はじめに

Atlassian Marketplace から Gambit CRM for Jira をインストールし、Gambit を使うユーザーと顧客を閲覧できるユーザーを選べば、その日のうちに Jira 内で CRM を運用できます。

必要なもの

• Jira Cloud サイトと Jira 管理者。 セットアップ ウィザードはブラウザー上であなたのアカウントで実行されるため、Jira 管理者権限が必要です。Gambit の利用を新しいグループに限定するには、サイト管理者の権限が必要です。あなたがサイト管理者でない場合、ウィザードがサイト管理者に送るためのメッセージを用意します。グループが作成されたら、ウィザードは続きから進みます。
• スペース キー 3 つ。 Gambit は 3 つの企業管理スペースを作成します。キーの既定値は RBCRM、RBDIR、RBACT です。キーがすでに使われている場合は、ウィザードで別のキーを選択してください。
• どの Jira プランでも可。 Gambit はすべての Jira プランで動作します。Jira Free では、サイトのすべてのユーザーがすべてのレコードを閲覧できます。非公開の商談と非公開のスレッドには、Jira Standard 以上が必要です。詳しくは Jira プランの制限を参照してください。
• 任意 (後から): 現在お使いの CRM (Salesforce、HubSpot、Pipedrive) からのエクスポートと、Gambit Mail Sync を承認できる Google Workspace 管理者。

Gambit のインストール

Gambit は、Atlassian Marketplace で 2 つのアプリとして提供されています。

最初に Gambit CRM for Jira をインストールします。Mail Sync には、有効な Gambit のサブスクリプションが必要です。Mail Sync は、セットアップ後に Gambit とペアリングします (Mail Sync を接続)。

1. Atlassian Marketplace で Gambit CRM for Jira のリスティングを開き、今すぐ入手 (または 無料で試す) を選択します。
2. Jira サイトを選択して確定します。承認の前に、Gambit が要求する権限が Atlassian に表示されます。
3. アプリを管理に移動し、Gambit を見つけて 設定 を選択します。セットアップ ウィザードが開きます。

ユーザー数が 10 人までのサイトでは、Gambit を Standard で無料で利用できます。小規模なチームでも、費用をかけずにインストールして使い続けられます。それより大きいサイトについては、料金とライセンスを参照してください。

セットアップ ウィザードを実行する

ウィザードでは、いくつかの短いステップを順に進めます。[戻る] や [次へ] を使っても回答は保持され、タブを閉じても続きから再開できます。

1. ようこそ: Gambit が、Jira プラン、サイトのユーザー数、Jira Service Management と Rovo を使っているかどうかを検出し、それがご利用環境にどう影響するかを表示します。
2. 会社: レポート用の通貨、会計年度の開始月、自社のメール ドメインを指定します。これにより、Gambit がチームのメールと顧客のメールを区別できるようになります。
3. スペース: CRM、Directory、Activity の各スペースの名前とキーを指定します。入力中に Gambit が各キーを確認します。
4. アクセス: 顧客、商談、メールを誰に表示するかについての唯一の質問です (下記参照)。
5. パック: 業種パックを選択します。SaaS とプロフェッショナル サービスはすべてのチームで利用でき、どのパックもすべてのエディションで完全にインストールされます。詳しくは業種パックを参照してください。
6. 人物とグループ: Gambit を使用するのは誰ですか? Jira のすべてのユーザー または Gambit をグループに限定 を選択します (下記参照)。
7. メール: Atlassian Marketplace から Gambit Mail Sync for Jira をインストールします。セットアップの完了後、設定 › メール でペアリングします。
8. プレビュー: Gambit が行うすべての変更を、実行前に表示します。
9. 適用: Gambit がブラウザーからセットアップを構築し、オブジェクトごとに進行状況を表示します。
10. 完了: 新しいセットアップのヘルス チェックを行い、作業項目で顧客パネルを有効にします。次のステップとして、データのインポート、ユーザーの招待、Gambit を開く操作に進みます。

プレビューにはすべての変更が表示されます

何かを変更する前に、ウィザードは、作成または再利用するスペース、作業タイプ、フィールド、画面、ワークフロー、スキーム、セキュリティ レベル、グループ、フィルター、ダッシュボードをすべて一覧表示します。変更を加えるものについては、変更前と変更後の値も表示されます。概要の行には「既存のものは削除されません。」と表示されます。唯一の例外はプレビューに明記され、各行に一覧表示されます。例外の対象は、回答で付与されない Gambit 専用スペースへのアクセス権と、Gambit 専用のフィールドに Jira 上で誰かが追加した内容です。新しいサイトでは、該当するものはありません。すでに一致するフィールドやグループが見つかった場合、Gambit はそれを再利用し、その旨を表示します。変更記録としてプレビューを保存するには、スプレッドシートとしてダウンロード を選択します。

適用はオブジェクトを 1 つずつ実行し、各ステップを記録します。そのため、適用の途中でタブを閉じても、次のオブジェクトから再開され、重複は発生しません。Jira が変更を拒否した場合は、Jira 自身のメッセージが 再試行 とともに表示されます。

アクセスに関する唯一の質問

[アクセス] ステップでは、次のように質問されます: 「顧客、商談、そのメールを誰に表示しますか?」

• Jira の全員 (推奨): 作業項目に携わるすべてのユーザーが、その作業項目の影響を受ける顧客と対象となる収益を確認できます。チームは、取引先上で顧客のメールを閲覧できます。
• CRM ユーザーのみ: Gambit を使うユーザーだけが、顧客、商談、メールを開けます。この選択肢は、Gambit をグループに限定した場合にのみ選択できます。それ以外のユーザーも、自分の作業上では顧客名と収益を確認できます。

全員が対象の場合、取引先とメールの対象者に対して CRM ユーザーのみ は選択できません: 「Jira のすべてのユーザーが Gambit を使用するため、顧客はすべてのユーザーに公開されます。範囲を絞るには、Gambit をグループに限定してください。」

メールは、リンクされているレコードに従います。そのため、取引先または商談を開けるユーザーは、そのメールも閲覧できます。Gambit では、誰でも個々のスレッドで 非公開 をオンにできます。オンにすると、そのユーザー本人と Jira が許可するユーザーだけがスレッドを開けます。既定で許可されるのは、所有者と rainbook-admins のメンバーです。商談の所有者は、選択したユーザーだけが見られる非公開の商談にできます。回答を変更するには、Jira の設定 › アプリ › Gambit で セットアップを再実行 を選択します。Gambit は、誰が何を開けるかをただちに更新します。

Jira Free では、ウィザードはこのステップをスキップし、その理由を 1 行で表示します。

Gambit を使う人と管理する人

Jira で CRM スペースを開けるユーザーは全員、初日から Gambit のユーザーです。グループへの追加は不要です。Jira で表示が許可されているレコードを開き、質問、コメント、ファイルの添付、取引先責任者の追加、自分のメールボックスの接続ができます。

Gambit の設定とアクセスは Jira 管理者が管理します。インポート、アクティビティ履歴、プライバシー リクエスト、診断、全データのエクスポート、夜間アーカイブは、レコードの内容を表示または変更するため、rainbook-admins のメンバーのみが利用できます。セットアップを実行したユーザーは、このグループに追加されます。ほかのユーザーは、Jira 管理者が Jira のグループで追加できます。Jira 管理者にせずに Gambit を管理させるには、そのユーザーも rainbook-admins に追加します。管理者権限があっても、非公開レコードは開けません。誰が閲覧できるかは、Jira のセキュリティ レベルで決まります。

Jira のゲストは、管理者が rainbook-users に追加しない限り、Gambit のユーザーではありません。

グループは任意です。セットアップでは Gambit を使用するのは誰ですか? と表示されます。Jira のすべてのユーザー を選択するか、Gambit を使うユーザーを絞り込む場合は Gambit をグループに限定 を選択して既存のグループを指定するか、Gambit に rainbook-users を作成させます。サイト管理者でない場合、ウィザードには正確なグループ名がコピー ボタンと サイト管理者に送信 とともに表示され、グループが作成されるとすぐに続行されます。Gambit を特定のグループに限定しても、サイトのほかのユーザーにメリットがあります。自分の Jira の作業項目に、顧客名、収益への影響、ヘルスが表示されます。「Jira の全員」の場合は、その元になっている取引先や商談も開けます。

後で Gambit を使うユーザーを変更するには、設定 › アクセス › Gambit を使用するユーザー を開き、Jira の全員またはグループを選択します。確認画面には、アクセス権を得るユーザーと失うユーザーが表示されます。Jira Free では、Jira の設定 › アプリ › Gambit の セットアップを再実行 を使用します。

1~10 人のサイトは無料

Standard では、1~10 人のサイトは無料です。CRM のすべての機能、SaaS パックとプロフェッショナル サービス パック、毎月の AI 利用枠の範囲内での質問によるレポート作成が含まれます。バックグラウンドでの取り込み、要約、下書きは含まれません。

Atlassian は Jira サイトのユーザー数に基づいてアプリの料金を請求するため、サイトのユーザーが 10 人以下の間は無料枠が適用されます。チームが増えると、Gambit は Standard の料金に移行します。作成済みのものはそのまま残ります。

表示言語

Jira の表示言語が英語、ドイツ語、スペイン語、日本語、ポルトガル語 (ブラジル)、中国語 (簡体字) の場合、Gambit の画面も同じ言語で表示されます (ポルトガル語 (ヨーロッパ) の場合は、ポルトガル語 (ブラジル) で表示されます)。それ以外の言語の場合は英語で表示されます。言語はユーザーごとに選択できます。変更するには、Atlassian アカウントの アカウント設定 › 言語 を開きます。

Mail Sync を接続する

同じサイトに Atlassian Marketplace から Gambit Mail Sync for Jira をインストールし、2 つのアプリをペアリングします。

1. Jira の設定 › アプリ › Gambit Mail Sync を開きます。ページに 接続コード が表示されます。
2. Gambit で 設定 › メール を開き、同じコードが表示されていることを確認します。
3. 接続 をクリックします。

Gambit にコードが表示されない場合は、代わりに Mail Sync をペアリング をクリックし、表示されるペアリング文字列を Mail Sync ページの Gambit とペアリング に貼り付けます。

続いて、Mail Sync ページでメールボックスを接続します。プロバイダーごとの手順は Mail Sync をご覧ください。

Google Workspace の取り込みは IT 管理者が接続します。Microsoft 365 の取り込みは近日提供予定です。個人用 Gmail アカウントは取り込まれません。取り込みにはベータ版のラベルが付いています。

次のステップ

• CRM をインポートする。 Salesforce、HubSpot、Pipedrive から、取引先、取引先責任者、商談、メモ、メール履歴をインポートします。まずドライランから始めましょう。インポートは 14 日間、元に戻せます。詳細は インポート をご覧ください。
• 最初の質問をする。 質問バーに「今四半期のフェーズ別の進行中パイプライン」と入力すると、Jira ダッシュボードに保存できるグラフが表示されます。詳細は AI をご覧ください。
• 画面の構成を確認する。 ホーム、受信トレイ、パイプライン、取引先、取引先責任者、会話、レポートについては、Gambit ワークスペース をご覧ください。
• チームを招待する。 Jira のメイン ナビゲーションの アプリ から Gambit を開き、ブラウザーのページ アドレスをコピーしてチームに送信します。全員モードでは、CRM スペースを開けるユーザーがすぐに使い始められます。グループ モードでは、選択したグループにチームを追加します。
• 管理者向けの設定を確認する。 スペース、アクセス、非公開の商談、Rovo、アンインストールした場合に残るものについては、管理者ガイド をご覧ください。