dem Gambit-Support teilen speichert das Paket als Datei und öffnet in einem neuen Tab eine neue Anfrage „Get help“ in unserem Support-Portal, bereit für Ihren Anhang.

Das Paket verlässt Ihre Site nur über Ihren Browser, wenn Sie es an eine Anfrage anhängen. Gambit selbst sendet es nirgendwohin. Nachrichtentexte bleiben ausgelassen, es sei denn, Sie aktivieren Betroffenen Datensatz einbeziehen. Auch dann enthält das Paket die Details und KI-Ausgaben dieses Datensatzes, nicht die E-Mails selbst. Jedes Kopieren und jedes Weitergeben wird mit Ihrem Namen und der Uhrzeit im Aktivitätsverlauf festgehalten.

Gambit-Support direkten Zugriff gewähren

Manchmal geht es schneller, wenn wir uns Ihre Einrichtung gemeinsam mit Ihnen ansehen. Sie können den Gambit-Support für einen festgelegten Zeitraum als Jira-Benutzer einladen:

  1. Öffnen Sie in Atlassian Administration Ihre Benutzer und wählen Sie Benutzer einladen.
  2. Laden Sie support@gambit.humanr.ai ein und gewähren Sie nur Zugriff auf Jira.
  3. Wenn Ihre Site Gambit auf eine Gruppe beschränkt, fügen Sie den Benutzer dieser Gruppe hinzu. Fügen Sie ihn der Gruppe rainbook-admins nur hinzu, wenn wir darum gebeten haben, die Administrationsseiten von Gambit anzusehen.
  4. Teilen Sie uns dies in Ihrer Supportanfrage mit und vereinbaren Sie, wie lange wir Zugriff benötigen, zum Beispiel bis Freitag.
  5. Wenn wir fertig sind, entfernen Sie den Benutzer oder dessen Jira-Zugriff in Atlassian Administration.

Solange der Benutzer Zugriff hat, erscheint alles, was wir tun, unter diesem Namen im Jira-Verlauf und im Aktivitätsverlauf von Gambit. Atlassian zählt ihn als Jira-Benutzer, solange er Zugriff hat. Hat Ihre Site genau 10 Benutzer, überschreitet sie damit das Limit von 10 Benutzern des Free-Tarifs. Bitten Sie uns in diesem Fall stattdessen um eine Sitzung mit Bildschirmfreigabe.

Gambit-Support kontaktieren