Primeros pasos

Instala Gambit CRM for Jira desde Atlassian Marketplace, elige quién usa Gambit y quién ve a tus clientes, y trabaja con tu CRM dentro de Jira el mismo día.

Qué necesitas

• Un sitio de Jira Cloud y un administrador de Jira. El asistente de configuración se ejecuta en tu navegador con tu usuario, así que necesitas permisos de administrador de Jira. Para limitar Gambit a un grupo nuevo hace falta un administrador del sitio; si no lo eres, el asistente te da un mensaje listo para enviar a tu administrador del sitio y continúa en cuanto el grupo existe.
• Tres claves de espacio. Gambit crea tres espacios gestionados por la empresa, con las claves RBCRM, RBDIR y RBACT por defecto. Si una clave ya está en uso, elige otra en el asistente.
• Cualquier plan de Jira. Gambit funciona en todos los planes de Jira. En Jira Free, todos los usuarios del sitio ven todos los registros; las oportunidades privadas y los hilos privados requieren Jira Standard o superior. Consulta Límite del plan de Jira.
• Opcional, para más adelante: una exportación de tu CRM actual (Salesforce, HubSpot o Pipedrive) y un administrador de Google Workspace que pueda aprobar Gambit Mail Sync.

Instalar Gambit

Gambit se ofrece como dos aplicaciones en Atlassian Marketplace:

Instala primero Gambit CRM for Jira. Mail Sync requiere una suscripción activa a Gambit. Lo vinculas con Gambit después de la configuración (Conectar Mail Sync).

1. Abre la ficha de Gambit CRM for Jira en Atlassian Marketplace y elige Obtener ahora (o Probar gratis).
2. Elige tu sitio de Jira y confirma. Atlassian muestra los permisos que solicita Gambit antes de que los apruebes.
3. Ve a Gestionar aplicaciones, busca Gambit y elige Configurar. Se abre el asistente de configuración.

Gambit es gratuito en Standard para sitios de hasta 10 usuarios, así que un equipo pequeño puede instalarlo y seguir usándolo sin coste. Consulta Precios y licencias para sitios más grandes.

Ejecutar el asistente de configuración

El asistente te guía por unos pocos pasos breves. Atrás y Siguiente conservan tus respuestas, y si cierras la pestaña, retomas el proceso donde lo dejaste.

1. Bienvenida. Gambit detecta tu plan de Jira, cuántos usuarios tiene tu sitio y si usas Jira Service Management y Rovo, y te muestra qué implica eso para ti.
2. Empresa. Tu moneda de informes, el mes en que empieza tu año fiscal y tus propios dominios de correo, para que Gambit distinga el correo de tu equipo del de tus clientes.
3. Espacios. Nombres y claves de los espacios CRM, Directory y Activity. Gambit comprueba cada clave mientras la escribes.
4. Acceso. La única pregunta sobre quién ve los clientes, las oportunidades y el correo (más abajo).
5. Paquetes. Elige los paquetes por sector. SaaS y Servicios profesionales están listos para todos los equipos, y todos los paquetes se instalan completos en todas las ediciones. Consulta Paquetes por sector.
6. Personas y grupos. ¿Quién usa Gambit? Elige Todo el mundo en Jira o Limitar Gambit a un grupo (más abajo).
7. Correo. Instala Gambit Mail Sync for Jira desde Marketplace; cuando termine la configuración, vincúlalo en Configuración › Correo.
8. Vista previa. Todos los cambios que hará Gambit, antes de que haga ninguno.
9. Aplicar. Gambit crea tu configuración desde el navegador y muestra el progreso objeto por objeto.
10. Finalizar. Una comprobación del estado de la nueva configuración, el panel de cliente activado en tus actividades y los siguientes pasos: importar datos, invitar a usuarios y abrir Gambit.

La vista previa muestra cada cambio

Antes de cambiar nada, el asistente enumera cada espacio, tipo de actividad, campo, pantalla, flujo de trabajo, esquema, nivel de seguridad, grupo, filtro y panel que va a crear o reutilizar, con los valores anteriores y posteriores de todo lo que modifique. La línea de resumen dice “No se eliminará nada de lo que ya existe.” La vista previa indica las únicas excepciones y enumera cada una en sus filas: el acceso a los espacios propios de Gambit que tus respuestas no concedan, y todo lo que alguien haya añadido en Jira a los campos propios de Gambit. En un sitio nuevo no hay ninguna. Si Gambit encuentra un campo o un grupo que ya coincide, lo reutiliza y te lo indica. Elige Descargar como hoja de cálculo para conservar la vista previa en tus registros de cambios.

La aplicación de los cambios se realiza objeto por objeto y registra cada paso, así que si cierras la pestaña a mitad del proceso, se reanuda en el siguiente objeto sin duplicados. Si Jira rechaza un cambio, ves el mensaje del propio Jira junto con Volver a intentarlo.

La pregunta sobre el acceso

El paso de acceso pregunta: “¿Quién debe ver los clientes, las oportunidades y su correo?”

• Todos en Jira (recomendado). Todas las personas que trabajan en una actividad ven qué clientes se ven afectados y los ingresos en juego, y el equipo lee el correo del cliente en la cuenta.
• Solo usuarios del CRM. Solo las personas que usan Gambit abren clientes, oportunidades y correo. Esta opción solo está disponible cuando limitas Gambit a un grupo: el resto de usuarios sigue viendo los nombres de los clientes y los ingresos en su propio trabajo.

En el modo para todos, Solo usuarios del CRM no está disponible para la audiencia de cuentas y correo: “Todos los usuarios de Jira usan Gambit, así que los clientes están abiertos a todo el mundo. Para restringir el acceso, limita Gambit a un grupo.”

El correo sigue al registro al que está vinculado, así que quien puede abrir una cuenta o una oportunidad también lee su correo. Cualquier persona puede activar Privado en un hilo concreto de Gambit, de modo que solo ella y las personas que Jira permita puedan abrirlo: por defecto, el propietario y los miembros de rainbook-admins. El propietario de una oportunidad puede hacerla privada para las personas que elija. Para cambiar tu respuesta, elige Repetir configuración inicial en Configuración de Jira › Aplicaciones › Gambit; Gambit actualiza al instante quién puede abrir cada cosa.

En Jira Free, el asistente omite este paso y explica el motivo en una línea.

Quién usa y gestiona Gambit

Todas las personas que pueden abrir el espacio de CRM en Jira son usuarios de Gambit desde el primer día, sin necesidad de rellenar ningún grupo. Abren los registros que Jira les permite ver, usan Preguntar, escriben comentarios, adjuntan archivos, añaden contactos y conectan su propio buzón.

Los administradores de Jira gestionan la configuración y el acceso de Gambit. Las importaciones, el historial de actividad, las solicitudes de privacidad, el diagnóstico, las exportaciones de todos los datos y el archivado nocturno quedan en manos de los miembros de rainbook-admins, porque muestran o modifican el contenido de los registros. La configuración inicial añade al grupo a la persona que la ejecuta; un administrador de Jira puede añadir a otras personas en los grupos de Jira. Para que alguien gestione Gambit sin convertirlo en administrador de Jira, añádelo también a rainbook-admins. Los derechos de administrador nunca abren un registro privado: quienes lo ven los deciden los niveles de seguridad de Jira.

Los invitados de Jira no son usuarios de Gambit a menos que un administrador los añada a rainbook-users.

Los grupos son opcionales. La configuración inicial pregunta ¿Quién usa Gambit? Elige Todo el mundo en Jira o, para limitar quién usa Gambit, elige Limitar Gambit a un grupo y selecciona un grupo que ya tengas, o deja que Gambit cree rainbook-users. Si no eres administrador del sitio, el asistente muestra el nombre exacto del grupo con un botón de copiar y Enviar a mi administrador del sitio, y continúa en cuanto aparece el grupo. Cuando Gambit está limitado a un grupo, el resto de tu sitio también se beneficia: ve los nombres de los clientes, el impacto en los ingresos y la salud en su propio trabajo de Jira y, con la opción de todos los usuarios de Jira, puede abrir las cuentas y las oportunidades que hay detrás.

Para cambiar más adelante quién usa Gambit, abre Configuración › Acceso › Quién usa Gambit y elige a todos los usuarios de Jira o un grupo; la confirmación indica quién gana o pierde acceso. En Jira Free, usa Repetir configuración inicial en Configuración de Jira › Aplicaciones › Gambit.

Gratis para sitios de 1 a 10 usuarios

Gratis en Standard para sitios de 1 a 10 usuarios: todo el CRM, los paquetes SaaS y Servicios profesionales, y Preguntar para obtener un informe dentro de una asignación mensual de IA, sin captura en segundo plano, resúmenes ni borradores.

Atlassian factura las aplicaciones según el número de usuarios de tu sitio de Jira, así que el plan gratuito se aplica mientras tu sitio tenga 10 usuarios o menos. Cuando tu equipo crezca, Gambit pasará a los precios de Standard y todo lo que hayas creado seguirá en su sitio.

Tu idioma

Gambit muestra sus pantallas en el idioma en el que usas Jira cuando es inglés, alemán, español, japonés, portugués de Brasil o chino simplificado (el portugués de Portugal se muestra en portugués de Brasil), y en inglés en el resto de casos. Cada persona elige el suyo: cámbialo en tu cuenta de Atlassian, en Preferencias de la cuenta › Idioma.

Conectar Mail Sync

Instala Gambit Mail Sync for Jira desde Atlassian Marketplace en el mismo sitio y después vincula las dos aplicaciones:

1. Abre Configuración de Jira › Aplicaciones › Gambit Mail Sync. La página muestra un Código de conexión.
2. En Gambit, abre Configuración › Correo y comprueba que muestra el mismo código.
3. Pulsa Conectar.

Si Gambit no muestra ningún código, pulsa Vincular Mail Sync y pega la cadena de vinculación que te da en Vincular con Gambit, en la página de Mail Sync.

Después, conecta los buzones en la página de Mail Sync; en Mail Sync tienes los pasos de cada proveedor.

La captura de Google Workspace la conecta el administrador de TI; la captura de Microsoft 365 estará disponible próximamente; no se capturan las cuentas personales de Gmail; la captura está marcada como beta.

Siguientes pasos

• Importa tu CRM. Trae cuentas, contactos, oportunidades, notas e historial de correo de Salesforce, HubSpot o Pipedrive. Empieza con una simulación; puedes deshacer una importación durante 14 días. Consulta Importar.
• Haz tu primera pregunta. Escribe “Pipeline abierto por etapa este trimestre” en la barra de Preguntar y obtén un gráfico que puedes guardar en un panel de Jira. Consulta IA.
• Familiarízate con el entorno. Inicio, la Bandeja de entrada, Pipeline, Cuentas, Contactos, Conversaciones e Informes: consulta El espacio de trabajo de Gambit.
• Invita a tu equipo. Abre Gambit desde Aplicaciones en la navegación principal de Jira, copia la dirección de la página desde tu navegador y envíasela a tu equipo. En el modo para todos, las personas que pueden abrir el espacio de CRM pueden empezar de inmediato; en el modo de grupo, añade a tu equipo al grupo elegido.
• Conoce la parte de administración. Espacios, acceso, oportunidades privadas, Rovo y qué conservas si alguna vez desinstalas la aplicación: consulta la Guía de administración.